招待客、席次決めとプランナーさんの対応

Question

結婚式の招待状の準備をしています。

もともと、結婚式はごく親しい人だけ招いてアットホームな感じでしたいと思い、会場もあまり広くない所にしました。

招待客を考えたときに、呼んでも呼ばなくてもいいかなぁと思う人が複数名いたのと、会場が広くないため、席次を何となく考えてみて、それに合わせて、呼んでも呼ばなくてもいい人は、呼ぶか呼ばないか決めようかなと思ったのですが、この考え方はおかしいですか？

プランナーさんに話すと「結婚式は呼ばれれば誰でも嬉しいから、席次を考えるより、とにかく呼びたい人はみんな呼んだ方がいいですよ。」と言われ、テーブルのレイアウトについて相談しても、あまり取り合ってくれず、戸惑っています。

例えば、何人掛けのテーブルが、何テーブルおけるか聞いても、「普通は○名テーブルを○個使います」ということだけで、テーブルを増やすにはどうしたらよいかとか、もし他のテーブルを使うとしたら、何テーブル入るかなど尋ねても、「呼びたい人を呼んで、席次はあとから考えたらいいですよ。」と言われてしまって…。

それでも、「呼ぼうか迷っている人がいるから、どうしても先に席次を考えたい」と何度も話し、なんとか「じゃあ、他のプランナーにも相談したり、実際にやってみたりして、また○日に電話しますね」と言ってもらえました。
しかし、その日には電話がなく、次の日の夜9時ごろ電話がありました。
でも、たまたま出られなくて留守電を聞くと、「明日と明後日は休みを取っているから、3日後に電話します」と入っていました。

そして、やっと連絡がきても、「他のプランナーにも相談したんですけど、やっぱり先に招待客を決めた方がいいということで…」と言われてしまい…。
もう一度「どうしても先にテーブルを考えたい」と伝え、「じゃあ、何テーブル入るかやってみて○日に電話します」と言われても、また○日には連絡はなく、結局連絡が来たのは1週間後…。
しかも、他の用件のみ伝えられ、テーブルのことをこちらから聞くと、「次の打ち合わせの時に考えましょう」と言われました。

次の打ち合わせが近くなっていたのと、結婚式まで付き合うプランナーの方なので、あまり波風を立てたくなくて、ＯＫしてしまいましたが、このようなプランナーさんの対応をどう思いますか？

正直、最初に席次の相談をしてから、もう3週間ぐらい経ちましたが、ほとんど話が進まないことにイライラしてしまっていますし、電話するという日はいつ電話が来てもいいように待っているのに、その日に電話がないことも、1度ぐらいならともかく、何度もあると接客業をする人としてどうなのかと思ってしまっています。
特に、結婚式なんて、多額のお金を払っているのにと思ってしまうのですが…。

でも、プランナーさんなんてたくさん担当を抱えているだろうし、これくらい仕方ないことですか？
私が今決めなくてもいいような席次の相談をするからいけないのでしょうか？

それとも、電話が遅いことや話が進まないことについて、多少文句?を言ってもいいことなのでしょうか？

もし言うとしたら、どのように伝えたらいいでしょうか？
プランナーさんを変えてほしいとまでは思っていませんし、あと数か月付き合っていく人なので、あまり波風立てず、でも気持ちを伝え、対応が少しでも変わってくれたらと思うのですが、私はあまり言いたいことを言えるタイプではないので、なかなか難しくて。

大変長くなってしまい、申し訳ありませんが、ぜひご意見聞かせて下さい。
よろしくお願いします。

ahah14 · Accepted Answer

以前、式場勤務してました。

私はレイアウトから招待客を決めるやり方に賛成です。
実際、私もそのようなやり方で決めました。

招待客される側の立場になると、当日隣は誰が座るのが、誰と同じ席かって気になりますよね。気持ちよく披露宴の時間を過ごしてもらいたいものです。


私の個人的意見からすると、プランナーの責任者にクレームをいれます。自分のやりたいやり方はできないのか。不都合があるなら納得する理由を教えてほしい。プランナーのレスが遅く、約束した日に連絡もないし、あげくのはてに何日もかかっらないと出なかった答のように思えない。と経緯を話します。

今後、沢山打ち合わせするのに、最初からこんなんでは先が思いやられます。

ちなみにレイアウトはパターンがあるので、パターン別にレイアウト表が印刷してあると思いますよ。

私が勤めてた所は、招待客を決める段階でレイアウトも渡しますけどね。

一生に一度の結婚式です。後悔しないように、勇気を振り絞って、不満は言って下さい。

ahah14 · Answer

お礼ありがとうございました。追記します。

何名テーブルが何卓会場にはいるか速答できないプランナーに疑問を感じますね。しかも、やってみますねって、いちいち試しにテーブルを移動してやるわけないです。
テーブル移動には一人ではできません。会場担当のスタッフに何名も手を借りないと試しに、レイアウトを作るなんてできません。試しにレイアウトを作り、そして戻すのに数分ではできません。それを毎回お客さんから問い合わせの度にやっているとは思えませんね。

少しそのプランナーには疑問を感じるので、なるべく早く上に言って、適切で早い対応をしてほしい、できないプランナーなら変えてほしいと言ったほうがいいと思いますよ。

通常、招待客が決まってからレイアウト席次を決めるマニュアルなのかもしれませんが、イレギュラーに対応できず、招待客の気持ちになることもできないプランナーをプロと言うには疑問ですね。マニュアルしかできないなら誰でもいいですし。

よい式になるといいですね。

koyuki2426 · Answer

8名座れるテーブルが何個おけるか？程度の質問も即答できないのですか？
かなり余裕を持ったら6個ですが、少々詰めると8個入ります。
また一つのテーブルは10名座れますが、8名くらいの方が余裕があっていいです。
小さめの広間ということで、適当に想像してみました。
（自分自身は一つのテーブルに10名ってのは経験したことがなく、5～8名くらいかなあと思います。テーブルも人数が多ければ広間全体にテーブルが点在しますが、さほどでもなければ、前方中央によって周りと最後部が広めって感じで余裕を持たせれば、かなり融通は利きますよね。
上の想定では最少48～80名まで対応可能ですね。

もう面倒ですから、もっと上の人に聞いちゃいますね。
自分ならね。
ざくっとした収容人数くらい教えてよとね。
わからないはずないと思うのですけどね・・・聞き方がまずかった？
先に席次を考えたい・・・じゃなくて、ストレートに最多収容人数を聞いた方がよかったのでは？

自分の場合、このようなことで悩むこともなく、最多60名までですって言ってもらえましたし、一つのテーブルの人数と数も最初に教えてもらえましたので、まさにあなたの言うとおり、席次を想像しながら招待客を絞っていきました。

まずは、絶対招待すべき人には日取りが決まった時点で、結婚の報告と日時会場を伝えて、来てほしいことを伝えてきました。
両親、姉妹とその配偶者と家族ですね。
次は、両親の兄弟姉妹、おじおばですね。
私の方は、当時はまだ夫婦そろっていたので、従姉まで招待しなかったのですが、夫の方はしていました。
友人や会社関係も来てほしい人から順番に声をかけていきました。
中には都合で来れないという人もいて、では別の人にと、これは2日で完了させました。
親族関係はそれぞれ母親に取りまとめてもらいましたので。
式場決定から結婚式まで3か月ちょっとなので、超即行です。
こんなもの、だらだらしていても仕方がないです。
お声かけをしながら、席次表をざっくり決めていきました。

とにかく、そのプランナーの対応はお粗末ですね。
数多くある結婚式の一つに過ぎず、席次席次ってうるさいなぁ、私だって休みとるんだから・・・てなものでしょうか？
私なら、そのプランナーの回答が期限の日までに来なかった時点で、上に聞きます。
（そもそもその程度のことなら、わからないならその場で上にかわって？って言うかも）

顧客対応の仕事もしていますが、聞かれたことには半日以内に回答もしくは、できないならできないことを回答します。
自分のところも収容人数を答えられないようではお粗末すぎます。

新興のゲストハウスですか？それか慣れないレストラン？
ホテルやホールなどの担当者の方とお話しする機会は多いのですが、半日以上待ったことないですよ。
上司の方に相談してみては？・・・上司も似たようものなのかも・・・

mojitto · Answer

やはり招待客から決めるべきだと思います。
プランナーもプロですから招待客が何人でも対応ができちゃいます。
だから「呼びたい人を呼んでください、対応はいくらでもします」となっちゃうんです。
それは多額のお金が掛かるからこそ、後悔のないようにする誠意だと思いますよ。
（まぁやり取りに誠意が足りなかったとは思いますし、なるべく大勢来てほしいのが本音でしょうけど）
早く決めてあげないと、話が進まないと思います。

debumori · Answer

お客様の要望に合わせて対応するのがプロのサービス業。
それと約束しておいて連絡してこないというのは社会人として失格です。

ただ席次に関しては断然プランナーの意見に賛成ですね。
質問者様の希望もわからないではないですが、
一般的に招待客が決まってから、席次を決めるものですし
質問者様のやり方だと間違いなく２度手間になります。

他の方もおっしゃってるように、招待しても欠席する人は必ずいます。

仮に５名座れるテーブルを１０卓（５卓、５卓の２列で会場に配置）
で予定していたとしましょう。
しかし欠席者が出て、８卓（４卓、４卓の２列）になってしまった。
となると一からやり直しです。
空いた席に、この人を入れて・・・というわけにはいきません。
なぜなら主賓席が変わるから。
５卓２列の場合、１列目の３卓目（真ん中のテーブル）に
新郎・新婦両家の主賓が座る事になります。
しかし４卓２列になると、２卓目が新郎の主賓、３卓目が新婦の主賓が座ります。
ですので一から席次を決め直さないといけないのです。
主賓席は婚礼のマナーとして決まっているのです。

あと出席者数が変わらなくても、テーブル数が変わる場合もあります。
例えば新郎親族１０名（５名テーブル２卓）、新婦親族１０名（５名テーブル２卓）、
ゲスト３０名（５名テーブル６卓）、計５０名（計１０卓）で予定していたとします。
最終的に出席者数が、新郎親族１２名、新婦親族１２名、ゲスト２６名になった。
出席者の合計は変わらないですが、この場合はテーブル数が２卓増えます。
なぜなら親族とゲストは同じテーブルには座らないし
新郎親族、新婦親族も同じテーブルには座らないからです。

ゲストは５卓のままですが、親族は２卓で１２名座れないので３卓づつ必要になります。
テーブル数が１０卓から１２卓に変わると言う事は
最初に考えていた会場のテーブル配置はもちろんのこと
誰がどこに座るのかも大幅に変えることになります。
先の例に挙げたように、５卓２列の場合、真ん中の席に新郎新婦の主賓が座りますが
６卓２列や４卓３列になると、真ん中の２つの席に新郎新婦の主賓が分かれて座ります。
テーブル数が増える＝ゲストの席次も大幅に変えないといけないのです。

質問者様は「先に席次を決めたい」プランナーは「後のほうがいい」と言ってますが
「招待客が決まらないと決めれない」というのが正解だと思いますよ。

しかしどんなテーブル配置になるのか気になるのもわからないでもないです。
なので、
「だいたい招待客は●人から●人で予定している。
テーブルは○卓から○卓くらいになると思う。
その場合のテーブルの配置案を何案か参考に見せて欲しい。」
と具体的なゲスト数とテーブル数を伝えた上で、
テーブルの配置例をお願いするくらいにとどめておいたほうがいいと思います。
細かい席次を決めても、かなりの確率で時間と労力のムダになりますし
ゲスト数もテーブル数もわからないままじゃあ、
配置例が数限りなくあるので、プランナーさんもアイデアの出しようがない。

＞でも、プランナーさんなんてたくさん担当を抱えているだろうし、これくらい仕方ないことですか？

電話の一件はちゃんと言ったほうがいいと思います。

＞私が今決めなくてもいいような席次の相談をするからいけないのでしょうか？

「いけない」とは思いません。
ただ今決めても無駄になり、そして決めようのない事を頑なに「今決めたい」と
言い張っているのでプランナーさんも困っているのかもしれません。
しかしほとんどの人は初めてのことなので、段取りがよくわかってないものです。
プランナーも「後で決めたほうがいい」とだけ言うのではなく
ちゃんとその理由も説明すべき。

ちょっと説明不足なところがあるプランナーさんなので、
とりあえず今後は
「他のプランナーにも相談したんですけど、やっぱり先に招待客を決めた方がいいということで…」
と言われたら
「それはなぜなんですか？」と理由の説明を求めてはどうでしょうか？
プランナーさんもプロです。
それなりの理由があるからそう言っているのだと思います。

ただ約束を破った件はきっちり言ったほうがいいと思います。

kaze_ · Answer

そのプランナーさんの対応で、一番だめなのは、
「○日に電話します」と言った約束を守らなかったことだと思います。

私も、プランナーさんとのやりとりで、意思疎通がうまくいかなかったり、
打ち合わせ中「ちょっと確認してきます」と頻繁に席を立って30分くらい放置されたり、
困ることがありました・・・

多少のことは、
質問者さんの書かれたように「プランナーさんも他に担当があって忙しいだろうから・・・」
と思って胸にしまいましたが、

徐々に「打ち合わせとはいえ、接客レベルの低い人で、当日大丈夫なのか？」
と不安が大きくなってきたため、
顔は笑顔で口調はやんわりと、でもチクチクと、要望と不安を伝えてプレッシャーをかけることにしました。
あえて「ちょっと気難しい客」になることで気を引き締めてもらう作戦で。

質問者さんは、
「電話がお約束した日になかったので、とても心配していたのですが、何かあったのですか？」
「やっぱりこういうことがあると、今後のことが不安になりますよね・・・特に直前はバタバタしますし」
とチクリと言ってみてはいかがでしょうか。

それでもなおらなければ、上の人に相談しましょう。

「とにかく呼びたい人はみんな呼んだ方がいいですよ」という言葉は、
・呼んで後悔するより呼ばなくて後悔するケースの方が多い
・人数調整のため、招待は少し多めの方がいい

などというプロの知恵の他に「たくさん招待してもらった方が儲かる」という目論見もあると思います。

プロの助けは当然必要ですが、
鵜呑みになさらず、質問者さんの考えを押し通した方がいいですよ。

sweethug · Answer

質問者さんの意見もプランナーさんの意見もわかります。

多分プランナーさんが「呼んだほうがいい」とおっしゃっているのは招待客に必ず数名はキャンセルが出るからだと思います。

そして席次表の印刷は披露宴の１～２週間前ということもあり変更もいくらでもできるから、とりあえず呼ぼうと思っている人には声をかけておけばいいのでは？と思われたのではないでしょうか。

ただプランナーさんもお仕事なのでお客様の気持ちに添ってもらわないと困りますよね。

次の打ち合わせの時に話が進まなければ、上司の方などにお話してはいかがでしょう。

事情があって席次を先に考えたいこと、プランナーの方を変えたいわけではない旨を伝えれば大丈夫だと思います。

波風をたてずにとのことなので「順番が逆なことは重々承知の上ですが…」と前置きして質問者さんの気持ちを伝えてみてはいかがでしょうか。

楽しい準備になるように応援しています。

招待客、席次決めとプランナーさんの対応

以前、式場勤務してました。

お礼ありがとうございました。

8名座れるテーブルが何個おけるか？程度の質問も即答できないのですか？

やはり招待客から決めるべきだと思います。

お客様の要望に合わせて対応するのがプロのサービス業。

そのプランナーさんの対応で、一番だめなのは、

質問者さんの意見もプランナーさんの意見もわかります。

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