社内部門における共有フォルダのベストな整理方法は？

こんにちは、みなさん！！

【質問】社内の各部門におけるベストな共有フォルダの整理方法は
　　　　ありますか？

【問題点】必要なファイルがどこにあるか分らない。
　　　　　階層が複雑化して、わかりにくい。
　　　　　不要ファイルがたくさんある。
　　　　　必要なファイルを共有フォルダから探すのに時間がかか　　　　　　る。

ご存知の方いらっしゃいましたらよろしくお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： Toshi0230 回答日時： 2008/04/12 15:13

私もNO.1さんと同じ答えになっちゃいますね（＾＾；。

というかそんな「ベストな整理方法」なんてものがあるんだったら私が知りたいです。ほんと。

ポイントとしては
・共有フォルダへの保存に関するルールを決める
　e.g. ファイル名の命名ルール、フォルダツリーの構成ルール、etc
・ルールを全員に周知徹底させる
の2点だと思います。

あとは、ゆるすぎずきつすぎず、なルールを作ることです。

それから、誰が見ても明らかな「不要なデータ」って意外と少ないので、ディスク容量は大きめに見ておきましょう。

No.1 回答者： noname#66332 回答日時： 2008/04/12 14:40

業務内容は？　作成する書類の種類は？　それぞれの重要度は？　それぞれのおおよその量は？

‥‥などなど職場によって変わりすぎますので、実際に業務に携わっている人間どうしで話し合って決めろ、と言うほかありません。
同じ事を例えば私から聞かれたら、質問者様も答えようがないですよね^^;

どうしても綺麗にいかないならせめてファイル名の付け方のルールを統一させて、ファイル検索の方法を全員に周知徹底させてください。
例えば見積書のExcelファイルなら、企業名（概要）作成日付.xls
→　エロ山商事（エロ本印刷）20080412.xls
とか。
どこに保存したかは分からなくとも、最低限フォルダ右クリック→検索　で探せるようにさえしておけばなんとかなります。