誰宛か分からない折り返し電話について

こんなことも知らないのかと言われてしまうかと思いますが困っているので教えてください。

事務の仕事で、電話対応をしています。私が所属する部があるフロアには3部署あります。他にも敷地内に事務所がもう一つあったり、1階2階でたくさんの部署があります。こちらからかけた電話に折り返しで電話がかかると、どこの部署宛等関係なく、全て私のところにある電話が鳴ります。そこで、どこの部署の誰宛か言ってもらえると助かるのですが、大体の人が電話があったので折り返した。誰からかかった電話かは分からないと言いますので、電話をまわそうにもまわしようがありません。自部署であれば、確認することも出来ますが、他事務所まで把握出来ないため困っています。こういった場合、相手にはどう言うのが良いのでしょうか。

No.1 ベストアンサー 回答者： 6JYB 回答日時： 2017/07/18 18:53

「申し訳ありません。

弊社は部署が沢山有り、確認することは可能ですが長い時間を頂戴することになります。
　勝手な言い分ですが今一度弊社担当からのお電話があるまでお待ちすることは可能でしょうか？」

－嫌だ。すぐ知りたい－

「かしこまりました。ただいまからお調べして判明次第担当から折り返しのお電話を致します。
　恐縮ですがご都合の良い時間帯はございますか？」

－17時までに欲しい－

「承知致しました。重ね重ね恐縮ですが、ご希望の時間帯に間に合わないようでしたら再度私からご連絡致します
　のでもう一度ご連絡先のお電話番号とお名前を頂戴してもよろしいですか？」

くらいですかね。パターンが沢山有ります。

この回答へのお礼

詳しくありがとうございました。とても困っていたので助かりました。

お礼日時：2017/07/22 21:23

No.3 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2017/07/19 14:56

そういう電話って普通にどこの会社でもありますよね？

折り返しの電話がすべて代表電話に掛かってしまうなら、その時の対応の仕方を決める必要があると思います。


普通の会社なら…少々お待ちください…って、貴方に電話をした人を探すだろうと思います。


それが難しいようであれば、相手の会社名・お名前等を聞いて「改めて担当の者よりご連絡させて頂きます」と伝え電話をきるべきでしょう。後は、各部署に通知が出来るようなシステムを構築する必要があると思います。

この回答へのお礼

上司に相談しました。そういう状態だと知らなかったみたいなので、方法を考えてくれるみたいです。

お礼日時：2017/07/22 21:25

No.2 回答者： yhr2 回答日時： 2017/07/19 00:02

そのシステムは、相手に対して失礼です。

相手が顧客だったらビジネスチャンスを失います。
社内の電話する人間が「所属と名前」を伝えるよう徹底するか、電話を直接その部署にかかるるように変更すべきでしょう。

あなたの対応のしかたよりも、会社としてのシステムを改善すべきです。
その旨、あなたの上長に進言しましょう。

この回答へのお礼

上司に相談しました。方法を考えてくれるみたいです。

お礼日時：2017/07/22 21:25