このような場合どのようなメールを送れば良いか？

大学の部活動が集まってコンサートを開くことになりました

今月の中旬に（11月11日月曜日～11月15日金曜日）
各部活の代表者の顔合わせをしたいと考えております

それで各代表者に都合の 良い日にち時間を聞いて集まれるように連絡をしたいのですが...

経験が無いのでどのようなメールを送ったら良いかわかりません


時間は大体の人は講義が終わる17時に集合にしようと考えています


回答よろしくお願いします(_ _)

No.1 回答者： onbase 回答日時： 2013/11/02 23:29

○○さま

（時候のあいさつ）
さて以前からご相談させていただいた「○○」の打ち合わせについて日程を調整したくご都合の良い日時をお知らせいただきますようお願いいたします。
なお誠に勝手ながら○月○日までにご回答を多だけますよう重ねてお願い申し上げます。

　○月○日
　　　　　　○○


でいいかと思いますが、２週間後の日程調整を今からメールでするのは遅すぎる気がします。