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事務職ですが、新しい職場で宅配便や仕入先の人が来た時の来客応対の仕事が苦手です。
もともと人と接することがあまり好きではない性格なので、お客さんが来て「こんにちは」とか「ご苦労様です」「お世話様です」などの挨拶がなかなかパッと大きな声で出てきません。
顔もひきつって笑顔が出てこないしきっとお客さんからは愛想のない人と思われてると思います。
臨機応変な対応もできなくて、まごついちゃったりすることも多くちょっとツライです。
来客の応対苦手な人ってどうしたら上手にできるようになるんでしょうか?

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A 回答 (7件)

こんにちは


 僕は不慣れなのをわかっていてあえて営業に挑戦し
て、見事にうつ病になった男です。なので、あなたの
気持ちは十分、いえ十二分にわかります。

 でも転んでもタダでは起きなかったので二つ提案
しますね。
 
 即応的対応。
「会釈」を最大活用しましょう。会釈は言葉がいりま
せんよね。
背筋を伸ばして、女性なら、前で自然に手を合わせ
15度(細かい!笑)ぐらい腰からお辞儀します。
あえて15度といったのは、あなたが鏡で練習する
かもしれないと思ったからです。勘弁してね。

 中期的改革(抜本は今回無しで)
他の回答者の方がおっしゃるように、慣れの部分は
大きいです。慣れは意識して効果的に訓練をつむと
非常に効果をあげます。

 「ありがとうございました」語尾は「た」です!
これをひたすら練習したり、会社でいいまくりましょ
う!会釈作戦で最初は言葉が出なくても済みます。
やりとりの間に心の準備を(笑)そして、失敗を40
回はするぐらいの気持ちで「ありがとうございました
と行動する事が大切です。

 僕も新人で某営業所(取引先)に言った時、課長
代理の人に「頼むからこの後自殺しそうな顔で来るな
よぉ。(笑)ちゃんと売ってやるから」といわれまし
た。そんな僕がいまでは「ありがとうございます」と
「ありがとうございました」には相当自信をもって
います。

 あなたも頑張ってくださいね。応援してますよ。
(刻むぜ!波紋のビート!)
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この回答へのお礼

「会釈」いいですね。言葉が出なくても会釈があると大分違う気がします。
昔からこういう性格なので対人恐怖症なのかもしれないです。病院行こうかと考えたこともあります。
なので自分に無理しない程度に努力していきたいと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2005/04/16 17:47

朝起きて鏡の前で「ご苦労様です」といいましょう



昔スーパーの仕事で「いらっしゃいませ」を
こうして克服しました。
最初は小さいけど反射的に大きく声が出てくるようになるでしょう
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この回答へのお礼

挨拶しようとする努力はしていきたいです。
ありがとうございました。

お礼日時:2005/04/16 17:58

歌教室に通い始めてから、声を使う事が好きになりました。

発表会で歌う以外に、電話発信やカード勧誘、展示場受付、秘書など、仕事の興味が広がりました。
腹式で発声すると、心身がスッキリします。代謝アップします。ボイストレかボーカル教室に3~6ヶ月間通うだけでもいいし、無料体験教室荒し?破り?を一度試してみて下さい。最近初めて気付きましたが、笑顔で声かけすると、相手は反射的に笑顔になりますから、つられて自分も楽しくなってきますよ。
自分も今週から、新しい職場で何でも事務屋生活に入りました。ちなみに私は、電話応対の方が苦手で苦痛です。
来客応対・声かけは、声を出す喜びに目覚めた場合、快感です。
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歌教室に通い始めてから、声を使う事が好きになりました。

発表会で歌う以外に、電話発信やカード勧誘、展示場受付、秘書など、仕事の興味が広がりました。

腹式で発声すると、心身がスッキリします。代謝アップします。ボイストレかボーカル教室に3~6ヶ月間通うだけでもいいし、無料体験教室荒し?破り?を一度試してみて下さい。最近初めて気付きましたが、笑顔で声かけすると、相手は反射的に笑顔になりますから、つられて自分も楽しくなってきますよ。
自分も今週から、新しい職場で何でも事務屋生活に入りました。ちなみに私は、電話応対の方が苦手で苦痛です。
来客応対・声かけは、声を出す喜びに目覚めた場合、快感です。
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この回答へのお礼

そうですね、確かに相手が笑っているとこちらも笑いたくなりますよね。私が笑えないから向こうも笑わないんだと思います。それで余計に人と接することがいやになるというか・・・
私は電話応対も好きではないですが、来客応対よりはまだマシなほうです。

お礼日時:2005/04/16 17:43

「馴れ」だと思いますよ。

今まで限られた家族や友人のつきあいのなかで社会でのコミュニケーションをあまり意識しなくてもやってこられたかもしれません。事務職であっても会社という社会ではどうしても挨拶や適切な応対などは大切な仕事のひとつになりますよね。
私も今では誰も信じてくれませんが、社会人なりたてのころは人の応対は苦手でした。先輩の電話の応対、来客へのスマートな対応に引け目を感じる毎日でした。
しばらくは「自分は今社会コミュニケーション1年生」とうけとめて、馴れない応対や挨拶ことばを笑顔を添えて言う、という動作を練習のつもりで言い続けてみたらいいと思います。先輩の言い方や、別のオフィスでの対応などをまねしてみてかまわないと思います。最初は引きつったてしまう笑顔や上ずって浮いてしまいそうな声も、だんだんはまりどころがみえてきますよ。少しずつ「自分流」に気持ちいい受け答えに落ち着いてきます。
No.1の回答さんのように、「仕事」とわりきる感覚も大切ですよね。回数をこなすうちにあまり自意識や苦手意識しないですむようになります。スーパーなどへ買い物に言ったときのレジの人の対応、お店の係りの人の対応などを見てみると、「いらっしゃいませ」「ありがとうございます」の挨拶は、ほとんど仕事をとおして身体についてますよね。まわりの人たちがどういう場合にどう応対しているかを参考にチェックして、一つずつ試していくといいですよ。スムースにコミュニケーションできたときって、とても気持ちいいです。その一瞬の快感を励みにスタートしてみてください。
出社のときの「おはようございます」からはじめて、宅配便や仕入れの人たちは次々と職場を足でまわっているので、「こんにちは」「お世話さまです」「ご苦労さまです」の単純挨拶から明るい笑顔でやってみてください。
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この回答へのお礼

驚かれるかもしれませんが、私は社会人になって9年経ちます。前の会社でも来客応対はあったんですが、やはりあまり好きではなかったです。
派遣でいろいろな職場に行きましたが、今の会社は一番来客応対が頻繁にある会社です。
自分では少し対人恐怖症があるのかなと思います。
社内の人とのコミュニケーションも上手くとれるほうではないですし。
事務処理も慣れなくてよく分からないので気持ちに余裕が持てず余計に来客応対が面倒と思ってしまうのかもしれません。早く気持ちに余裕が出てきて笑顔が出てこれるようになりたいです。

お礼日時:2005/04/16 17:35

こんにちは。

自分もそうでした。
と、いうか今でもかわっていないですが・・
もともと接客業は自分の中でもワースト1でした。
話ベタな上に人見知りです。
一人でいる事のほうが楽に感じる事もしばしばです。
しかも要領の悪さから
慣れるのも人一倍時間がかかります。
今でも完璧にできているなんて、とても思えません。
最初は、「この時はなんて言えばいいの?」という次元でした。
マニュアルも無く、質問などされたら、経験も知識も
ない自分には何も答えられない・・・
逆にお客さんに「こんなこと聞いたらまずかったのかな?」とか
「イライラする奴だなぁ」
なんて思われていたと思います。
声掛けに関しては、体に覚えさせる事だと思います。
最初は声が小さいなんてよく怒鳴られました。
笑顔に関しても、業務に余裕(慣れが)出てきたら
すこしづつできるようになると思いますよ。
自分の場合は、いつからか
「仕事モード」を作るようにしてきました。
なんてゆうか「スイッチ」を切り替えるような、
「仕事モード」の別の自分を作るように。。
アドバイスにならなかったらごめんなさい。
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この回答へのお礼

その時その時の状況でいろいろな対応をしなければならず難しいです。大きな声が出なくても挨拶をしようとする努力はしていきたいです。
ありがとうございました。

お礼日時:2005/04/16 17:38

 私も対人関係力は貧弱ですが、職場ではそうでもない様に見られています。


 私の場合、仕事での他者応対は、個人の資格ではなく、あくまでも職場の駒の一つと割り切り、業務をうまく進める事だけを考えています。
 そのせいか、それほどプレッシャーを感じません。
 「lindacoleさん個人が応対している」と思うから辛くなるのではないでしょうか。
 「個人を良く見せ様」と思うと上がってしまいます。
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この回答へのお礼

職場の駒として恥じないような対応ができるようになりたいです。
誰かが社内に入ってきてもその人が仕入先の人なのか社内の人なのか区別がつかず、「こんにちは」って挨拶していいのか悩むところもあり今は大変です。
そのうち人の顔を覚えれば区別がつくとは思いますが・・・

お礼日時:2005/04/16 18:03

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Q電話応対が嫌でたまりません。電話応対がない事務がもしくは、そんな私は正社員で就業できないでしょうか?

これまで事務を長年しておりました。今までは事務なのに、電話応対がない
もしくは電話応対をしなくてもよい環境で努めておりました。

それも派遣社員としてとか、アルバイト・パートで就業してきました。

パソコンスキルなどはあるので、書類作成などは平気なのですが
どうしても電話だけができません。
電話が鳴る音だけでも、動悸がして首が締りパニックになるのです。

過去に一度出た電話の際に、年配の女性に一元一句クドクド言われたことと、
電話応対がない仕事なのに、研修の中であった電話応対の研修でイントネーションがどうとか、
声がもっと柔らかくとか・・・色々言われたこと。などなど、職場の女性の方から
言われた事(内容とか、言葉とか)がトラウマとなっています。(女性社員が怖いのもあります。)
ちなみに私も同じ女性です。

また、女性が多い職場だったのもあり、私が受けた電話を耳を大きくして聞いていて
あとで何か言われるのではないか?と思うとビクビクしてしまうのです。

これは人間関係にも繋がっており、職場の雰囲気やそこで働く人間(特に女性)と
うまくやっていけるか?溶け込めるか?の馴染めるかどうか?が原因だと思います。
(私にとっては事業内容(電話対応は除く)よりもむしろ、就業環境の方が大きいです。)

今まで非正規雇用が多く、年齢的なこともあり
就業探しも疲れ、嫌になってきましたので
正社員として就業したいと思っており、転職活動をしていたところです。

昨年も、雇用条件や勤務地など良好な会社に正社員採用されました。
でも、いざ正社員として就業するとなると、電話対応が避けられません。
しかも、私は事務員として就業するのですから、尚更です。
結局、入社1日目で辞めてしまいました。

今年に入っても、派遣社員としてですが大手の会社の求人に採用されました。
でもやっぱり、電話応対があるため辞退をしてしまいました。
そこは、向こうの企業の方も気になさる程、残業時間が多いところでしたが。

30代も半ばなので今更、「電話が怖くて電話対応ができません」なんて言えません。
しかも、雇用側は事務員として長く就業してきたのだから、電話対応ができると
思っているのですから、尚更です。

私の場合、相手の声(話)を聞き取れるか?っていう心配(悩み)もありますが
社内の人間に聞かれて、後で何か言われないか?って思うと余計に電話が怖いのです。

仮に転職できたとしても、職場の人に「いい年して電話もまともにできないの?」と
言われないか?とか、陰で言われているんじゃないか?とか
「電話対応ができない=仕事ができない人」と思われて、私に対する扱いが
高圧的だったり、職場いじめなどされないか?などと色々思ってしまうと
怖くて仕方がありません。(そう思うと、その人との付き合いも気まずくなってしまい
人間関係がうまくいかず、悪循環になってしまいます。)

そして、残業も。仕事をするのはいいのです。残業も構いません。
ただ、夜遅くまで残るのが嫌なのです。(たとえば、9時や10時まで残るとか)

できれば、定時で帰りたいですが、無理なのもわかっています。
でも毎日、定時(18時として)+2時間とか3時間とか残って仕事をするのが嫌なのです。

そんな私は、正社員として就業するのは向いてないのでしょうか?
別に非正規社員でも構いませんが、ずっと雇用をしてもらえるのでしたら。

電話対応がない長期事務なんてものがあるでしょうか?

皆様、この様に電話や残業はどのように思われているのですか?
(正直、考えが甘いことはわかっています。でもどうしても、この2点の問題・・・
特に電話応対に関しては、一番越えられないのです。電話も職場の人間の反応も怖い)

これまで事務を長年しておりました。今までは事務なのに、電話応対がない
もしくは電話応対をしなくてもよい環境で努めておりました。

それも派遣社員としてとか、アルバイト・パートで就業してきました。

パソコンスキルなどはあるので、書類作成などは平気なのですが
どうしても電話だけができません。
電話が鳴る音だけでも、動悸がして首が締りパニックになるのです。

過去に一度出た電話の際に、年配の女性に一元一句クドクド言われたことと、
電話応対がない仕事なのに、研修の中であった電話...続きを読む

Aベストアンサー

事務職で電話対応なしで探すのは無理に近いでしょう。
どうしても嫌なら事務職以外も検討する必要があると思います。

でもまだ30代半ばなんですよね?
トラウマなのは分かりますが、避けるのではなく、乗り越えることを考えたほうがいいと思いますがいかがでしょう?
新入社員の最初の仕事であり、かつ一番難しいのが電話対応なのは昔から言われていることです。
うちの新入社員も最初は「電話が怖い」と言いますしね。
(もちろん自分もそうでした。笑)
例えばうちの会社の場合、発注者、役所、下請会社、社内の現場職員が主な相手で、相手によって対応方法が全く違うのですが、当然ながら新人さんには名乗られただけでは分かりません。
なので、先輩社員は新人の受け答えを耳をダンボにして聞きながら仕事をし、相手が誰かを推測して、必要に応じて対応を指示していきます。
ときには苦情などで、電話を取った瞬間に怒鳴られるなんてこともありますから、新人には無理と判断すれば即座に電話を代わることも必要で、新人さんの電話対応を常に気にかけるのは先輩社員の務めです。
言葉遣いや言い回しなども、入社して半年も経ってからではいまさら~なことになりますから、初めの頃、癖になる前に教えないといけませんしね。
何か言われないかとビクビクする気持ちはとてもよく分かりますが(自分もそうでしたから)、本当に怖いのは、何も気にかけてもらえず、取り返しのつかないミスをすることなんです。

>(私にとっては事業内容(電話対応は除く)よりもむしろ、就業環境の方が大きいです。)
一般事務なら、質問者様に限らず、皆そうでしょうね。

電話対応が初めてなら慣れてなくて当たり前。
転職して最初の挨拶のときに今まで電話対応がない職場だったことを正直に伝えて、教えてもらいながら覚えればいいと思います。
最初は苦労しますが何事も慣れです。
転職前ならハローワークでもそういった講習会もあると思います。
まだ若いのですし、やったことがない仕事でもこれから覚えるという姿勢が必要だと思いますよ。

事務職で電話対応なしで探すのは無理に近いでしょう。
どうしても嫌なら事務職以外も検討する必要があると思います。

でもまだ30代半ばなんですよね?
トラウマなのは分かりますが、避けるのではなく、乗り越えることを考えたほうがいいと思いますがいかがでしょう?
新入社員の最初の仕事であり、かつ一番難しいのが電話対応なのは昔から言われていることです。
うちの新入社員も最初は「電話が怖い」と言いますしね。
(もちろん自分もそうでした。笑)
例えばうちの会社の場合、発注者、役所、下請会...続きを読む

Q電話応対のとき、聞き取れない…怖いです

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋ぎます」といったところ、実はお客様が言っていたのは「××店」だった)、それ以来電話に出るのが怖くてたまらなくなっています。

自分の電話応対の言葉遣い等に自信がないというのももちろんありますが、
一番ネックに思っているのが「聞き取れない」ことです。(電話だけでなく、日常会話でも「え?」ということがよくあります)

あまりに不安だったので、耳鼻科に2件かかって聴力検査をしましたが、どちらも異常なしでした。
でも、聞き取れません…
能力の問題でしょうか。
努力次第できちんと聞こえるようになるでしょうか。
きちんと聞き取れるようになるトレーニングなどあれば教えていただければ幸いです。

聞き取り能力が上がるかなと思い、テレビ音源を1,5倍速で聞いてみたりしていますが、今のところ効果は出ていません・・・

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋...続きを読む

Aベストアンサー

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚える。
 担当部署、担当者に電話をつなぐのであれば、
 自分自身が意味不明な質問をされるわけでもなければ、答えなければならないわけでもない。
 
 ここで自分を楽にするために、まず担当部署や業務を触りでもいいから覚える。
 できるなら担当者まで覚える。
 そうすると自然と体は楽になるはずです。
 聴力に問題がないのであれば、聞き取りにくいのは聞き取れないと思ってしまう自分が
 無意識に聞こえないようにしてしまっていると思うからです。

 要は自信がつけばいいわけです。
 自分の会社の部署名、仕事内容などで、聞いたことのない単語を減らしていけば、
 そのうち楽に電話が聞けるとおもいます。


2、相手にあわせない話し方。
 聞き取りを失敗したときなど、ついついあわてがち。
 ここであえてゆっくりとした話し方をしてみてはいかがでしょうか?
 
 聞き取りを何度もするとクレームになったりしますよね。
 焦る自分がさらに早口にさせてしまったり、自分の言葉が相手に聞き取れないくらいに
 小さい声になってしまったり。。。
 
 ここで自分が過剰反応をしてしまうとさらにしんどいと思います。
 
 聞き手がゆっくり質問を返すと、意外と相手もゆっくり答えてくれます。
 あまりゆっくりすぎるのも問題ですが、間違えてもオドオドしないようになれば、
 少なくとも2度3度聞き直すことは少なくなるはずです。

 相手にあわせないというと語弊があるかもしれませんが、
 聞き直す場合はどうしても相手が早口になることが多いと思うので、
 お詫びをしてから、あえてゆっくり聞いてみる。
 これも一つの方法だと思っています。


自分が聞き取れない、聞き取る能力がないと思うのではなく、
心の準備だけでもできれば意外と聞き取れるものですよ。


初歩的なことかもしれませんが、少しでも参考になればとうれしいです。

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚...続きを読む

Q電話対応が出来ない。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

一言一句漏らさず聞きとれるようになる方法、トレーニングなどありませんか?
また、上手なメモの取り方のコツなどありませんか?メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

最近では、耳が悪いのか、もしくは頭に何か欠陥があるのではないかと疑っています。
それも含めて何かアドバイスがあれば教えて頂きたいです。

自分でもこの仕事は向いていないと思います。ですが、せっかく入って、仕事も丁寧に教えてもらっているので、まだこの仕事で頑張りたいです。

どうかお願いします。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応の...続きを読む

Aベストアンサー

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、自信を持って社外の人間に説明できますか?

入社後3日そこそこで、上に書いたことが全て完璧にこなせるのなら、あなたはきっと宇宙人です(笑)。

入社されたばかりのあなたは、まだ右も左も判らない状態のはず。
先方から電話口でサササッと説明を受けたところで、「解らないところが解らないよ~」と、パニックになるのが「いたって普通のリアクション」ではないでしょうか。

>相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。

話す相手や話の中身が、自分の中でうまくイメージできない内は、先方から同じ説明を繰り返されたところで、正確な情報を記録や記憶に刻むことは難しいはずです。
耳や頭が情報を消化し切れないのは、そのせいでしょう。耳が遠いわけでも頭がおかしいわけでもありません。

>メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

>メモを取りきれない場合に、話の内容が理解できず、他の方に連絡出来ないということもあります。

情報の消化不良が起こる理由は、あなたのその「聞き漏らせまいとする情報」の分量が、入社したてで仕事の中身を把握し切れていない今のあなたのレベルを上回り過ぎているためでしょう。
入社したての新人さんの電話対応に必要なスキルは、「電話交換手」としての役目を果たすことです。
先方の用件までも一言一句把握しようと緊張する必要は、今のあなたにはありません。
かかってきた電話を、先方が求める相手へと素早く繋いであげる役回りこそが、今のあなたに求められるポジションです。
あなたが聞き取るべきは、「誰から」かかってきた「誰あて」の電話なのかという情報だけで充分です。

先方は、電話に出てくれた相手が入社したての新人だろうが誰だろうが、いち早く自分の用件を語ろうとするのが常です。
あなたが無理をして、それを引き受けてしまうことで、誤った情報が生まれると、職場には、かえって迷惑をかけてしまうことになります。
不安を感じる伝言メモは、下手に残さない方が、周囲の人間にとっては有り難い場合もあります。

まず、あなたは先方が、どこのどなたなのか、相手の情報を聞き取ることに専念しましょう。
先方が名乗ったら、「○○様ですね、いつもお世話になっております」という風に、必ず先方の名を復唱する。
その時点で聞き取りに不安を感じたら、「○○様、少しお電話が遠いようですので、もう一度、お名前をお願い致します」と、遠慮せずお願いさせて頂く。
最近は、携帯電話からの着信も多いため、わりと通用しやすい口実です。
あるいは、「失礼ですが、○○様、漢字(またはアルファベット)では、どのように書きますか」などと、掘り下げて確認する。
こうした工夫で聞き取りミスは防げます。

次に、先方が用件を切り出そうとした時の対処方法。
あなたにとって耳慣れない用件と気付いた時点で、「申し訳ありませんが、担当者にお繋ぎしますので、今のご説明を、再度、担当者へお伝え願います」と、通話をいったん保留して、周りの先輩方に、「○○様からお電話ですが、どなたにお回しすればいいですか」と、助けを求める。
あなたに理解できそうな用件であれば、先方の名を確認した際と同様、用件の内容を復唱しながらメモを取る。
返答が必要な用件の場合は、その場であわてて返事をせず、先方が「いつまでに」連絡してほしいかをよく確かめた上で、先方の連絡先を確認しておく。
先方とのやり取りで、メモが追い付かないなら、取り敢えず先方の話が途切れるのを待って、メモの内容を復唱し、先方にご確認頂く。
抜け落ちた情報は、その段階で補充できます。
そして、先方からOKが出た時点で、受話器を置くようにすれば、完璧です。

「会社の顔」でもある電話対応職務は重要。
私は、電話対応業務に20年近く携わる今でも、こうした手間を惜しみません。

共に頑張りましょう。

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、...続きを読む

Q働き始めたばかりの会社を辞めたいのですが・・・

入ったばかりの会社ですが、辞めて、また一から探そうかどうか、迷っています。転職活動をし、ある小さな会社に採用になったので、5日間ほど働いてはみたのですが、その会社の家族的な雰囲気になじめず、辞めようかどうかを迷っています。前の会社ではコンピュータにて管理されていたことを全て手書きで行っていることや、朝30分間の掃除時間があったりと、前の会社とあまりにも違い過ぎていて、とまどっています。まだ雇用保険などの手続きはしてないのですが、今さら辞めるともいいだせず、困っています。

Aベストアンサー

tannpopoさんは、あまり生活には困っていらっしゃらないのでしょうか。ご本人がイヤならば、辞めるしか仕方無いですが、5日間で新しい環境に馴染める人なんて、いるのでしょうか。そこの会社の良さ、というものも5日間、程度でわかるものではないですよ。家族的な雰囲気の会社なんて、この不況時、ギスギスした雰囲気やあまりにドライな人事をしている企業が多い中、中々あるもんではないです。
働く事自体が嫌になっていないでしょうか。
就職活動中の子供を持つ親としての立場から、ちょっとキツイ事を言わせてもらいますが、
「あまえるな!一度ついた仕事は3ヶ月我慢しろ!3ヶ月続けば3年もつ!」これは自分自身が父親から言われたことでもあります。
tannpopoさんはこのところ、就職に関した質問を続けていらっしゃいますが、お礼も、締め切りもしていらっしゃらないですよね。悩みを抱えるあまり、ご自分だけの事しか考えられなくなってしまっていませんか。社会の中で生きて行くと言うことは、自分以外の人のことも考えることであると思いますが、いかがでしょう。あなたの質問に回答された方々も、自分の悩みをかかえながら、いや、かかえているからこそ、あなたの質問にも親身になって回答されているのだと思います。きつい事を言ってしまいましたが、父親にしかられていると思ってご勘弁ください。
あなたが、良い環境で良い仕事をされることを願ってやみません。

tannpopoさんは、あまり生活には困っていらっしゃらないのでしょうか。ご本人がイヤならば、辞めるしか仕方無いですが、5日間で新しい環境に馴染める人なんて、いるのでしょうか。そこの会社の良さ、というものも5日間、程度でわかるものではないですよ。家族的な雰囲気の会社なんて、この不況時、ギスギスした雰囲気やあまりにドライな人事をしている企業が多い中、中々あるもんではないです。
働く事自体が嫌になっていないでしょうか。
就職活動中の子供を持つ親としての立場から、ちょっとキツイ事を言わ...続きを読む

Q小さな会社の事務員さんいらっしゃいますか?

従業員も少なくて事務員が女子一人という方に質問があります。

私は事務所に一人だけの女子なので気が楽な反面、大量の事務処理、雑用、掃除、などやろう思えば沢山の仕事があります。
このごろ怠け気味で年末が恐ろしいです。
事務員の皆様は下記のことをどのようにされているか教えて下さい。
1、事務所の掃除の程度
2、トイレ掃除の回数
3、窓拭きの回数
4、残業時間はどのくらいか?
5、一人で大変だと思う時はどんな時?
6、一人でよかったと思う時はどんな時?

暇な時でいいですので、おおざっぱにでも教えて下さい。

Aベストアンサー

こんにちは。
私も小さな会社の事務を、やっていたことがあります。
>1、事務所の掃除の程度

これ、みんなあなた一人にかかっているんですか?それはケシカラン(笑)
うちは、一応早くきた人が、自主的にやる、という風になっていました。
大きな掃除は、ビルの掃除の人がやってくれていましたが
机を拭いたりするのは、各自でした。
ただ、鍵を開けるのは私か事務長だったので、早く来る分
掃除もそれなりにやっていました。
あと、灰皿の掃除は誰もやらなかったので、一人でやっていました。
これがちょっと辛かったかな~。

2、トイレ掃除の回数

女子トイレは毎日。男子トイレは男性がやる、というきまりでした。

3、窓拭きの回数

つき1回くらいでしたか・・ほとんどやっていませんでした。

4、残業時間はどのくらいか?

多いときで20時間。平均10時間くらいです。多くないですよね。
30分くらいの居残りだとつかないですし。

5、一人で大変だと思う時はどんな時?

タイムカードの管理など、毎日自分でやらないといけない。
休むことは迷惑になること。

6、一人でよかったと思う時はどんな時?

かわいがってもらえますね。とくに事務長は年配のかただったので
いろいろよくしていただきました。
余計にがんばらないと、と思えました。

一人っていいときもあるけど、しんどい時も多いですよね!
でも、あなたはなくてはならない存在だと思います。
是非、みんなのために、頑張ってくださいね!!!
あなたの笑顔が事務所を救う!!!

こんにちは。
私も小さな会社の事務を、やっていたことがあります。
>1、事務所の掃除の程度

これ、みんなあなた一人にかかっているんですか?それはケシカラン(笑)
うちは、一応早くきた人が、自主的にやる、という風になっていました。
大きな掃除は、ビルの掃除の人がやってくれていましたが
机を拭いたりするのは、各自でした。
ただ、鍵を開けるのは私か事務長だったので、早く来る分
掃除もそれなりにやっていました。
あと、灰皿の掃除は誰もやらなかったので、一人でやっていました。
こ...続きを読む

Qどのくらいの期間で会社の仕事に慣れましたか(期待されない自分・・・)

よろしくお願いします。

皆さんは会社の仕事にどれくらいの期間で慣れたでしょうか?
(精神的に余裕を持って仕事をさばいていけるようになったという意味です)
私は前の会社とは異なる業界に転職して半年ほど立つのですが、まだ会社の仕事になじめずにいます。前の会社であればもっと精神的に楽に仕事ができていたのに、なぜ?・・・と思うことがあります。
前の会社には新卒で入り、3年ほどいましたが、仕事自体にはすぐになじめたと認識しているのに、今の会社では未だになじめません。(仕事が嫌なわけではありません)

本来ならば一番下っ端が書くであろう議事録なども、私が書く間に先輩がもっと精細なものを書いてしまい、
”自分の存在価値っていったい何?”
と思い凹んでしまうことばかりです。

皆さんは会社の仕事にどれくらいの期間でなれましたか?
また、なれるためにどのような工夫をされたでしょうか?
また、会社で期待もされていないかも知れない私にアドバイスをください。

よろしくお願いします。

Aベストアンサー

こんにちは。
私も同じような立場です。
正確には、入って半年、もちろん最初の1ヶ月目に比べれば慣れましたが、
なんとなく居場所もなく、自分の存在価値に疑問を抱く毎日です。

もちろん前の会社でも慣れるまではいろいろありましたが、
半年過ぎる頃にはそれなりに自分の役割も分かってきて、
毎日仕事の内容を組み立てて、自分なりに仕事をしていました。
上司にも頼りにされている実感がありました。

そして、今の所は前とは全く違う種類の仕事です。
慣れる兆しもなく、人間関係もつらいものがあります。
そして状況が似ているので思ったのですが、
もしかしたら業種・仕事の種類的に自分に合っていないとか、
新卒の頃と今ではまた条件が違うのかもしれませんね。
精神的にも、周りから見る目も違うでしょう。
元々そこの職場にいる人たちにとっては、
この年でこんなこともできないのか・・・と思われることもあるかもしれません。
この人は未経験だからしょうがないなんて優しく考えてくれる人は少ないでしょう。
新卒はまだ若いし、何も知らなくて当たり前、
新卒のための講習やトレーニング制度が整っていたり、
同期同士助け合ったり励ましあったり、
それはその時に感じるよりも本当に心強いものだと思います。
変に前の会社でのくせが残っている中途採用の人は使いにくいと思います。
まだ20代と思われますので、年のせいで覚えが悪くなっているとは思えませんが、
私の場合はもう30代なので、記憶力の面でもきついです。

人には好き・嫌いとは別に向き・不向きがあって、
結果的には好きなことを選んだ方がいいとは思いますが、
最初は、自分に向いていないことを吸収していくのは辛抱がいることだと思います。

業種が分かりませんので慣れる為に何をすればというのは良く分かりませんが、
今の仕事が嫌いでもなく、いじめに合っているわけでもなければ、
焦る必要はないと思いますよ。
議事録なんて、何年も書いている先輩が早いのは当たり前です。
それを見せてもらって真似することから始めてみてはどうでしょうか?

私の場合、先輩からは疎まれているので誰も何も教えてくれませんよ。
毎日毎日つらいですが、とりあえず1年はがんばってみようと思っています。
きっと1年耐えられれば、何かが見えてくると信じています。
お互いがんばりましょう!

こんにちは。
私も同じような立場です。
正確には、入って半年、もちろん最初の1ヶ月目に比べれば慣れましたが、
なんとなく居場所もなく、自分の存在価値に疑問を抱く毎日です。

もちろん前の会社でも慣れるまではいろいろありましたが、
半年過ぎる頃にはそれなりに自分の役割も分かってきて、
毎日仕事の内容を組み立てて、自分なりに仕事をしていました。
上司にも頼りにされている実感がありました。

そして、今の所は前とは全く違う種類の仕事です。
慣れる兆しもなく、人間関係もつらいものが...続きを読む

Q電話応対で、聞き取れなかったときの確認の仕方を教えてください

会社での電話の取次ぎで
相手の会社名が聞き取れなかったときはどういうふうに聞き直せばよいのでしょうか?
名前なら、「お名前をもう一度確認させていただいてよろしいでしょうか?」のように聞けますが、会社名は「会社名をもう一度・・」と言ってもいいのでしょうか?

また、
取次ぎ相手が不在で、
相手に
折り返しお電話をいただけますか?
と言われたとき、
かしこまりました。
のあとはどういえばいいのでしょうか?
教えてください
お願いします。

Aベストアンサー

私も電話応対業務をやっているのですが、
相手の名前を聞き返すのは大変失礼な行為ですからね、
気を使いますよね。解ります。
-------------------------------------------------

聞き返す時は間を空けず、直ぐに聞き返す方が相手に
苛立ちを感じさせないと学びました。

最初に「あー●●と申しますが~!」と相手が言ってきた瞬間、
「●●様ですね?」と直ぐに言い返すっか、

「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度お名前を
 お願いできますか?」
-------------------------------------------------
最終手段は、

「大変申し訳ありません、私の方でお名前を聞き取る事ができませんでした。お手数ですがもう一度お名前をおっしゃっていただけますか?」
と正直に言う。これで怒る人はあんまり居ません。
最初っから怒っていなければ↑


あたりが無難です。

-------------------------------------------------
相手が「違うよ!●●だ!」と怒っちゃったら、

「●●様ですか。かしこまりました、大変失礼しました。ありがとうございます。」

っと最後にお礼の言葉を言えば相手も何か満足します。
謝罪の言葉だけだと、怒っちゃったまんまの事が多いです。
クレーム対応の時も結構使ってます。
礼を言われると人間「まぁ、いいよ」って気になるもんなのかな・・。

-------------------------------------------------
相手が名前を言いたくない人っぽかったら、

「私、●●と申しますが、お客様のお名前は?」

と先手必勝で自分の名前を明かすと相手もすんなり言う場合が多いです。
急いでいるっぽい人相手でもこの方法だと直ぐに名前言ってくれます。

-------------------------------------------------

折り返しを頼まれた時。


「かしこまりました。
 では●●へ●●様に折り返し電話するよう私から申し伝えます。
 失礼ですが、念のため、●●様のお電話番号をおっしゃって
 頂けますか?」





「かしこまりました。では、●●が戻り次第、お電話するよう申し上げます。私、●●と申します。よろしくお願いいたいます。」

※自分の名前言うと相手が安心します。



以上が私が使っている言葉まわしです。

私も電話応対業務をやっているのですが、
相手の名前を聞き返すのは大変失礼な行為ですからね、
気を使いますよね。解ります。
-------------------------------------------------

聞き返す時は間を空けず、直ぐに聞き返す方が相手に
苛立ちを感じさせないと学びました。

最初に「あー●●と申しますが~!」と相手が言ってきた瞬間、
「●●様ですね?」と直ぐに言い返すっか、

「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度お名前を
 お願いできますか?」
----------------------------...続きを読む

Q電話応対で担当の人じゃないとわからない内容の場合

電話応対をしていてはっきりした内容がわからずどうしたらいいか分からない場合は、どういうのがいいでしょうか?
「すみません。ちょっとわからないので、(わかる者)担当の者にかわります。少々お待ち下さい。」
という感じでいいでしょうか?

多少はカタイ言い方でいいのですが、少しくずした言葉で教えてもらえるとうれしいです。
ちなみに、私はアルバイトです。

Aベストアンサー

「分かりました。その件につきましては、今すぐ担当の者に代わりますので、少々お待ちください」などと言って、内容を簡単に要約して担当者に伝えつつ担当者に代わる。


ポイントは
(1)分からないと言わない
分からないので代わると言われるとたらい回しされた気分になる

(2)理解を示す
全く分からないという態度が伝わると「そんな奴が電話を取るな」と思われることもあるので、回答や質問の真意は分からなくても、最低限質問の大枠を理解し、理解していることを示す。例えば「保険のご解約についてですね」などだけでもOK。

(3)担当者に代わるときに質問のポイントは伝える
新しい担当者に「ご用件は何でしょうか?」と言われると客としては一から話しなおすのは不愉快

(4)いい加減なことは言わない
何とか自分ひとりで解決しようとしてその場限りのいい加減なことを言わない

Q一年経っても電話に慣れない後輩

就職カテよりこちらのほうが良いと思い、質問させていただきます。

我が社の
一般事務の契約社員の子で、
20代前半のおとなしくて人と話すことが苦手な後輩のことなのですが
一年経っても電話に慣れません。

具体的には
・声が小さい
・どもる
・緊張する
・語尾が何言ってるのかわからない
・途中でパニックになる(そして私が対応する)
です。

人柄としては
・黒髪ストレート(染めたことないらしい)
・めがねをかけている
・いつもGパン。(Gパン可の職場)スカートをはいてるところを見たことない
・この職場に来るまでに一度も飲み会をしたことがなかった。
(カクテルの種類もわからない)
・事務職に就く前は、倉庫内作業をやっていたという。
・ナチュラルメイク?(今時の子の化粧ではない)

本当におとなしい子の典型です。(地方からでて都内に一人暮らし)
(高卒でとくにお嬢様と言うわけではないそうです)

注意したらちゃんと素直に聞くし、一生懸命メモを取ります。(当たり前ですが)
少しきつく注意しても絶対私に逆らいません。
どんなに些細なことでも、何か教えたら必ず「ありがとうございます。」と言います。

本人には確認してませんが、声が小さい原因は
周りの人に電話しているのを聞かれ、失敗する、変なことを言うのを恐れて
小さい声で話しているのではないかと思います。

上司に相談したところ、慣れるしかないと最初は言ってたのですが
相手(お客様)に失礼なので、彼女にあまり電話対応をさせない為に今は私が窓口になっています。
(私と彼女でペアを組んで仕事をしている。)

ただ私が不在の時には彼女が電話を取らなくてはいけなくなります。

メール(ビジネスメール)でのやりとりは言葉遣いも丁寧にできて問題ないです。

普段しゃべり方は、
大きな声を出したり、冗談を言ったりはしません。
ゆっくり話しますが、問題はないです。

人と話すことに慣れていないのかな?と飲み会に連れてっても
緊張しっぱなしです。泣(お酒もあまり飲めなそう)

事務、パソコンスキルは高いですが、どうしても電話がだめです。

もうこれは精神的なもの、性格的なもので矯正不可能でしょうか?
受け入れるか解雇しかないですか?

私としては、電話の件さえなければ、他の部分の仕事をしっかりやるためいなくなってほしいとは思いません。
ただ、
いち社会人として、?です。

アドバイス宜しくお願い致します。

就職カテよりこちらのほうが良いと思い、質問させていただきます。

我が社の
一般事務の契約社員の子で、
20代前半のおとなしくて人と話すことが苦手な後輩のことなのですが
一年経っても電話に慣れません。

具体的には
・声が小さい
・どもる
・緊張する
・語尾が何言ってるのかわからない
・途中でパニックになる(そして私が対応する)
です。

人柄としては
・黒髪ストレート(染めたことないらしい)
・めがねをかけている
・いつもGパン。(Gパン可の職場)スカートをはいてるところ...続きを読む

Aベストアンサー

電話を使って人と話をすることが苦手になっている人が最近では多くなってきていると思います。

この背景には携帯電話の普及が影響していると思います。ここ最近の友達同士の会話は離れているときはほぼ必ずメールで会話を済ませます。携帯電話に限らず、パソコンなどもそうですが。

そうするとどんなことが起きるかというと、普段は話せるのに電話になるとためらいが出てきたり話しにくかったりします。

現代人の会話の形式は変わってきています。

そして、これを解決する方法ですが慣れしかないように思います。そして、その慣れの補助として電話機の隣に電話の対応の仕方を書いた紙を置いておくといいでしょう。たとえば、Aさんからの電話はBのように対応するという感じで。

これは小学生に電話の仕方を教えるためのようなものですが、今自分が知っている方法としてはこれしか知りません。

結論としてもとにかくなれましょう。電話に対する癖のようなものが付いてしまっているので直すにはかなり時間がかかるかもしれませんが。

Q健康保険資格喪失証明書について

恐れ入ります。

まず自分は今年の1月末で会社を退職し
現在無職の一人暮らしとなっております。

保険証を退社時に返却していたので、
届出などが必要というのはしっていたのですが、
保険などについては、全くわからないということがあって、
退職してからなにもしておりませんでした。

しかし、最近になって急に昔から放置していた
虫歯が尋常じゃなく痛み出し、
保険証が必要となりインターネットで調べていたのですが、
国民健康保険に変更申請するのに

「健康保険資格喪失証明書」

が必要ということだけはわかりました。

しかし、退職時にはいただいておりません。
退職して約2ヶ月たちますが、自宅に郵送などもされてきておりません。

そこでお聞きしたいのですが、
1.健康保険資格喪失証明書は退職時に渡されるのが普通なのか?
2.問い合わせは前の会社でよいのか?
3.現状で最短で保険証を手に入れる手順は?

以上です。大変申し訳ありませんが宜しくお願いします。


早く歯医者行きたいです。
痛みでよるも眠れません;;

恐れ入ります。

まず自分は今年の1月末で会社を退職し
現在無職の一人暮らしとなっております。

保険証を退社時に返却していたので、
届出などが必要というのはしっていたのですが、
保険などについては、全くわからないということがあって、
退職してからなにもしておりませんでした。

しかし、最近になって急に昔から放置していた
虫歯が尋常じゃなく痛み出し、
保険証が必要となりインターネットで調べていたのですが、
国民健康保険に変更申請するのに

「健康保険資格喪失証明書」

が...続きを読む

Aベストアンサー

喪失証明書は送付義務はありません。
また、勝手に自宅に送られてくるものでもありません。
通常会社は、資格喪失届を出すことで送られる資格喪失通知書の
コピーか、もしくは資格喪失連絡票というものを退職者に渡します。

前の会社に問い合わせして、資格喪失通知書のコピーをもらうことです。
通常は雇用保険の離職票などと一緒に退職後すぐに会社が退職者に渡すべきものです。
保険証については、市役所などで問い合わせしないとここでは分かりません。
健康保険は退職日にさかのぼって加入することになります。
また、届出が遅れた場合は届出日以前に発病した病気については保険が使えない
場合もあります。

このような手続きは通常は退職後すぐに行うべきものです。
誰も教えてくれないから分からない、教えてくれない会社や役所が悪いでは、済まされません。
分からなければ退職した会社の担当者なりに聞けばいいのです。


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