ビジネスメールでの返信の仕方

こんにちは。
私は4月から社会人になります。
内定先の企業とメールでやり取りすることがあるのですが、
メールの「返信」を、どこまで続けて良いのかわからず困っています。

友達同士のメールでは、話題が自然に途切れたら自分から返信を止めたりします。
しかし、ビジネスの場では、メールの返信は原則としてしなければいけないのでしょうか。
どのような場合で、メールを返信するのを止めればよいのかわかりません。
丁寧に返信するに越したことはないと思うのですが、相手方も忙しいでしょうし、いちいちメールチェックをするのは大変だから返信しないほうが良いのかなと思ったりもします。

それと、返信はなるべく早めにしたほうが良いのですよね？
返信したいと思っていてもやむを得ず返信できなかった時、
あまり長く時間が経ってから返信するのはかえって失礼にあたるのでしょうか…。

困っています。

No.1 回答者： minmin7979 回答日時： 2007/02/14 11:45

ビジネスメールは基本的に用件が伝わったかどうか、

両方が確認したのかが解ればよいと思います。

たとえば、会社側からの用事があった場合のやりとりをあげると、

（１）会社
　　↓　用件
（２）相談者さん
　　↓　用件についての回答（返信）
（３）会社
　　↓　了解（返信）
　　相談者さんが確認して終了

通常は（３）の段階で終わりでいいと思いますが、手短に返信を入れても大丈夫だと思います。

ですので、（３）に対して貴方が返信をしたい場合、
内容を手短に終わらせれば、相手からの返信は来ないと思います。


返信する時間については、メールの用件にもよりますが
「やむを得ず出せない状況」なら、無理をしてまで返事を出すことはないと思います。
翌日、先方担当者が出社してメールチェックしたときに返答が来ているくらいで、間に合うと思います。

普通、急ぎなら電話を使うなり「何時までに返答ください」とメールに入れます。（それに緊急連絡に、メールだけを頼って仕事をする人はあまりいないと思います）

メールのウェイトは、会社によってまちまちです。
しょっちゅうチェックをするのが原則な会社もあれば、メールを送ったので見てくださいという電話が来て初めてチェックするというケースもあるくらいです。

くれぐれも内容、相手によりますので、この回答は参考意見として読んでくださいね。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
重ね重ね質問なのですが、
上の、(2)自分の質問→(3)会社からの回答　のときは、
「了解しました」という旨を返信したほうが良いのでしょうか？
最近そのようなことがあったのですが、もう先方のメールから一週間近く経ってしまって…いまさら返信するのは遅いですよね…。
社会人になるまでに勉強しておかないと…；；

お礼日時：2007/02/14 14:52

No.2 ベストアンサー 回答者： minmin7979 回答日時： 2007/02/14 16:02

>(2)自分の質問→(3)会社からの回答　のときは、

>「了解しました」という旨を返信したほうが良いのでしょうか？

はい。
この場合は、これからお世話になる立場であるし、こちらの用件に回答してもらっているので、了承した旨と御礼を含め一報入れたほうがいいです。

一週間経ってしまったので、
「返信が遅くなって大変申し訳ありませんでした」と付け加えておくといいと思います。

＞相手方も忙しいでしょうし、いちいちメールチェックをするのは大変だから返信しないほうが良いのかなと思ったりもします。

メールチェックは普通にすることですし、
肝心なのは双方に情報が伝わって、同じように理解しているかということです。

社会人になってからは、いろいろ学ぶことの多い日々だと思いますが、
疑問はその場で放置せず、アクションを起こすことが大事です。
頑張ってくださいね。

この回答へのお礼

そうなんですね！では早速返信が遅れた旨を含め連絡しようと思います。
どうもありがとうございました！

お礼日時：2007/02/14 17:21