VBAベースのツールを設計する上で頻繁に参照する情報の記述方法(構造体、モジュール、範囲、定数?)

こんにちは

主にExcelとOutlookでVBAによる仕事効率化ツールを作ろうと思っています。
転職したばかりで、社内数名と社外数名の全部で10人強のチームを担当することになりました。

ツールを作っていく上で、ExcelやOutlookの各ツールでこれらの人材に関する情報を参照することが多くなると考えています。

例えば、社内サーバに置かれたエクセルに含まれる、仕事リストや議事録の内容などを社内メンバーのみに自動でメール送信したり、特定の種類のメールを受信すると、社外と社内の営業職のFTP領域に添付の資料をアップロードするなど、様々です。

さて、こうした人材情報をどこでどのように定義するかで迷っています。
あ、書き忘れましたがプログラミングは独学で、基礎的な部分の理解が怪しいです。

たとえば、VBAのユーザー定義型を使って
Type Resource
name as string
position as string
email as string
hasManagerPriv as Boolean
End Type

などのようにどこか1ヶ所に宣言して、各ツールで「役職が営業担当のみ」「社内メンバーのみ」「マネージャ権限を持つ人のみ」を判定して該当者をふるい分けられる仕組みができれば最高なのですが、どのように考えれば良いのか分からずに困っています。

・メンバー構成が変わるのは多くて四半期に一度くらい。変更のたびに手書きで書き換えても良い。
・メンテナンス性を考えて書き込む場所は1ヶ所で済ませたい。
・複数の人間がツールを使えるようにするために、各使用者のマクロにそれぞれ書くことになっても良い（つまり、メンバー構成が変わるとマクロ使用者全員の該当部分を書き換えることになっても良い、逆に社内サーバに情報を置いて一元管理すると、ネットワーク接続がないときに使えない）。
・社外の人はこのマクロを使わない。
・ExcelとOutlookの複数のモジュールで使いたい。

どこにどのように記述するのがスマートで、メンテナンス性が高いでしょうか?
お知恵とアドバイス、お願いできますでしょうか。

No.2 回答者： siffon9 回答日時： 2016/03/16 07:06

>こうした人材情報をどこでどのように定義するかで迷っています。

> たとえば、VBAのユーザー定義型を使って
　……
>などのようにどこか1ヶ所に宣言して、各ツールで「役職が営業担当のみ」「社内メンバーのみ」「マネージャ権限を持つ人のみ」を判定して該当者をふるい分けられる仕組みができれば最高なのですが、どのように考えれば良いのか分からずに困っています。


Excelを使用するのでしたら、普通にシート上に表としてまとめれば良いのではないでしょうか？
縦方向に氏名、横方向に役職やメールアドレス等グループ分けに必要な属性を記載する。
vbaでは、表の属性情報をみて必要なメアドなりを収集する様にする。

表へのアクセス制限を行いたい場合には、当該シート或いはファイルにパスワードを書ければ良いとと思います。

この回答へのお礼

有難うございます。
社内ネットワーク上にマスターを置いて、社内ネットワークに接続できないときのためにローカルにキャッシュ的なコピーを置いて、更新日時ベースで基本はローカルを参照させて、古ければサーバーからコピーするようにしたいと思います。

エクセルシートが確実ですね。

お礼日時：2016/03/17 07:31

No.1 回答者： hallo-2007 回答日時： 2016/03/14 13:39

内容を拝見するところ情報の共有という事でしょうか。

文書管理ソフト　Xythos　の導入とか
ではダメなのでしょうか。
・メンバー構成が変わるのは多くて四半期に一度くらい。変更のたびに手書きで書き換えても良い。
プログラム作成・変更にかかる時間、運用の時間を考えるとパフォーマンス良くないかと・・
＞仕事リストや議事録の内容などを
社内サーバにわかりやすいフォルダを構築して運用

＞各ツールで「役職が営業担当のみ」「社内メンバーのみ」「マネージャ権限を持つ人のみ」を判定して該当者
パスワード管理で運用
の方が良いと思います。

もちろん、社外からインターネットを使って閲覧するなどは
個人では手を出さない方が良いです。