『ボヘミアン・ラプソディ』はなぜ人々を魅了したのか >>

仕事柄、会社にかかってくる電話によく出るのですが、
社員が不在の場合に、先方から「では、○○さんにメールをお送りしますので、ご確認下さいとお伝えください」とよく言われます。

これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか?
折り返し希望ならわかりますが、うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、みんなメールはちゃんと確認する事は取引をしている人達ならわかるはずなのに、このような伝言をよく頼まれるのが不思議です。

何故、折り返しやメール返信の依頼ではなく、中途半端な形で伝言を頼むのでしょうか。
下っ端なので、電話には出なくてはいけないのですが、業務もそれなりに抱えているので、この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。
放置してはいけないでしょうか?

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A 回答 (14件中1~10件)

「(メールは届かない事があるから)メールが届いていなかったら連絡ください」って言葉が裏にはあるのですよ。

メールが届いていれば返答は不要って事でしょ。

あとは、貧乏性なのかな。電話した以上、なんらかのコミュニケーションの跡を残しておきたいっていう自己満足とか。
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この回答へのお礼

>貧乏性なのかな。電話した以上、なんらかのコミュニケーションの跡を残しておきたいっていう自己満足とか。

これがすごく納得できる感じがします。
回答ありがとうございます。

お礼日時:2011/09/21 11:07

あなたの会社ではそうなんでしょうけど、世間には理解しがたい会社や社員もままありまして、PCを支給されアドレスも支給されていながら、1日1度のメールチェックさえしないという輩はごろごろいます。


私の実体験ですが、業務連絡で一斉送信したことがありますが、一ヵ月以降経過してに開封確認メールが送られてきたのが30通ありました(当社の社員で会社アドレス保有者は150人程度です)。最長23ヶ月経過して送られてきたメールもありました。そんなもんです。
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この回答へのお礼

そこまでいくと本人の業務態度の問題ですね・・・
回答ありがとうございます。

お礼日時:2011/09/22 18:58

放置するべきではない、と思います。



おそらく、メールの内容について話したくて、電話してこられたのだと思います。
担当の方が不在であるなら、メールはもちろん見ているはずがない。
席に戻って、伝言メモが置いてあるなら、早めにメールを見てもらえるでしょう。

また、メールを見たら、担当の方から返信するなり、電話するなり、するべき内容なのかもしれません。
それなら、わざわざ「メールを見てから電話下さいと伝えて下さい」と言わなくても、その担当の方には伝わりますから…。


質問者様の会社では、多忙を極めた人はいない、とのことですが、
だからと言って、勤務時間中ずっと、新着メールをすぐ確認するとは限りませんよね?
だから電話してこられるのではないでしょうか。
うちの会社では、全員、毎日数十通のメールがくるので、大抵、自分のタイミング(一日数回)で、まとめて読みます。受信時間順に読んでいくので、急ぎのメールなら、先に読んで欲しいので、電話をかけてこられますし、私もそうします。

ところで「電話があったとお伝えください」という伝言ですが、大事なお客様なら、その伝言でもコールバックすることが多いです。お得意先の方も、いつもそう伝えたら掛けてくれるから、と思って、そう仰っているのかもしれませんし、本当にどちらでもいいのかもしれませんが、そう伝えただけで、コールバックがある会社と、ない会社では、差が出ると思いませんか?
私なら、コールバックしてきてくれる会社と取引したいです。


ちなみに、質問の内容とは外れますが、多忙を極めていない先輩たちと、伝言を頼むのも億劫に感じるあなたの間に、仕事量で差があるように感じますが、それは上司に相談して、仕事量を調整してもらう訳にはいかないのでしょうか?
もしくは、電話は全員がすぐとるよう徹底してもらうとか、伝言メモを書くのがタイムロスなら、社内LAN環境下で使えるPC上の伝言メモの導入を検討してもらうとか…。まぁ、この伝言メモも、読まずに放置されては意味がないんですが^^;
生産効率を上げる為には、誰か一人だけが忙しいのはダメだと思います。
そういう相談を出来る環境ではないんでしょうか…。
うちの会社では、ムダだと思う仕事があれば、上司に相談し、やめるか、改善策を話し合いますよ。
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この回答へのお礼

メールに関しては、他の回答でも何回も書いてしまったので割愛します。
コールバックについて私の段階で、「折り返しでなくてよろしいですか?」と聞きますが大半はいいです。と言われてしまいます。
私だけ忙しい訳ではないのでなんとも言い出しにくいですが、電話の事に限らず効率を上げるのは大事ですね。
回答ありがとうございます。

お礼日時:2011/09/21 16:05

ご質問の件ですが、私はごく普通のことだと思います。



そもそも、メールやFAX、郵便などは、口頭での連絡に比べて不確実な部分のある方法です。
誤送や遅延の可能性はありますし、また正しく本人に届いたとしても
いつ内容を確認するかはその人次第であり、相手から何らかの連絡があるまでは、
伝えたいことが伝わったかどうかが分かりません。
そのため、到着の確認や、場合によっては内容の確認を促す必要があります。

従って、メールやFAX、郵便などを送付した後には(前でも構いませんが)
「○○を送った(送る)ので、ご確認下さい」と口頭(一般には電話)で伝えるのが本来の形であり
「メールを送りました」というのは、大切な連絡の一つだと思います。

ただ、伝言の処理が負担になるというお話ですが、伝言処理以外の業務に支障がでるということなら
何か対策が必要ですね。

質問者さんの職場の状況が分からないのですが、以下の様な方法は如何ですか?

 1.各取引先と「メール送信の連絡については、双方の負担を下げるためにやめましょう」と取決めをしてもらう。
 2.既に使われているかもしれませんが。。。
   下記の様な伝言メモ(フォーマット)を用意しておき、少しでも負担を少なくする。


   ***伝言メモ***

   _____さんへ            受付:___


   _____の_____様より

   __月__日 __時__分頃 お電話がありました。

   伝言内容

    □ 折り返しお電話下さい。
    □ またお電話します。
    □ (メール・FAX・郵便)を送りましたので、ご確認下さい。
    □ 電話があった事をお伝えください。
    □ その他

   詳細

    __________________________

    __________________________

    __________________________

    __________________________



 ※私の会社では、このようなフォーマットです。



以上、ご参考まで
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この回答へのお礼

メールに関しては、他の回答でも何回も書いてしまったので割愛しますが、フォーマットを作るのはいい案ですね。
印刷が手間ではありますが。
回答ありがとうございます。

お礼日時:2011/09/21 15:40

電話対応を行った際は「またかけ直します」でも「では結構です」でも受けた日時・相手名・内容・伝言の有無・受け者名を記載し宛先の方へメモを渡すというのが常識だと思い仕事をしてきました。



その中の一環として「メールを送るので確認してほしいと依頼あり」とするものだとして来ています。

これらを日時記載のあるメモと合わせて複数届いているメールの中から電話の件はこれだと探しやすくもなり効率も良くなると思っています。

電話は大切な業務の一つと考えています。一般職の時も役職の時もそれは変わらず行ってきました。他の人から見ればどうでもいいような伝言でも当事者間ではとても大切な内容である場合もあります。これは他者からはわからない部分となります。

業務内容に関係のない私語が多い取引先からの電話は無駄としていいし、それは上司や担当者に相談をするべきことになると思いますが、伝言を無駄と思っては欲しくないですね、自分の部下でしたら。
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この回答へのお礼

では結構ですなら不要と私は思います。
常識なんて人それぞれな部分も大いにあるでしょうね。

伝言自体は無駄だと思っていませんよ。
折りかえしや返信希望ならもちろん大事な伝言です。
しかし、他の回答にもあったように「せっかく電話したし」とか曖昧な理由で、曖昧な対応(返電まで必要なレベルではない)を人の手間をかけてまで頼む必要ないと思います。
回答ありがとうございます。

お礼日時:2011/09/21 14:15

追記させていただきます。



最近のパソコン事情などから考えると、プロバイダなどによるメールサーバーの設定やセキュリティ、祖メール受信者のメールソフトやセキュリティなどから、メールのタイトル・送信者アドレス・受信者アドレス・メール内容などにより、メールが削除されることも、別な受信フォルダに区分されたりと、行方不明のメールが発生することも多いと思います。

私自身、役員兼事務として、確認の電話をいただけると丁寧な仕事だと感じます。

メールソフトをそれなりに理解されている人であれば、開封通知の要求をつけたメールを送ることで、相手に届き開封されたことがわかるようにする場合などもあります。そのような機能などを使っている人であれば、電話をするのを待つかもしれませんね。開封通知が思っている以上に遅れているような時に連絡すればよいのですからね。

メールのマナーなども人それぞれの部分がありますから、仕事として割り切りましょう。
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この回答へのお礼

他の方への回答と重複してしまうのですが、メールのシステムについてはわかります。
折り返しではなく、確認下さいって一方的で曖昧に感じるので、人の手間をかけてまで必要あるのかなと。
丁寧に感じる方もいるんですね。
追記ありがとうございます。

お礼日時:2011/09/21 13:19

最近は携帯メールのイメージがあるので


メールはすぐ見るということかもしれませんが
ビジネスの世界では
メールで送る文書に関しては何時でもいいという内容という
認識の人が多いのでそうではないという意味で
一応連絡するのではないでしょうか。
また、不着や間違いで未送信などもあると思いますので
FAXでもその様な確認連絡はありますよね。
送ったつもりでも
着いていないとか、間違って他のところに送られると
業務が大きく遅れたり、対応されていなかったりというようなことが
納期や締め切り直前に発覚してもどうにもならない場面もあるので
送信当日に注意喚起するのだと思います。
私も、
送った当人にはメールを送りましたが見てもらえたかと連絡は必ず入れます。
その連絡で初めて開く人も結構いるので。
貴方に伝えるのは電話した本人も再度電話する事を忘れる場合もあるので
その予防ではないでしょうか。
折角電話をしたのに何も伝えずに電話を切るのももったいないでしょう。
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この回答へのお礼

>折角電話をしたのに何も伝えずに電話を切るのももったいないでしょう。

本当そのとおりだと思います。
そのなんとなくの感覚で一日に何回も伝言書いてぐるぐるさせられてるんでしょうね。本当ムダに思います。

お礼日時:2011/09/21 13:27

ごもっともです!!!



「ご丁寧にありがとうございます。しかしながら弊社は電子メールを日常的に利用しておりますので、伝言は不要でございます」と伝えてはいかがですか?

年配の方に多いのですが、もうすぐ退職されますからやがてなくなることでしょう。
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この回答へのお礼

本当そう言ってやりたいです。

早くそういう世代が少なくなってほしいですね。
回答ありがとうございます。

お礼日時:2011/09/21 13:22

こんちくは。



>>これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか?

ある。

メールが本当に届いたか。なんて確証持てますか?
例えばあなたが取引先のAさんに、メールで注文書を送って、「よし。仕事終わり~♪」とか喜んで帰ったとします。
実際の、納入予定日に「あれ?来ないんだけど。。。」とAさんに電話したとしましょう。

Aさん「え?注文書?いただいていませんよ?」



平気であります。

それが、
Aさんの職務怠慢の可能性も当然あります。
あなたが、送ったと思ったのに、実は送れていなかった可能性もあります。(間違えて、「草稿」保存で終わってたとか
さらに、インターネットが普及して便利な世の中にはなりましたが、未だ、「行方不明」になるメールがあるということもあります。
(確実に送信ボタンを押したんだけど。。。メールサーバの方でなぜかどっかに迷い込んで届かなかった~とか。

まぁ、郵便でもありえないことはないですけどね。仕分け作業ミスってありえない地方に。とか。

なので、重要であればあるほど、「メール送ったので(送るので)確認しておいてください」と伝えておく事はアリです。
それで確認してみて来てなければ「来て無いですよ?」と再度連絡すればいいだけですし。


>>うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、

先方は、あなたの会社のためだけに仕事しているわけでは無いですからね。。。
どこの会社にも、同じ方法を取って、確実な仕事をしてるだけじゃねーかなと。


>>この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。

重要な仕事です。

上の例でいくと、

AさんがBさんに注文書を送って、その旨をあなたに電話で伝言したとして、あなたが「タイムロスだし、伝えなくていいや」
と放置した場合に、もしもBさんにメールが届いていなかったら。。。Bさんは、「メールが送られてくるはず」という事を
知ることが出来ません。

大体の場合、何かメールで重要なことが来たら、BさんがAさんに「了解しました」的に返答するとは思うので、Aさんの方も、なかなか返事が来ないので「ん~?」とは思うかもしれませんが。。。
あなたに伝言頼んであるという安心感があるので、「Bさんから連絡来ない。。。」と思い立つのが、遅くはなるでしょうね。

逆に、あなたが伝えてさえいれば、Bさんは「あれ?来ないんだけど」と、即連絡が出来ます。
総合的に考えると、あなたの5分前後のタイムロスは、数時間。。。数日をカバーするタイムロスやもしれません。


伝える事も重要なお仕事ですよ。
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この回答へのお礼

ご丁寧な回答ありがとうございます。
メールの未着、送り間違い等はよくある話しなので、わかります。
なんで折り返しじゃなくて、確認してくださいなのかが納得できないんですよね。
そんな曖昧に済むレベルなら伝言までわざわざ頼む必要有るのかなと。

>伝える事も重要なお仕事ですよ。
それはそうですね。

お礼日時:2011/09/21 11:23

No.5間違えた。



×メール送った→届いてるか確認メール→返信来る
○メール送った→届いてるか確認電話→返信来る

こりゃまた失礼。
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この回答へのお礼

はい。

お礼日時:2011/09/21 14:23

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よろしくお願いいたします。

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お世話になっております。
○○より以下のメールを送信するようにとのことですので
(指示がございましたので)、メール文をそのまま貼りつけて
送らせていただきます。
===========================
(何か線など引いて原文貼り付け)
 ・・・・・・
 ・・・・・・
===========================
以上、よろしくお願い致します。

自分の署名


とこんな感じですかね。

Q他人に依頼する時の ”~~して欲しい。” の敬語は?

仕事で外注さんなどに見積もりを取ったり、
○○について教えて欲しい事があり、
その旨を文章にしFAXすることがあります。
その時に何か不自然に思う敬語を使っているなと感じますが、
どう書くのが正しいのかわからず質問します。

先程も言いましたが、
「教えて欲しい」の敬語がわからず困っています。

例えば、
~~について値段や納期を”教えて欲しい。”
~~の見積もりを取って欲しい。
~~して欲しい。
~~見積もりを取って欲しい。

などです。
”いただきたい”と使うのもいいかもしれませんが、
最近この”いただきたい”を多用したり、間違った使い方をしてるの見かけたり、または無意識に自分自身が間違って使っていることもあるかもしれませんし、
何より、”いただきたい”よりもっとふさわしい言葉があるのではないかと思い、質問しました。

こういう、自分の希望などで”~~して欲しい”というときの敬語はなんと言えばいいのでしょうか。

検索エンジンで調べてみましたが、出てきませんでした。
ビジネスマナーの本に例文として出ているかもしれませんが、
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仕事で外注さんなどに見積もりを取ったり、
○○について教えて欲しい事があり、
その旨を文章にしFAXすることがあります。
その時に何か不自然に思う敬語を使っているなと感じますが、
どう書くのが正しいのかわからず質問します。

先程も言いましたが、
「教えて欲しい」の敬語がわからず困っています。

例えば、
~~について値段や納期を”教えて欲しい。”
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~~見積もりを取って欲しい。

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外注に対してですよね?
それならば自分がお客ですから、敬語も丁寧語も不要で、依頼書にすれば良いと思います。しかし、そうは言っても、相手は他人ですから、それを気遣う程度の丁寧語にすれば良いですよ。

また、「見積もりを取ってください。」は文法的におかしいですね。
貴方の会社をA社、外注をB社とすると、A社の貴方が、B社の誰かにC社からの見積もりを取り寄せて欲しい。という意味になりますね。
貴方がB社に対して見積もりを書かせるなら、「取ってください」は無いですね。そう言われると、B社はどこから取れば良いのでしょう?

↓こんな感じでかまいませんよ。

         見積もり依頼書

下記条件で見積もりをお願いします。

            記

品名     :○○○○○○○
数量     :10セット
希望納期   :2009年5月20日
納入場所   :弊社内指定場所
支払条件   :従来通り弊社規定に基づき、3ヵ月手形
見積書有効期限:発行日から1ヵ月間

他の文章については、以下のように考えます。
~~について値段や納期を”教えて欲しい。”
 → ~~に関する価格と納期を回答願います。

~~の見積もりを取って欲しい。
 → ~~の見積もりをお願いします。

~~して欲しい。
 → ~~していただきたい。

外注に対してですよね?
それならば自分がお客ですから、敬語も丁寧語も不要で、依頼書にすれば良いと思います。しかし、そうは言っても、相手は他人ですから、それを気遣う程度の丁寧語にすれば良いですよ。

また、「見積もりを取ってください。」は文法的におかしいですね。
貴方の会社をA社、外注をB社とすると、A社の貴方が、B社の誰かにC社からの見積もりを取り寄せて欲しい。という意味になりますね。
貴方がB社に対して見積もりを書かせるなら、「取ってください」は無いですね。そう言われると、B社...続きを読む

Q「急かしてすまない」を敬語にすると?

タイトルの通りなのですが、
「急かしてすまない」を敬語にするとどうなるでしょうか?

Aベストアンサー

こんにちは。8/20の英語のご質問以来ですね。

ご質問:
<「急かしてすまない」を敬語にするとどうなるでしょうか?>

「お急ぎ立てして申し訳ありません」
などもあります。

1.「すまない」はさらに丁寧な言い方だと
「申し訳ございません」
なども可能です。

2.「急がして」「急がせて」は、相手にある動作を「させる」という強制的な使役のニュアンスがあります。

3.この「使役」のニュアンスを、「立てる」がカバーすることがあります。
例:
「ご用立てして申し訳ありません」
=(常体)「用事を言い付けてすまない」

「お呼び立てして申し訳ありません」
=(常体)「呼びつけてすまない」

4.これらの「立てる」には、「物事や動作がはっきり表われるようにさせる」という、話し手の使役の意志が込められています。

従って「急ぎ立てる」=「話し手が相手を急がせる」という意味で使われています。

5.「お急ぎ立てして」「ご用立て」「お呼び立てして」の「お」「ご」などは、その動作を受ける相手に対する謙譲の接頭語となります。

以上ご参考までに。

こんにちは。8/20の英語のご質問以来ですね。

ご質問:
<「急かしてすまない」を敬語にするとどうなるでしょうか?>

「お急ぎ立てして申し訳ありません」
などもあります。

1.「すまない」はさらに丁寧な言い方だと
「申し訳ございません」
なども可能です。

2.「急がして」「急がせて」は、相手にある動作を「させる」という強制的な使役のニュアンスがあります。

3.この「使役」のニュアンスを、「立てる」がカバーすることがあります。
例:
「ご用立てして申し訳ありません」
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Qとの(という)ことでした、との(という)ことです

 日本語を勉強中の中国人です。「~とのことでした」「~とのことです」、「~ということでした」、「~ということです」の違いをどなたか教えていただけませんか。混乱中です。

 また、質問文に不自然な表現がありましたら、それも教えていただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

「とのこと」とは、自分が他の人から聞いたことをさらに別の人に伝える時に使います。
よくあるケースは、電話の伝言メモですね。
例えば、
田中さんへ
佐藤様からtelあり。
急用が出来たので、本日の打ち合わせは欠席するとのことです

この場合、佐藤様からの伝言を聞いたのは過去になりますが、「とのこと」には過去のニュアンスが含まれるので、最後は「です」となります。
「とのことでした」を使う場合は、「でした」のあとに接続詞を付けて、話を聞いた、その後の出来事などを記述する場合に使います。
例えば、
(1)佐藤さんから電話があり、急用が出来たので、本日の打ち合わせは欠席するとのことでしたが、結果的には30分遅れで出席されました。
とか、
(2)佐藤さんから電話があり、急用が出来たので、本日の打ち合わせは欠席するとのことでしたので、会議は中止しました。

(1)の場合、時系列で佐藤さんの電話、30分遅れで会議の出席、今の順です。
(2)の場合、時系列で佐藤さんの電話、会議中止、今の順です。

「ということ」を上の「とのこと」に入れかえても、意味は通じます。
でも、他の人から聞いた話を別の人に伝える場合、「とのこと」の方がより適切です。
「ということ」という言葉は、「とこのと」と同じ意味以外に、説明の時に使う言葉ですね。
例えば
「ドコモとソフトバンクの料金を比べた場合、トータルではソフトバンクの方が安いということです」とか。
ということの場合、後ろに来る「です」と「でした」の違いは、時制の違い、つまりですは現在形、でしたは過去形を表すと考えてよいと思います。

この説明でわかりました?

「とのこと」とは、自分が他の人から聞いたことをさらに別の人に伝える時に使います。
よくあるケースは、電話の伝言メモですね。
例えば、
田中さんへ
佐藤様からtelあり。
急用が出来たので、本日の打ち合わせは欠席するとのことです

この場合、佐藤様からの伝言を聞いたのは過去になりますが、「とのこと」には過去のニュアンスが含まれるので、最後は「です」となります。
「とのことでした」を使う場合は、「でした」のあとに接続詞を付けて、話を聞いた、その後の出来事などを記述する場合に使います。
...続きを読む

Q「急で申し訳ない」というお詫びで失礼のない文章の書き方は?

こんにちは。

現在、自社の行事で他社の方に応援(要は手伝いです)を依頼する文章を書いているのですが、その行事が実は今週末です。
当然「急で申し訳ない」という文章を付け加えないといけないと思っているのですが、その文章がうまく思いつきません・・・(>_<)

前任者の残している依頼文には文末に「ご多用中誠に恐縮ですが、ご協力の方よろしくお願い致します」とあるのですが、これとうまくつながるように「急で申し訳ない」という文意の文章をうまく付け加えるにはどう書いたらよいでしょうか?

教えてくださいm(__)m

Aベストアンサー

・文中に入れる
「ご多用中(急な御願いで)誠に恐縮ですが、ご協力の方よろしくお願い致します」

・文の後
尚、ご連絡が遅くなって大変申し訳ございません。


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