No.3ベストアンサー
- 回答日時:
こんにちは。
エクセルで「住所録」、ワードで「はがき宛名印刷」ということでお話しします。
●住所に関して
ワードのはがき宛名印刷を“縦書き”にした場合
・半角数字は、はがきでは漢数字で表示されます。
・全角数字は、全角数字のまま縦に1文字ずつ並びます。
好みで決めて良いと思います。
●郵便番号について
”-”を入れるのは、郵便番号が”0”で始まる場合に、セルを確定すると”0”が消えてしまうからです。(ご存知かもしれないですね。失礼。)
ちなみに、わざと”-”を付けずに入力をして、セルの書式設定で”-”を表示させると楽チンです。
(メニューバー→書式→セル→表示形式→その他→郵便番号)
”-”を入力しなければ、全角で入力してもセルの確定時に半角に統一されますし。
ちなみに、XP以前のヴァージョンでは7桁に対応していなかったりバグがあったりしましたが、マイクロソフトのHPからアップデートできるはずです。
それから、はがきの縦書き横書き、フォントサイズなどによって1行に収まる住所の文字数が変わります。
早い段階ではがきを作成してみて、文字数を確認してからエクセルで「住所_1」「住所_2」に分けて入力をするといいかなと思います。
(半角数字でも1文字と数えます)
「住所_3」は、はがき上では表示されません。
マンション、アパート名は「会社」に入力してみてください。
それでは、住所録きれいに作れるといいですね。
No.2
- 回答日時:
わたしは、フリーソフトを使ってラベル印刷するため、エクセルで住所録を作るときは、
・項目別にひとつのセルを使う。
(A列は名前、B列は郵便番号、C列は住所、と縦列を統一。
山田 一子 やまだ いちこ 東京都~ 0X-XXX-XXXX
川田 二子 かわた にこ 0X-XXX-XXX 埼玉県~
など、個別に違う入力方法をとらないようにします)
・数字は半角に統一
(住所が長いのを少しでも短くするためです。-入りの判断は新しいソフトなら自動判断してくれるので、自分が見やすくなる為にも入れていたほうがよいです。
また、- を”わー”と伸ばすやつと入力を間違える人もあるから半角にしてるとそういう間違いが減ると思います。)
・フリガナの列も作っておくと、並べ替えやオートフィルターのとき、楽です。
あ行のひとの検索は、漢字からだと難しいです。
「並べ替え」も特殊な読み方の人もいますから、フリガナ行を基準にすると簡単です。
以上を意識しています。
エクセルで作ったものは、CSSファイル形式で保存すると、他のソフトウェアで使用できたりします。
今時のソフトウェアだと、エクセル形式のままでも読み込み可能です。
わたしは「合わせ名人」にエクセルを取り込んでいます。
ご参考までに。
参考URL:http://www.sapulife.com/dnload2/awase.html
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