お客さんの意向に添えないときの、メールの書き方について

こんばんは。
顧客へのメールの書き方で、微妙なニュアンスを伝えることが出来なくて悩んでいます。

お客さんからの注文・要望がメールで来ることが多いのですが、
何かの原因で要望に応えられない場面が多くあります。
メールで返信しようとするのですが、メールで書こうとすると添削に時間がかかって、最終的に電話をかけてしまうことが多いです。
原因として自分で思い当たるのは、下記の3点です。

(1)お客さんに対する申し訳なさ
(2)相手を怒らせるのではないかという怖さ
(3)お客さんの要望に応えられない理由が長ったらしく、読み返すと言い訳のように見える

皆さんはこんなとき、どうしてますか。
メールにはメールで返事をするのがマナーでしょうか。
うまい断りメールの書き方や法則があったら教えてください。

よろしくお願いします。

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A 回答 (2件)

no1です。


こちらに全く非のない場合でも、募集・応募などのような場合、その前提となる文章の表現が気になります。
(例えば細かくこちらの意向を伝えきれていなかった・期待を誇張しすぎたきらいがあるなど)
従って、ビジネス文書の見本書きのような結果とならざるを得ません。

しいて言えば、慎重に検討いたしました結果・・・、今回は応募者が短期間に集中したため・・・、
・・・の理由により製造の対応に少し時間がかかりますので、など、
沿えなかった方からすればその主原因も指摘されていいのではないでしょうか。
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相手の要望の難易度によるかと・・・・。


どういう分野かによっても断り方は変わってくるでしょうが、自分の返信した会話を録音しておき
いくつかのパターンに分類できるようにします。

そういう「ひな型」を幾つか作ってメールに利用できないでしょうか。
しかし、紛らわしい表現や一部に期待を持たせる返信はいけませんし、今後の取引上
金額的に大きな分野を占める定型的でないものに関しては、口頭の方がいいと思います。
(しかし、ある条件の範囲でならOKとか、本来は文書で返すのが従来の商慣行です
=対法人などでは証拠として残す)
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この回答へのお礼

gisahannさま:

ご回答ありがとうございます。
>ある条件の範囲でならOKとか、本来は文書で返すのが従来の商慣行"
確かにそうですよね。“文章で残す”=メールでやりとりすることの大事な意義の一つですね。
しかしメールだとつい用件のみになりがちで、こちらの気持ちや温度感、気持ちが伝わりづらいというマイナス側面もあるかと思います。
用件以外の部分で気持ちを伝えられるようになりたいのですが難しいでしょうか・・・

 自分の返信した会話を録音しておきいくつかのパターンに分類
       ↓
 「ひな型」を幾つか作ってメールに利用する。

会話を録音しておいて、それを文章に起こす、ということですよね。
一度自分で電話した気持ちになって、会話を録音⇒メールを書く、というやり方にも応用できますね。
温度感を伝えるメールが書けるよう、訓練してみたいと思います。


ちょっと話の方向性が違ってくるかもしれませんが、断りメールの書き方で相手のちょっと高度な要求に対して「出来ません」「困難です」「厳しいです」を「大変残念ながら・・・」「ご要望にそえず大変申し訳ありませんが・・・」「大変不本意ながら・・・」などと書きたくなることが多々あります。
ここまで書いてしまうと、ちょっと回りくどく嫌らしくなる、というか冷たく距離感が遠くなる気がしてます。
しかしビジネス上ではこのように書くのが正解のように書いてありますよね?
こちらには全く非が無い場合でも、やはりこのように書かなければ失礼にあたるのでしょうか?? 

お礼日時:2010/09/14 00:30

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Aベストアンサー

州立大学のUniversity of ennsseeの学費(授業料や生活費)は、州外生の場合;
授業料................$31,144
本代...................$1,598
寮費(部屋代と食費)...$10,238 (秋学期と冬学期)
交通費.................$1,664
その他.................$4,002
-------------------------------------------------
合計..................$48,646 (2016-017)

と大学のホームページに見積が載っています。

私費留学の場合は、この合計金額に、テネシー州へ行く旅費が必要になります。

又、日本の大学から交換留学出来る場合は、上記授業料は不要で、日本の在学校の授業料を払わなければなりません。
交換留学ですと、在学中の大学が、テネシー大学と協定を結んでいるかどうか調べて下さい。

授業料と寮費以外の費用は見積費用ですので、人によって変動するでしょう。
また、大雑把に言えば、生活費の部分は、大学寮へ入れば、何処でも似たり寄ったりではないかと思います。

費用見積は、大学のホームページに載っていますから、比較検討されると良いと思います。

また、余計なお節介ですが、費用に心配があるようなら。。。

こういう例もありますよ。
大学卒業後に就職して、6~7年実務経験をしながら、資金を貯めて留学した人も居ます。

一人は、英語学校経由で、アメリカの大学へ編入して、そのまま、アメリカの日系企業へ就職しました。

もう一人は、1年制の大学院でMBAの資格を取って帰国後に再就職しましたが、キャリア・アップ出来たようでした。

もう一人目の人の方が、時間や費用の面で効率的で良いのではないかと思いますが、今から、計画を立てて準備すれば良いでしょう。

留学も、いろいろ調べて、自分に適する無理のない計画立てないと失敗する人も居ますので、良く検討してみたらどうですか。

州立大学のUniversity of ennsseeの学費(授業料や生活費)は、州外生の場合;
授業料................$31,144
本代...................$1,598
寮費(部屋代と食費)...$10,238 (秋学期と冬学期)
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その他.................$4,002
-------------------------------------------------
合計..................$48,646 (2016-017)

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Aベストアンサー

ビジネス文書のひな型はいろいろなサイトにありますが、欲しい場面にぴったりというものはなかなかないものです。

次のような文例をアレンジされてはいかがでしょう。
〔得意先用〕
拝啓 ○○の候、ますますご隆盛の段、心よりお慶び申し上げます。
また、日ごろは格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、本年○月○日、おかげをもちまして、弊社はISO・・・・の認証を取得することができました。
ひとえに皆様方の温かいご支援の賜物と、深く感謝申し上げるしだいでございます。
 つきましては、ささやかではございますが、感謝のしるしとして記念品をお届けさせていただきます。
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 略儀ながらお礼かたがたご挨拶申し上げます。      敬具 

〔社員用〕
社員各位
全役職員の念願であったISO・・・の認証を、本年○月○日付にて取得できました。
ひとえに社員各位の協力の賜物と深く感謝いたします。つきましてはささやかではありますが
記念品をお届けすることにいたしました。

このISO認証を機に、全役職員一同がさらなる英知を結集し、取引先の皆様のご期待に沿えるよう業務に励んでいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。


使えるビジネス文書集
http://www.ne.jp/asahi/business/bunrei/

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I request aisle seat always.
Therefore, this aisle seat is requested in advance.
I cannot exchange this seat to an another seat. Sorry.
Could you request an another aisle seat to cabin attendant ?

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