社内郵便の宛名と受け取りについて

郵便の受け取りについて質問いたします。
私の会社では、社内郵便という制度があり、事業所S⇔事業所Hや、S⇔各地の出張所というやり取りをしています。
個人情報に関するものは、郵便窓口に届き、そこから連絡が来るシステムになっています。

Sの総務部にHという苗字の人が２人いて、宛先を見るとどちらのHさんか特定できない場合は、
郵便窓口の方に、送信者に対して、S総務部のどのHさんですか？(Hさんの担当業務はなんですか？)
って聞いてもらってから正しい宛先の方が連絡を受けることって変ですか？

宛先が S 総務部 H 宛
となっており、この宛先だと経理担当のHさんか、人事担当のHさんのどちらに渡せばいいかわからないという場合です。

ちなみに、経理と人事は、違うフロアになっています。

本日、郵便窓口の方のミスで渡し間違いが発生しました。
理由 ：総務部としか書いておらず、送信者に対して宛先に記載されたHさんは、経理のHさんでよろしいでしょうか？と担当部門を確認しなかったため。

宛先のHさんの担当部門を聞いてくださったら、送信者の方が『違いますよ。人事のHさんあてです。』となり、あて名書きが不十分の場合の渡し間違いが防げると思うのですが…

質問者からの補足コメント

• 

  経理担当のHさんが4月入社の新入社員のため、今までは、総務部Hさんというと人事のHさんということで通じたんですが…。
  送り主さんが経理担当にHさんが配属されたことで総務部のHさんが2人になったことを知らない可能性が大です。
  ①送り主に返送し、担当を明記して再送してもらう
  ②返送せず、郵便担当者が送り主に問い合わせる
  どちらがいいでしょうか？
  どちらにせよ、送り主が4月からHさんが2人になったこと知らない場合の対応です。

    補足日時：2017/05/24 15:12

No.4 回答者： DEBU-NEKOMARU 回答日時： 2017/05/24 15:32

＞経理担当のHさんが4月入社の新入社員のため、今までは、総務部Hさんというと人事のHさんということで通じたんですが…。

では、Hさん以外に同姓の方は存在していなかったのですか？
御社が、どれだけの規模で、何処の地域に事業所があるかは存じませんが
事業所によっては（地域性）同姓の方が存在する部署はあったはずです。
例えば、田中さん・鈴木さん・佐藤さん・伊藤さんなど

①送り主に返送し、担当を明記して再送してもらう
非効率的、緊急の用件などでは、時間の無駄
なので、②返送せず、郵便担当者が送り主に問い合わせる
①と②のどちらか？と言うならば　②でしょうが

○事業所△部□課×係　交通のよしくん様宛
と記入するのが常識な事なのです。
ですから、この様に是正すれば①と②のどちらか？など考える必要ないのです。
それを前提として、守らない者に対して①の処置を講ずる。

て、いまどき社内郵便の制度、まだ存在していたのですね。

No.3 回答者： angkor_h 回答日時： 2017/05/24 15:08

宛先に、部署名、氏名まで書かない、という習慣が非常識です。

No.2 回答者： スリープ 回答日時： 2017/05/24 14:59

人事か経理か、ちゃんと書けと全社通達を出しましょう

そして、人事か経理かちゃんと書いて無い奴の手紙は、送り主に戻しましょう、返送という要らぬ業務を増やすなという厳しいお達しを添えて

No.1 回答者： DEBU-NEKOMARU 回答日時： 2017/05/24 14:57

宛先を

S 総務部 経理担当H 宛
S 総務部 人事担当H 宛
とするだけで解決するでしょ。但し同一担当にHさんが複数存在するのであればフルネームを
宛先に記入をする。

常識な事では、ないでしょうか