飲み会の幹事がするべき？

ちょっとカテゴリー違いかもしれませんが…。

来年の新年会の飲み会で、幹事をする事になったのですが。
取り合えず、連絡先を知っている友人達にはお知らせと言う形でメールをしました。その際に「自分一人だけでは、連絡が行き届かない方が居ると思うので、転送などして頂けると助かる」と言うメールをしました。それで出席が可能な方は連絡して下さい。と言う事も付け加えました。
初めての試みで分らない事が多いですが、専門学校時代の毎年恒例の飲み会なので、それほど気を張って計画してるって程でもないのですが。
３日経った今、出欠の答えが一人しか連絡が来ないんです。まぁお知らせと言う形でメールをしたので、メールが無いのは仕方ないのかも知れないのですが。

伺いたいのは、幹事は連絡した人一人一人に、出欠の確認などを取った方が良いのでしょうか？僕個人的には、幹事はそこまでする必要は無いと思っているのですが、分らない事が多いのでアドバイスなどを頂けると助かります。
足りない所は随時補足しますので、回答をお待ちしています。宜しくお願いします。

No.1 回答者： yukkuri#2 回答日時： 2006/12/05 22:57

貴方一人が幹事ならば、出欠の確認はしないといけませんね。

出席者の人数がわからなければ、会場の手配もできませんし。

一人で手に余るのなら、集まりやすいお友達に手伝ってもらって
役割を分担するのも、いいと思います。

No.2 回答者： super-dog 回答日時： 2006/12/05 22:58

飲み会の位置づけによると思いますが。

。。
乗りがよく適当なお誘いでも連絡が行き届くなら、連絡をしなくても良いですが、連絡しないことによって集まりが悪く盛り下がるとかなしいです。

返事がないと場所の予約も取り辛い(人数など)ので、幹事の難易度は上がりますよ。

No.3 回答者： tyukon 回答日時： 2006/12/05 23:14

幹事であれば当然出欠の確認をした方がいいですよ。

僕も大学時代の忘年会の幹事を毎年していますが、「出欠のメールください。」という言葉がないとなかなか出欠のメールがきません。
放っておくと驚くほど欠席者が増えてしまいますよ。

以前、出欠のメールが来なくて放っておいて、「２，３日前くらいに○月○日○時にどこどこに集合」ってメールをしたら、「あれ、○日だったっけ？忘れてた。用事があって行けないや、ごめん」、という返事がいくつか来ました。

それを教訓に必ず出欠の返信をしてもらうようにしました。欠席者がかなり減りましたよ。
なので、メールで「この前お知らせした新年会の出欠確認をしたいのでメールください。」と送ってみてはいかがでしょうか。

No.4 回答者： seconds 回答日時： 2006/12/05 23:26

出欠の確認は幹事がするべきです。

そうでないと自分が困りませんか？

No.5 ベストアンサー 回答者： franztips 回答日時： 2006/12/05 23:27

私も何度か飲み会などの感じをしたことがありますが…。

「出欠の返信メールを○日までに送ってほしい」と送っても返事をしない人は必ずいます。
幹事側からすると○日って言ってるけど、分かり次第早めに連絡が欲しいところですが、参加者からすると「自分ひとりくらい」みたいな気持ちが少なからずあると思うんですよね。
あとで送ろうと思ってそのまま忘れていた…とか。
悲しいけれど、だいたいそんな感じです。
こればっかりは仲がの良さうんぬんってことじゃないと思います。

＞それで出席が可能な方は連絡して下さい。
ではなく、「○日までに出席か欠席か連絡して下さい。未定の人も連絡ください。」のほうが良いと思います。
ぎりぎりまで分からないって人って結構いるんですよね。
あと△日以降はキャンセル料がかかるってことも一応入れておいたほうがいいかもしれないです。
あんまりやるとうざったがられるのかもしれないですけど＾－＾；
どこまで詳しく書くのかって難しいですよね。

あと、幹事さんはひとりひとりのアドレスを把握して、出欠も自分で確認できるほうが安心だと思います。
ドタキャンでのキャンセル料もバカになりませんし…。

乱文ですみません！
幹事は結構大変ですが、がんばってくださいね！

No.6 回答者： soratobi_cat_d7 回答日時： 2006/12/06 02:16

会社やサークルの飲み会幹事をよくしてました。

お店の予約が必要な飲み会であれば
連絡先は全員把握して返事は何日までに。。としたほうがいいです。

それまでに返事が来ない場合は、来るか来ないかでは困るので。。
「参加締め切りました。返事がなかったので
今回は欠席扱いにさせていただきます。」
と決めちゃうといいかな～と思います。

自分自身でも締め切りをつくって
２週間前までに全員の意思確認、１０日前までにお店の予約、
１週間前までに全員に集合や時間などの連絡。。など
カレンダーを見ながらやっていくといいと思います。

後は。。当日キャンセルはキャンセル料もらいます、と書いておくとか
割り勘時に１万円札しか持ってこない人もいるので
おつり用に千円札や１００円玉は多めにくずして持って行く。。など
どこまでやるかは幹事によって違うと思いますが
幹事によって、参加する人は楽だったり困ったりするので。。

めんどくさいとは思いますが、がんばってください☆

この回答へのお礼

まとめのお礼で申し訳ないです。

皆様の意見、とても参考になりました！初めての事で分らない事も多く、ここで質問し何とかこぎつける事が出来そうです。

本当に助かりました。良い新年会になる様に頑張りたいと思います。
本当にありがとうございました！！

お礼日時：2006/12/17 01:25