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No.1
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既存システムの有無や経営層・末端社員の満足度、組織の規模等によって手順も留意点も異なってくると思います。
既に基幹系や情報系で、満足度の高い出来上がったシステムがあるのであれば、運用可能な仕掛けと、直感的に理解できる画面を作るだけで良いのではないでしょうか。(この辺の詳細は、技術的な面に入り込んでしまいます。)
しかし、既存システムが無かったり、満足度が低いシステムをもとに、担当者が努力して社内ポータルを作るとすると、雪○食品が、素晴らしい受付嬢を新たに採用するようなものだと思います。
まず、基幹系の整備や業務のフローを整えて、情報系の整備を終えてからポータルサイト作り、、、、で、どうしても社内の命令で作らなければいけないようであれば、なるべく作りこまずに、簡単なポータルを作ることが良いのではないかと思います。
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