輸出入書類の保管について

海外の輸出入を担当しています。
ただし、引継ぎ期間ほぼなしの未経験状態で交代したので保管書類関係も理解せず当時言いつけられたままつづって今に至ります。（海外担当業務は当時やめた一人のみで誰もわかる人がいなかったので最初のころはジェトロや税関に問い合わせていたがばれて目を付けられると怒られ諦め）10年近く在職していますが、まだ税関は一度も入っておりません。

下記税関のホームページの引用なのですが、輸入のみ保管義務期間が7年になっている帳簿とは、要するに輸出許可書と＝の解釈で問題ないでしょうか？

引用------------------------------------

(1)　帳簿
（記載事項）
品名、数量、価格、仕出人の氏名（名称）、輸入許可年月日、許可書の番号を記載（必要事項が網羅されている既存帳簿、仕入書等に必要項目を追記したものでも可）
（保存期間）
7年間（輸入許可の日の翌日から起算）
引用終了-----------------------------------

それ以外の書類についても保管対象がよくわかりません。
（税関のホームページは見たが、実務的にどの書類が該当するのか一部わからず）
、保管書類は以下で事足りていますか？

PO、輸出（入）許可書、BL、保険証券、インボイス、パッキングリスト、乙仲請求書/仕入れの納品書（左記書類とは別途で保管）

※紙で保管/本年1月の電子書類保存法に際して電子保管方法検討中
（国内は1月から施行でしたが、海外はもっと早くから電子化されてたんでしょうか..)

誰もわかるものがおらず、聞ける人もいません。

こういった保存書類関係や通関関係の最新情報というのはどのようにアップデートするものなのでしょうか。（当時の担当者から引き継いだ10年前頃から何も変えてません。）

No.2 回答者： ashitahatennki 回答日時： 2024/03/06 17:23

輸出入書類の保管について

最低7年です。
10年目安に廃棄すれば間違いないです。
会社の指示でね

ちなみに
輸入証明オリジナルはファイルして棚に
何冊も増えても並べてあります。
これは、商売で重要なので永久保管です。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
輸入の帳簿7年、他書類5年の認識でした。
会社は何も指示してくれない（というか何を保存するか含め何も把握していない）ので来た時に全く対応できる気がせず不安です。
間違えなく捨ててはいないですが、7年となると大量の過去書類とともに埋もれてしまっていて取り出すのが大変そうです..

お礼日時：2024/03/07 14:10

No.1 回答者： amerikaumare 回答日時： 2024/03/06 16:24

私は　監査のために　税関に聞きに行きましたが、親切に教えてくれましたよ。

　こっちの資料、あっちの資料など、案件ごとにまとめて保存するのでよいです。　その知識で持って　輸出入担当部署を監査しました。
＞保管書類は以下で事足りていますか？
と思います。（というのは監査の仕事から外れてちょっと経っているので 正確に全部覚えてはいませんが　だいたいそんなもんです）

ただし、何にしても「一人しかわからない」という体制は会社として危ういので、補佐をつけてもらうか、異動するかで経験者を増やさないといけません。（という監査報告をある会社にしたことがあります。　そこは輸出の契約で大チョンボをやったことがあり、原因は「一人に全部まかせていた」でした。　複数にしないと横領の危険もありますしね。）

この回答へのお礼

経験者様のご回答、大変参考になりました。
残念ながら、輸出業務に関しては会社として全く力を入れておらず（子会社との付き合いで薄利でやっているので）、上が全くの無頓着で知識のある人員の補充や講習参加、専門代行者の雇用等掛け合いましたが全く検討してもらえません。。（私も国内業務と掛け持っている状態）

そもそも会社の体制として全業務1種1担当体制なので当然（一人なので）部署異動という概念もなく、増員は難しいかと思います。急な欠員があったらどうするんだと日々危惧しておりますが、上に危機感がないので仕方ありませんね。これで回っているからいいじゃないかと思っているみたいです。もしもの時誰かにしわ寄せがいくのでしょうが、仕方ありません。

私も全くの未経験で引継ぎが1週間もなかったので本当に右も左もわからないまま投げ出された状態で当初は海外担当から降りたいと粘り強く上に働きかけていましたが、数年ほど掛け合って無駄だと分かりもう諦めました．．　

最初のころにそういうものなんだと勘違いしたままやっていて今となってはあれは間違えだったと認識しているものも結構あります。（もちろん故意ではないが最初はわからないことすらわからず疑問すらなかった）

何を聞いても自分で何とかしてって感じで誰一人助けてくれません。

こんな会社ですが、給料は高いので居座る以外の選択肢がありません.

税関にはそんな言い訳通じないので何とかしてほしいんですけどね。

お礼日時：2024/03/07 14:02