書類の保管（期限）について

宜しくお願いいたします。
私は大学病院で医局秘書をしておりますが
膨大な資料に悩まされています。

これは法律や規定うんぬんといった保管期限ではなく
みなさんが日頃どうされているか、またはお考えをお聞かせいただければと思っています。

会計・人事・会議資料が多数あります。
会計については、経理に提出済みの控え書類。
人事については、人事会議で使用された履歴書のコピー
会議については、各種会議の議事録
といったものです。
私の医局の先生方が直接関係する資料は
３年～５年前くらいまで
委員長などを務めている場合は、その原本全て保管してあります。
ただ、それ以外の控え書類やコピー、ほとんど関係ない会議の資料（教授会などで、前会議分配布されます）は
処分してしまって良いものかどうか、現在悩んでいます。
（かなり古いものは処分してあって、ありません）
ちなみに、ほとんどが使用されておりません。
みなさんは、どうお考えでしょうか？

No.1 ベストアンサー 回答者： maron-kuri 回答日時： 2003/04/08 11:15

おはようございます。

私は公益法人事務局職員として「総務担当」でした。
資料の保管整理も重要な仕事の一つでしたのでお悩みについては良く分かります。

法的保管期限を除くとして

(1)会計資料は決算期が過ぎたものは廃棄する。
(2)人事資料は人事移動後、１年を過ぎたものを廃棄する。
(3)会議資料の内、議事録は除き、控え資料、配布資料
　は当該会議の結論が決定されたものは廃棄する。

と考えます。（勝手な独断です。）

医局内における文書管理保存マニュアルなどは作成されていませんか？

この際、実情に即したものをご検討されることをお勧めします。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
そして、お礼が遅くなってしまいまして
申し訳ございませんｍ（＿＿）ｍ

資料の保管については、ご回答戴いた内容を参考にさせていただき
私の判断と、重要書類については教授にお伺いして
処分を決めたいと思います。
（マニュアルはありませんので・・・）

ありがとうございました。

お礼日時：2003/04/14 16:29