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お客さんの意向に添えないときの、メールの書き方について

こんばんは。
顧客へのメールの書き方で、微妙なニュアンスを伝えることが出来なくて悩んでいます。

お客さんからの注文・要望がメールで来ることが多いのですが、
何かの原因で要望に応えられない場面が多くあります。
メールで返信しようとするのですが、メールで書こうとすると添削に時間がかかって、最終的に電話をかけてしまうことが多いです。
原因として自分で思い当たるのは、下記の3点です。

(1)お客さんに対する申し訳なさ
(2)相手を怒らせるのではないかという怖さ
(3)お客さんの要望に応えられない理由が長ったらしく、読み返すと言い訳のように見える

皆さんはこんなとき、どうしてますか。
メールにはメールで返事をするのがマナーでしょうか。
うまい断りメールの書き方や法則があったら教えてください。

よろしくお願いします。

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A 回答 (2件)

no1です。


こちらに全く非のない場合でも、募集・応募などのような場合、その前提となる文章の表現が気になります。
(例えば細かくこちらの意向を伝えきれていなかった・期待を誇張しすぎたきらいがあるなど)
従って、ビジネス文書の見本書きのような結果とならざるを得ません。

しいて言えば、慎重に検討いたしました結果・・・、今回は応募者が短期間に集中したため・・・、
・・・の理由により製造の対応に少し時間がかかりますので、など、
沿えなかった方からすればその主原因も指摘されていいのではないでしょうか。
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相手の要望の難易度によるかと・・・・。


どういう分野かによっても断り方は変わってくるでしょうが、自分の返信した会話を録音しておき
いくつかのパターンに分類できるようにします。

そういう「ひな型」を幾つか作ってメールに利用できないでしょうか。
しかし、紛らわしい表現や一部に期待を持たせる返信はいけませんし、今後の取引上
金額的に大きな分野を占める定型的でないものに関しては、口頭の方がいいと思います。
(しかし、ある条件の範囲でならOKとか、本来は文書で返すのが従来の商慣行です
=対法人などでは証拠として残す)
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この回答へのお礼

gisahannさま:

ご回答ありがとうございます。
>ある条件の範囲でならOKとか、本来は文書で返すのが従来の商慣行"
確かにそうですよね。“文章で残す”=メールでやりとりすることの大事な意義の一つですね。
しかしメールだとつい用件のみになりがちで、こちらの気持ちや温度感、気持ちが伝わりづらいというマイナス側面もあるかと思います。
用件以外の部分で気持ちを伝えられるようになりたいのですが難しいでしょうか・・・

 自分の返信した会話を録音しておきいくつかのパターンに分類
       ↓
 「ひな型」を幾つか作ってメールに利用する。

会話を録音しておいて、それを文章に起こす、ということですよね。
一度自分で電話した気持ちになって、会話を録音⇒メールを書く、というやり方にも応用できますね。
温度感を伝えるメールが書けるよう、訓練してみたいと思います。


ちょっと話の方向性が違ってくるかもしれませんが、断りメールの書き方で相手のちょっと高度な要求に対して「出来ません」「困難です」「厳しいです」を「大変残念ながら・・・」「ご要望にそえず大変申し訳ありませんが・・・」「大変不本意ながら・・・」などと書きたくなることが多々あります。
ここまで書いてしまうと、ちょっと回りくどく嫌らしくなる、というか冷たく距離感が遠くなる気がしてます。
しかしビジネス上ではこのように書くのが正解のように書いてありますよね?
こちらには全く非が無い場合でも、やはりこのように書かなければ失礼にあたるのでしょうか?? 

お礼日時:2010/09/14 00:30

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Q「ご希望に添えないですね」の敬語表現

 日本語を勉強中の中国人です。こちらのサイトで回答をした時に失礼にあたりそうな表現があるので、とても心配でお伺いします。

http://oshiete1.goo.ne.jp/qa2623217.html

 No.4の私が書いた「ご希望に添えないですね」の敬語表現を教えていただけないでしょうか。「添えないですね」という部分には不満足です。悪意がないので、自然な日本語の書き方を教えていただけないでしょうか。

 また、質問文に不自然な日本語がありましたら、ご指摘いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

#9です。ご返事ありがとうございました。

>「もしかして、あなたが王維のあの句のシチュエーションを間違えたのではないでしょうか」
1、
なるほど!
よくわかりました。
そういう意味でも十二分に使えますよね。気がつきませんでした。

質問者の方の記憶が曖昧なので、
『「友よ、杯を交わそう」というフレーズから推測すると、探している漢詩は多分間違いなく王維のものだと思うが、質問者はその内容を間違って記憶している。』と、お考えになったわけですね。
それをストレートに指摘するのは気が引けたので、「が。」や「が・・・。」をお考えになった。
そのような意図であればどちらも使えますが、
「が・・・。」のほうが「・・・」の部分に婉曲性が込められますから、より効果的でしょう。
【誤りの指摘】という用法ということになるでしょうね。

2、
しかし、
『でも、それは「久しぶりに会った友人と杯を酌み交わしながら語り合う」という場面には相応しくなく、友人との別離を詠う漢詩なのですが……』
という文章であったとしても、【曖昧さ】が「自分の見解」に対するものなのか「相手の誤りに対する指摘表現」に対するものなのかを判断することは、ネイティブでも難しいでしょう。
これは文脈の判断の問題になってきます。

私としては、質問者の方が、
>「友よ、杯を交わそう」という内容の漢詩
>作者が誰なのかも記憶にない状態
>記憶が穴だらけで
と言っているので、
awayuki_chさんが、王維の句であることに確信を持っているようにはくみ取れなかったわけです。
『もしかしたら違うかもしれない』という気持ちを強くお持ちだろうと考えたのです。
それで#9のような回答になってしまいました。
日本語の表現って本当に難しいですね。(^^;)

3、
肝心のことに触れるのを忘れていたようです。
「ご希望に添えないですね。」の敬語表現とは言えませんが、
『でも、それは「久しぶりに会った友人と杯を酌み交わしながら語り合う」という場面には相応しくなく、友人との別離を詠う漢詩なので、ご希望に添うことは難しくなってしまうのですが。』
などであれば、かなり婉曲的な言い回しになると思います。
『【もし私が何らかの勘違いをしているのでなければ】ご希望に添うことは難しくなってしまうのですが(私の考えは以上です)』
といったようなニュアンスを込めることができるはずです。
 

#9です。ご返事ありがとうございました。

>「もしかして、あなたが王維のあの句のシチュエーションを間違えたのではないでしょうか」
1、
なるほど!
よくわかりました。
そういう意味でも十二分に使えますよね。気がつきませんでした。

質問者の方の記憶が曖昧なので、
『「友よ、杯を交わそう」というフレーズから推測すると、探している漢詩は多分間違いなく王維のものだと思うが、質問者はその内容を間違って記憶している。』と、お考えになったわけですね。
それをストレートに指摘するのは...続きを読む

Q「ご連絡いたします」は敬語として正しい?

連絡するのは、自分なのだから、「ご」を付けるのは
おかしいのではないか、と思うのですが。
「ご連絡いたします。」「ご報告します。」
ていうのは正しい敬語なのでしょうか?

Aベストアンサー

「お(ご)~する(いたす)」は、自分側の動作をへりくだる謙譲語です。
「ご連絡致します」も「ご報告致します」も、正しいです。

文法上は参考URLをご覧ください。

参考URL:http://www.nihongokyoshi.co.jp/manbou_data/a5524170.html

Q至急お願いします!!「代理でメールを送る場合の上司の書き方」

上司の代理でメールを送ることになりました。
その際は、上司の名前を呼び捨てにし、●●の代理で送らせていただきます。と記載していいのでしょうか。
CCに上司も入れるのですが、やはり肩書き「部長」などを付けるのは、間違いでしょうか。
自信が持てませんでしたので、質問させていただきました。
申し訳ありませんが、早速のアドバイスをお願いいたします。

Aベストアンサー

社外に送られるんですよね?
身内以外に送るのでしたら呼び捨てで大丈夫です。
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Q送付いたします。お送りします。どれが正しいですか?

仕事上での取引先に対する言葉(書類の文章)について質問します。
相手先に郵送書類やFAXを送る際に、内容を記した用紙を添えますが、そこに印刷しておく文章は
どのような言葉が正しいのでしょうか?
『次の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い・・・・・』
『次の書類をお送りしますので、ご査収のほどお願い・・・・・』
その他、良い表現やよく見かけるけど良くないと思うもの、などありましたら、教えてください。
『お送り』については、自分が送り主の場合はダメで、相手が送り主の場合の場面で『●●をお送りください』などと頼む場合の言葉なのでしょうか?

Aベストアンサー

『次の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い・・・』

送る行為は、相手にも関わる事なので、
「送付いたします」と、致しますと言っていても、
「ご」を付けなければ「送り付ける」という意味になります。
「ご」は相手に対する「謙譲語」です。

「ご送付します。」か「ご送付致します。」が正しいです。
「する」の謙譲語は「いたす」なので、「ご送付致します。」が
正しいのです。 二重敬語になるかもしれませんが、こちらの方が
丁寧です。

「お送り致します。」でもOKです。

・「ご」を必要としない場合は、「送付させて頂きます」になります。

例えば「ご連絡します」の「ご」も同様です。連絡するのは
自分の動作ですが、「連絡」を受ける相手に対する敬意を表すため、
謙譲の接頭語「ご」を付けます。

相手に頼む場合は「お送りください。」です。

http://mc2.civillink.net/biz/biz.html

http://allabout.co.jp/gm/gc/297603/

Q丁寧な言葉で「教えてください」を表現するには?

おはようございます。
こちらではいつもお世話になっております。

こちらを利用していていつも気になってしまうことがあるのですが、質問をするときはほとんど必ず「教えてください」という言葉が質問文に入りますよね。
この「教えてください」という言葉、個人的にはそのまま書くとあまり丁寧ではない響きに感じます。

●質問●
そこで質問なのですが、丁寧な言葉で「教えてください」と伝えるための表現にはどのようなものがあるでしょうか?

できれば↑のように「どのようなものがあるか」と問うことで教えてもらうというものではなくて、「教えてください」という言葉にそのまま換われる表現を知りたいです。
また、国語のカテゴリで質問しているのに恐縮ですが、文法的に間違っていたとしても一般的に違和感のない表現であれば構いません。

みなさんが普段使ってらっしゃる丁寧な表現をぜひ知りたいです。
よろしくお願いいたします。

※「ご教示願います」という言葉も見かけるのですが、目上の方には使いにくい響きがある気がしてしまいます。この言葉の言い換えや言葉尻を変えるだけで言いやすくなる…なども教えていただけると助かります。

おはようございます。
こちらではいつもお世話になっております。

こちらを利用していていつも気になってしまうことがあるのですが、質問をするときはほとんど必ず「教えてください」という言葉が質問文に入りますよね。
この「教えてください」という言葉、個人的にはそのまま書くとあまり丁寧ではない響きに感じます。

●質問●
そこで質問なのですが、丁寧な言葉で「教えてください」と伝えるための表現にはどのようなものがあるでしょうか?

できれば↑のように「どのようなものがあるか」と問うこと...続きを読む

Aベストアンサー

はじめまして。

「教えていただけますか?」

が一番です。
女性的な上品さを持ち、かつ簡潔で、ひらひらした装飾部分がなく、理知的なイメージを与えます。

やや、丁寧なヴァリエーションは
「教えていただけますでしょうか?」
があります。

ここまでが限度ですね。それ以上の敬語(丁寧語)の装飾を施しますと、妙に軽薄なオーラが漂います。

ちなみに「ご教示」という言葉は、漢語ですので、男性的な堅さを醸し出します。女性にはエレガントではありません。

また、「~ませんか」「~ないでしょうか」という否定語との複合語は、相手に「~してくれないということはありませんよね」という二重否定の婉曲表現になっていますから、遠まわしで、素直な感じがしません。ここは素直に「~くれますか」といった肯定形が、率直でストレートに伝わります。

要は好き好きですので、ご参考になさって下さい。

Q「ご質問があります」「ご回答いたします」 この「ご」はいるの?

先日、メールのやりとりの中で、「いくつかご質問があります。」という一文がありました。相手が、私に対して質問したいことがあるという状況です。
自分が質問したい場合に、そのことをさして「ご質問があります」は、なんだか違和感があるな、と思ったのですが正しい用法なのでしょうか?
また、そういったご質問に対して、「"ご"回答いたします。」と自分が回答することに対して「ご」をつけるのは正しいでしょうか?
仕事のメールでしばしば見かけるし、私も曖昧な使い方をしているかもしれないと思って、不安になってきました。まスマートな表現をお教えいただけましたら幸いです。

ちなみに私は下記のようにしています。
質問があるとき「下記の事項についてお教え下さいますでしょうか」「ご教示下さい」「質問があります」
回答するとき「ご質問頂きました件につき、下記の通り回答いたします」もしくは、質問事項(引用)に回答を付記する。

Aベストアンサー

こんにちは(^^
この件、昔上司と議論になったことがあります(汗。

基本的には、敬語はNo.2のkeydaimonが仰る通り、「尊敬」「謙譲」「丁寧」の3種類に分かれます。

では、この「ご」はどれに当たるかというと・・・この3種類、どの用法でも使われます。(Goo辞書「ご」で調べてもそうありますね)。

ですから、文法的には「ご回答いたします」はアリです。
たとえばNo.5のStella_Marisさんが出していただいた例「ご案内いたします」や、ビジネスの場だとよく出てくる「ご紹介いたします」などと用法的には全く一緒です。

でも、感覚的な問題で「ご質問致します」「ご回答致します」は敬語の使い方としておかしい!と思っている方も多いですから、seven_heavenさんの仰る通り、「ご質問いたします」と書いてくる相手には「ご回答いたします」、そうでない相手には「ご」無しが無難だと思います(^^。

私の場合、質問があるときには、seven_heavenの書かれている例の他、
「いくつかおうかがいしたい点がございます」
も使ったりします。
回答の場合は、(「ご回答」を避けるために)
「ご質問いただきました点につきましては、以下の通りですので、宜しくご確認お願いいたします」
と書いたりします。


ちなみに蛇足ですが「いたします」には「謙譲」「丁寧」の両方の意味がありますが、相手によっては「丁寧」の意味しか無いと思っている場合がありますね~。 これもあいまいなとこです(^^;

こんにちは(^^
この件、昔上司と議論になったことがあります(汗。

基本的には、敬語はNo.2のkeydaimonが仰る通り、「尊敬」「謙譲」「丁寧」の3種類に分かれます。

では、この「ご」はどれに当たるかというと・・・この3種類、どの用法でも使われます。(Goo辞書「ご」で調べてもそうありますね)。

ですから、文法的には「ご回答いたします」はアリです。
たとえばNo.5のStella_Marisさんが出していただいた例「ご案内いたします」や、ビジネスの場だとよく出てくる「ご紹介いたします」などと...続きを読む

Q「遠慮なくお問い合わせください」の言い回し、表現

会社である報告を取引先にFAXするのですが、
最後に「ご不明な点がありましたら、遠慮なくお問い合わせください。」
という意味のことを付け加えたいのですが、
何だか上記だと違和感があって(特に「遠慮なく」のところが)、よい言い回しが思いつかないのですが
うまい表現あったら教えてください。

Aベストアンサー

 「ご遠慮なく」でいいのではないでしょうか。

Q「急かしてすまない」を敬語にすると?

タイトルの通りなのですが、
「急かしてすまない」を敬語にするとどうなるでしょうか?

Aベストアンサー

こんにちは。8/20の英語のご質問以来ですね。

ご質問:
<「急かしてすまない」を敬語にするとどうなるでしょうか?>

「お急ぎ立てして申し訳ありません」
などもあります。

1.「すまない」はさらに丁寧な言い方だと
「申し訳ございません」
なども可能です。

2.「急がして」「急がせて」は、相手にある動作を「させる」という強制的な使役のニュアンスがあります。

3.この「使役」のニュアンスを、「立てる」がカバーすることがあります。
例:
「ご用立てして申し訳ありません」
=(常体)「用事を言い付けてすまない」

「お呼び立てして申し訳ありません」
=(常体)「呼びつけてすまない」

4.これらの「立てる」には、「物事や動作がはっきり表われるようにさせる」という、話し手の使役の意志が込められています。

従って「急ぎ立てる」=「話し手が相手を急がせる」という意味で使われています。

5.「お急ぎ立てして」「ご用立て」「お呼び立てして」の「お」「ご」などは、その動作を受ける相手に対する謙譲の接頭語となります。

以上ご参考までに。

こんにちは。8/20の英語のご質問以来ですね。

ご質問:
<「急かしてすまない」を敬語にするとどうなるでしょうか?>

「お急ぎ立てして申し訳ありません」
などもあります。

1.「すまない」はさらに丁寧な言い方だと
「申し訳ございません」
なども可能です。

2.「急がして」「急がせて」は、相手にある動作を「させる」という強制的な使役のニュアンスがあります。

3.この「使役」のニュアンスを、「立てる」がカバーすることがあります。
例:
「ご用立てして申し訳ありません」
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Qその日程で大丈夫!と取引先に返事したい

急いでます。宜しくお願いいたします。

取引先(お客様)からいただいた
打ち合わせ日時の案内メールに対して
「その日、その時間で大丈夫です。」と返事をしたいのですが
どうやって書いていいのかわからなくて困ってます。

不在の上司のかわりにメールをするので
ちゃんとした、失礼のない文面にしたいのですが・・・

どなたか教えてください。

Aベストアンサー

メール返信の形で、

ご連絡を誠に有難うございます。
下記承知いたしました。
それでは○月○日○時にお伺いさせて頂きます。

で良いのでは?

Q「お申し付けください」は間違っていますか。「言う」の尊敬語は「おっしゃ

「お申し付けください」は間違っていますか。「言う」の尊敬語は「おっしゃる」で謙譲語は「申す」であれば、お客さんなどに「ご希望があれば遠慮なくお申し付けください」という言い方は間違っているのでしょうか。

Aベストアンサー

多少複雑ですが、間違いではないようです。
↓を参考にしてみてください。

参考URL:http://ameblo.jp/comkeigo/entry-10097099260.html


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