会議中のメモの取り方について 社会人4年目に入りましたが、議事録が未だにぱぱっと作成できず、上司に

会議中のメモの取り方について

社会人4年目に入りましたが、議事録が未だにぱぱっと作成できず、上司に注意されてしまいます。
どうかどなたか会議中のメモをとる際に気を付けていることがあればアドバイスをいただけませんか？

一応自分の行動を振りかえるとまずいところは2つです

1会話の時系列でメモを取っているため、論点があちこちとんだりしたとき、論点の整理/順位付けに大変な時間がかかる(読み返してしまう)
2メモをOneNoteでとっており、いざWordにメモをコピーしてインデントや見出しの行頭番号等の体裁を整えようとするとうまくいかずもたつく

下手をすると会議の時間より議事録の作成に時間がかかります…！！！

悩んでいるので、回答をお待ちしております。

No.1 ベストアンサー 回答者： OnneName 回答日時： 2016/04/15 10:05

>メモをOneNoteでとっており

それじゃ無理ですね。
1ができないと言う事は頭の中で論点などが整理できないから。
(出来れば１枚の)紙に書いて議論を一覧できるようにするべき。
必要ならボイスレコーダーなども併用すべき。

この回答へのお礼

OnneName様

アドバイスありがとうございます。たしかにPCに直接打ち込んでいると、後で見返したときに論点がどこかわからなくなります。
紙で重要なポイントや決定事項についてはメモをとりつつ、細かい発言はPCに打ち込むことにします。

お礼日時：2016/04/15 22:14

No.3 回答者： yhr2 回答日時： 2016/04/15 22:02

＞それが…私の会社だとなぜか資料の中身や参加者の発言を逐一議事録に書く必要があるんです…。

無駄なので、あらためた方がよいです。
今どきそんなことをしているのは、国会と役所だけです。いわゆる「速記録」です。
逆に、枝葉末節な雑事に埋もれて、肝心な重要ポイントをぼかします。
民間企業では、百害あって一利なしです。

結論、決定事項、アクションアイテムを明記して、関係者に周知するのが、議事録の目的です。
誰も読まない、ただファイルしておくだけの議事録は、ないのと同じです。作る時間が無駄です。

この回答へのお礼

yhr2様

アドバイスありがとうございます。私が不満に思っていることをまさに指摘していただきました！！
真剣にイライラするのですが、それ以前に結論、決定事項、アクションアイテムの整理がメモ中にとれていない点が不味いのは確かです。次回はそういった事項が現れたらマークをつけるなどして、あとで見返しやすいメモを作ります。

お礼日時：2016/04/15 22:22

No.2 回答者： merciusako 回答日時： 2016/04/15 10:33

議事録というのは、最終的にその会議で何が決定されたのかを客観的な文書として残す事です。

会議ですから、「何について」は明確です。
で、「結論は何か」です。

・決定したこと
・会議の目的以外の新たな問題点の指摘と対処

記載内容としてはこれだけです。

誰がどのような発言をしたのかを逐一記載しなければならないような議事録でない限り、このスタンスで良いはずです。

この回答へのお礼

merciusako様

ご回答ありがとうございます。
それが…私の会社だとなぜか資料の中身や参加者の発言を逐一議事録に書く必要があるんです…。
正直配布資料読めばいいじゃん、と思うのですが、ルールはルールなので仕方ないですね。
ただ、確かに私の議事録は結論が見えづらいのでそこを意識して次回からはメモをとるようにします！

お礼日時：2016/04/15 12:16