外部ディレクションも内部ディレクションもうまくいかなかったパターンについて、ご質問です。

前職で実際にあったのですが、
市営の施設で市民向け講座を企画運営する部署です。
依頼した講師から当日打ち合わせしていた謝礼とは異なった金額を請求された。

・講師、担当者、経理担当者3者の打ち合わせ段階では、経理担当者が先方の提示した金額をお断りし、それを先方も了承していた。(実際は、ご納得していなかったと思われる。)
・経理担当者が打ち合わせ後、先方の提示金額で対応できると分かっていたが、担当者に伝えていなかった(あたりまえだが先方にも伝えていない)。
・担当者が講座前日に、確認のため、打ち合わせ時に決定した謝礼金額をメール。講師からの返信は、「請求書を持っていきます」の一言。
・当日、請求書を渡された担当者が、経理担当者に確認すると、先方の提示した金額で対応可であるということが判明。

複雑なケースなのですが、このような場合どのように防げばよかったのでしょうか。

No.1 回答者： 70iti 回答日時： 2021/10/08 12:26

プロの立場で申します。

ディレクションということは、担当者がディレクターですか。

その場合はまず、請求書を渡された時点で、決められた金額での再発行をお願いしなくてはいけません。（口約束でも契約ですから相談の余地は無し）

また、経理担当者と講師が打ち合わせに参加するのもおかしいです。担当者がそれぞれと別に打合せするのが普通です。（例え経理担当者が立場が上でも）

今回の件は、簡潔に整理すると担当者がディレクターになっていないということです。規模の大小にかかわらず、作業のすべてが担当者経由で実施しなければあらゆる対処が出来ません。

もう一つ、講師の方は事前に経理担当者と金額について話しているのではないかと思われます。そうでなければ、いきなり違った金額の請求書を持ってくるというのは通常考えられません。

No.2 回答者： hanzo2000 回答日時： 2021/10/08 13:05

経理担当者がキチンと報連相すればいいだけでしょう。

ただ、冒頭の問題と箇条書きの問題とはズレを感じます。

冒頭の問題は、打ち合わせで決まった謝礼とは違う金額を請求された（その金額が高いか低いかわかりませんが）ということですよね。

箇条書きの問題は、講師の希望する謝礼を払えないはずが実は希望額を払える状態だった、ということですよね。

全然違う問題を記述していらっしゃるので、どういう解釈をすればいいのか迷いました。