職場のルールが不明確なので作業標準書を作ることになりました。まずは業務でよく使うエクセルの機能などを表にしたりして練習してからやろうと思っていますが、不安な点がいくつかあるので悩んでいます。
1.項目が100個位ある場合、目的の項目を見つけられるものなのでしょうか?また、見つけやすくするにはどうすればいいでしょうか?
2.作業手順の流れを書く場合はどのようにまとめるとわかりやすいのでしょうか?
3.文章はどの程度丁寧な言葉で書いた方がいいのでしょうか?業務で使うことを考えるとあまりにもラフな文章にはできませんができるだけ解りやすくしたいので砕けた表現も必要だと思えます。
4.やはり根気がいる作業だと思いますが集中力を持続させる上で有効な手段はあるでしょうか?
やはり作る前に確認できることはできるだけ確認したいのでご協力お願いします。他にも気をつけた方がいい点などあればご指摘ください。
A 回答 (3件)
- 最新から表示
- 回答順に表示
No.3
- 回答日時:
1.項目が100個位ある場合、目的の項目を見つけられるものなのでしょうか?また、見つけやすくするにはどうすればいいでしょうか?
まず、業務(=項目)をエクセルの表にツリー上に整理し、番号を振って管理してみてはいかがでしょう。
たとえば経理の売掛金管理業務を一覧表に整理した例は以下のようになります。各項目に番号(たとえば1.4.1)が振ってあり、この単位でマニュアルを作成しておくと良いと思います。(経済産業省の資料です)
http://www.meti.go.jp/policy/servicepolicy/conte …
作成したマニュアルは、この業務一覧表につけた番号と同じフォルダ構成を作成し、ファイルを格納しておくと良いと思います。この例の場合は一番上のフォルダ名は「100_売掛債権管理」、このフォルダの下に「110_与信管理」、「120_契約(受注)」・・・などを置き、更に「110_与信管理」の下にファイル名が「111_【新規】限度設定」のファイルを格納しておくと良いです。場合によってはひとつのエクセルファイルに複数の業務マニュアルをまとめてしまっても良いとおもいます。(売掛債権管理、もしくは与信管理の単位で1ファイルなど)
この業務一覧表の業務ごとに各マニュアルの置き場へのリンクを張っても良いと思います。
2.作業手順の流れを書く場合はどのようにまとめるとわかりやすいのでしょうか?
業務フロー図を描くと視覚的にわかりやすいと思います。
下記リンク上のp6のように縦軸に時間軸、横軸に担当者(担当部署)を記載した流れ図を書くとわかりやすいです。これだけでは情報量が不足する場合は、この業務フローチャート上に噴出しをつけてコメントをつけたり、p7のような詳細な記述書を作成してもいいと思います。
http://facstory.jp/flow_sample.pdf
3.文章はどの程度丁寧な言葉で書いた方がいいのでしょうか?業務で使うことを考えるとあまりにもラフな文章にはできませんができるだけ解りやすくしたいので砕けた表現も必要だと思えます。
ポイントはできるだけ簡潔に書くことだと思います。良く陥りがちな罠としては、本当は凄くわかりやすいのだけれども、丁寧に書いたがために量が多するように見えて読まれないことがあります。必要に応じてこのマニュアル上で口頭で補足した方がはるかに理解度が高いです。ですので、たとえば上記p7のような箇条書きで十分です。
4.やはり根気がいる作業だと思いますが集中力を持続させる上で有効な手段はあるでしょうか?
本当に100項目すべて作成する必要があるのか、まず考えてみてはいかがでしょうか。マニュアルを作る理由は、ミスが起きたり、効率が悪かったり、時間がかかったりするなど、何らかの問題があるからですよね。また、量が多いと誰も読んでくれなくなり、記憶にも残らないです。ですので、Sox法やISO対応など法的/制度的な対応上作成せざるを得ない場合は、必要なものだけ作成するスタンスをとると良いと思います。
ぜひチームの皆さんで、100項目(業務)をリストアップした上で、どの業務についてマニュアルを作成すべきかご相談なさってはいかがでしょう。具体的な選定基準としては、以下のようなものがあげられます。
(1)現在ミスが多発発生している業務か
(2)ミスがおきると大きなトラブルに発展しうる業務か(←経理や発注などの業務はミスがあると大変なことになります)
(3)その作業を行う頻度やかける時間が多いか(←効率的な標準業務を定義・徹底することで大きな効率化になります)
これらの視点で作るべきものと、作るべきでないものを識別し、さらに優先順位付けして特に重要なもの((1)~(3)すべて当てはまるようなもの)から順次作成していくとよいと思います。
もし、職場のルールが不明確なだけであれば、マニュアルまでは作成せず、役割分担表(もしくは職務記述書)を作り、誰が何を担当するか明確にする程度でいいともいます。
No.2
- 回答日時:
自分の手元で使用するだけのメモ書きであれば、以下のように作っています。
・まず冒頭に「お題目での手順」を書く。
例えば
前回処理分のフォルダをコピーし、処理用マクロを除いた日次ファイルを削除する
→作成したフォルダに当日処理分データをコピーする
→日付を設定してマクロを実行する
→出力帳票を作成する
こんな感じで。
・引き続いて「各お題目に対応した具体的な処理手順」を書く。
例えば
<フォルダコピー>
hogehoge\処理mmddフォルダをコピー、マクロ用ファイルgegebo.xls以外のファイルを全削除。
以下略。
こうしておけば、最初は全体の処理を確認する必要がありますが、手慣れてくればお題目だけで処理の確認が可能になりますし
初見の人も複雑な処理の前に全体の処理の大枠を理解することが出来ます。
言葉遣いに関しては、丁寧な表現よりも厳格かつ正確な表現に重点を置きましょう。他人のくだけた表現というのは人によっては「イラッ☆」と来ます。
項目が多すぎるのであれば、お題目を書きながら「グループ化して理解できる処理がないか」確認しましょう。
作業標準書を「ISO監査のために作らないといけない書類」などと考えていては大損です。ついでに業務の整理や改善もやってしまいましょう。そうすることで
・後々業務を整理する時間
・業務を実行する時間
・標準書の量
を削減できることでしょう。
No.1
- 回答日時:
>1.項目が100個位ある場合、目的の項目を見つけられるものなのでしょうか?
>また、見つけやすくするにはどうすればいいでしょうか?
見つける気があれば見つけられるでしょうが、1項目に100個というのはいくらなんでも多すぎます。
Excelの検索機能で探す手もありますが、作業標準ですからきちんと
項目の整理が行われている必要があります
項目をきちんと分類して、(例えば、大分類・中分類・小分類といった具体に)せいぜいで10~20個程度に収まるように工夫した方がよろしいかと思います。
>2.作業手順の流れを書く場合はどのようにまとめるとわかりやすいのでしょうか?
図(フローチャートなど)で視覚的にイメージしやすいもので
大雑把な流れを示すとわかりやすいかと思います。
>3.文章はどの程度丁寧な言葉で書いた方がいいのでしょうか?
>業務で使うことを考えるとあまりにもラフな文章にはできませんが
>できるだけ解りやすくしたいので砕けた表現も必要だと思えます。
作業手順書ならラフな表現でもいいでしょうが、作業の基盤となる作業標準ですから、
誰が読んでも誤解したり、意図と異なる解釈をされない表現であることが重要です。
>4.やはり根気がいる作業だと思いますが集中力を持続させる上で有効な手段はあるでしょうか?
最初から完成版を目指さずに、素案を早めに作って他の皆さんに
レビューしてみてください。
お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!
似たような質問が見つかりました
- 会社・職場 今後の仕事について 閲覧ありがとうございます。 私は現在28歳の男性です。 自分が向いている仕事、続 3 2022/08/01 12:19
- IT・エンジニアリング インフラエンジニア(ネットワークエンジニア)の検証業務について教えてください。 インフラ初心者なので 2 2022/06/26 00:08
- 事務・総務 帳票類やデータがありません。法人成り。 解体業の会社で現場作業員 兼 事務員として勤めているのですが 3 2023/06/02 13:27
- その他(法律) 就業規則変更後の周知義務について 7 2022/05/23 13:31
- 会社経営 建設業の事務内容を把握したいです。 1 2023/01/16 22:28
- その他(プログラミング・Web制作) 入力フォームへ、データを自動的に入力するプログラム。どうやって作る? 4 2023/01/16 10:24
- 英語 会社で英語を使うことになっての英語の勉強方法 5 2022/07/03 11:49
- その他(悩み相談・人生相談) 先が全く見えないと言われました。不安感が増してしまい、困っています。 1 2023/06/29 13:08
- 中途・キャリア 至急。転職試験合否について。 ご覧頂きありがとうございます。 転職を試みている社会人2年目20歳の第 4 2023/01/07 21:56
- 片思い・告白 相手にどう思われているのか気になっています。 2 2022/06/25 11:27
関連するカテゴリからQ&Aを探す
おすすめ情報
デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング
-
ARって何の略でどういう意味で...
-
ISO9001における「法令・規制要...
-
社内で1番激務な部署の課に異動...
-
病棟クラーク業務について教え...
-
「網羅」は把握と言う意味?
-
ソープとヘルス「デリヘルも含...
-
外資は業務引き継ぎをしない?
-
NPO理事への就任は副業でし...
-
定型業務・非定型業務とは?
-
中央材料室の業務について
-
ビジネス文章について質問です。
-
「ルーティン・ワーク」のカッ...
-
業務中、従業員の私語を注意し...
-
取組み方針って?
-
作業標準書の作り方を教えてく...
-
システム開発時の要員負荷分散...
-
業務フローの見本ありますか?
-
sap初心者
-
業務中に新聞って
-
電話交換業務 局線中継台は昔と...
マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング
-
ARって何の略でどういう意味で...
-
社内で1番激務な部署の課に異動...
-
ISO9001における「法令・規制要...
-
ソープとヘルス「デリヘルも含...
-
圧迫面接
-
取組み方針って?
-
中央材料室の業務について
-
ビジネス文章について質問です。
-
高校生探偵は実在しますか?
-
定型業務・非定型業務とは?
-
「網羅」は把握と言う意味?
-
好意があるのか
-
業務中に新聞って
-
入金業務、支払業務を英語で書...
-
「ルーティン・ワーク」のカッ...
-
人員配置の適正数算出方法につ...
-
特別区職員でICT職という採用が...
-
ケータリング業務とは何をする...
-
SEの仕事が芯からつらいのです
-
業務知識どうやって吸収してい...
おすすめ情報