弊社主催の協力団体を集めたパーティーを定期的に行っておりますが、
受付会場にて会費をその場で徴収し、領収証・名札を渡しております。
その作業を毎回5名ほどで行っているのですが、約200名の参加者が
定刻近くに集中して来られるため、どうしても渋滞してしまいます。
もっと効率よく作業したいと思い、経験ある方からさまざまな意見を
お聞きしたいと思います。よろしくお願い致します。
※会費は2人まで20,000円。1人追加毎に+10,000円。
場所はホテルの宴会場前の廊下部分(結婚式のような感じです。)
代金を当日払いするため、銀行振込方式は取れません。
作業は、お金を受け取り、領収証を渡すこと。そして、名札を
渡すことです。(名札は事前の参加申込みで作成済み)
イレギュラーケースで、名札だけ持っていき「後で別の者がお金を
持ってくるから」と言ってくる人が何社かあるので、名札がないイコール
支払済みとはならない。
よい方法ありましたら、ご教授願います。
No.1ベストアンサー
- 回答日時:
演劇を中心とした制作業務経験者です。
ノートパソコンは持ち込み出来ませんでしょうか。
パソコンがあれば名簿を入力しておいて「検索」で
社名からでも参加者名からでも検索できて、尚かつ
「入金の有無」「追加参加者の有無」もその場で記
入出来ると思うのですが。
この程度の作業でしたらwindows98クラスのものでも
問題なく出来ますから中古の安いノートを購入する
とか、その日だけレンタルでも構わないと思います。
事前にご招待する企業様がわかっているのですから、
名簿を50音順に整理し、5人で効率よく作業出来
るようわけておくのも手です。(あ-か行ではじま
るお客様はAさん担当のようにわけていく。担当の
立つ壁の後ろに同様の紙を貼る)分けにくい場合は
受付時に整理番号を振って、整理番号で振り分ける。
当日まで参加がわかりにくい企業様が多い場合は
このやりかたは使いにくいですが・・・
以上が事前に入金の有無がある無しに拘わらず受付
業務が全参加者に対して必要な場合の私なりのやり
方です。
なるほど!普段PCを使っているのに思い浮かびませんでした。
あ~か やっぱりスペースはある程度余裕を持った方が
よさそうですね。これならうまく行きそうです。
整理券の話はよく理解できなかったのですが、最初に整理券渡し係りがいて、「何番から何番までの方、こちらへ」といった感じでしょうか?
それで、収まってもらえるものなのでしょうか?
No.2
- 回答日時:
整理券の事につきまして補足致します。
参加表明を頂いた企業様に対して郵送(メールがある
ならメールでも良いです)で整理券を発送致します。
もし、発行する手間が二度手間となるようでしたら、
以下の手順で行います。
1.ご案内状を発行したときにご案内状の何処かに
分かりやすい形で整理番号を打ちます。
2.参加表明の締め切りをした後、不参加とわかった
企業様の番号を抜きます(参加企業様の抜き出し
でも構いません。簡単なほうで)
3.参加企業様、不参加が判明している企業様、不明
な企業様の名簿を作成します。
参加企業様の総数を4で(ここがコツ)割り、担
当を決めます。
4.5人目の担当は「不明、不参加、その他」となり
ます。
5.紙を5枚用意し、各担当の背に分かりやすく貼り
ます。5人目の人は比較的暇になりますので、仕
事がないときは誘導にあたります。
以上でいかがでしょうか。
おわかりにならない点がありましたらご質問ください。
なんとなく理解できました。
つまり「○○(株)ですが」「(株)○○ですが」というのではなくて、「1番ですが」「58番ですが」とするのですね。
3人以上いる場合は、2つの整理番号となり、その受付担当者を同一人物とするだけ注意すれば、今までよりかなり
効率的にできそうですね。
ありがとうございました。
おそらく現時点で他の方の意見がないということは、さらなる意見は期待性が薄いと思われますが、もうしばらく待ってみたいと思います。
ご理解お願いします。 2003/11/13 8:38
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