仕事でミスをして、お客様にご迷惑をおかけしてしまいました。 書類の差替をお願いするために、お客様に正

仕事でミスをして、お客様にご迷惑をおかけしてしまいました。

書類の差替をお願いするために、お客様に正しい書類を渡すのですが、お客様は勤務中なので、受付の方に預かっていただきます。
その際のマナーとして、どうお伝えするのが正しいか添削していただきたいです。

以下、受付の方に伝える内容です。

「お忙しい中、大変恐縮ですが、お願いがありまして、参りました。
この書類を〇〇様に渡す必要があります。
〇〇様には連絡をしており、受付の方にお預けし、取りに来ていただく予定となっております。
受け取りに来ていただける間、この書類を預かっていただけないでしょうか？
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。」

と、私は考えました。
この文章でどこかおかしい所がないか、確認していただきたいのと、文書を預ける際に、謝罪の言葉を言伝したほうがいいのでしょうか？
謝罪は電話でしておりますし、謝罪文も書類と一緒に同封します。

また、受付の方にお預けするだけですが、上司と一緒に行くべきでしょうか？

ここで聞くべきではなく、上司に聞くべきだとは分かっているのですが、明日まで上司と連絡が取れないのが不安で不安で‥

ご回答よろしくお願いいたします。

No.1 回答者： yhr2 回答日時： 2023/08/15 00:25

「受付」の方は、業務として「取次」や「書類、荷物の預かり」をするのが常なので、そんな「依頼の口上」など必要ありません。

それよりも、届け先の相手の「所属、氏名」と、あなたの会社名・所属・氏名をきちんと明記することが最も大事です。書類が行方不明になったり、きちんと正しい相手に渡らなければ意味がないので。

何か言う必要があるとすれば
「○○株式会社△△部の＊＊と申します。
□□部の※※さんに、この書類をお渡しください。（不在の可能性もあるので、受付の方にお預けするよう言付かっております）
よろしくお願いします。
もし何かあればこちらにご連絡ください（と言って名刺を渡す）。」
といった感じでしょう。

＞また、受付の方にお預けするだけですが、上司と一緒に行くべきでしょうか？

直接面会して謝罪するならともかく、受付に預けるだけなら全く不要です。


質問内容から受ける印象として、そのような「書類に渡し方」で悩むよりも、もっと「よい仕事をする」方に頭を巡らした方がよいです。
そんな形式的で枝葉末節なことに注意が集中しているので、肝心な仕事の中身でミスをするのです。
「形、外見、見た目」ではなく「仕事の中身」で勝負してください。