メールをお送りしましたという伝言

仕事柄、会社にかかってくる電話によく出るのですが、
社員が不在の場合に、先方から「では、○○さんにメールをお送りしますので、ご確認下さいとお伝えください」とよく言われます。

これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか？
折り返し希望ならわかりますが、うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、みんなメールはちゃんと確認する事は取引をしている人達ならわかるはずなのに、このような伝言をよく頼まれるのが不思議です。

何故、折り返しやメール返信の依頼ではなく、中途半端な形で伝言を頼むのでしょうか。
下っ端なので、電話には出なくてはいけないのですが、業務もそれなりに抱えているので、この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。
放置してはいけないでしょうか？

No.5 回答者： ho_orz 回答日時： 2011/09/21 10:56

NO.2だが。

何をカリカリしてんのか知らんが、重要なメールだから電話したんだろ。
で、不在だから「メール送ったから見るように伝えてね」って事を伝言頼んでんだろうに。

返信がこなかったら追って電話するなりとか言うが、
　メール送った→返信待つ→返信来ないから電話→返信来る
より
　メール送った→届いてるか確認メール→返信来る
って方が時間掛からんじゃないか。
それに電話した時に送信相手の状況が分かるから、メールの返信貰えるまでどれくらいの時間が掛かるかおおよその見当をつけられる
（出張とかなら今日中は無理かな・・・みたいな）

中途半端とか言う前に想像力磨こうぜ。

この回答へのお礼

そちらこそ否定されてカリカリされているようですが、私は残念ながらまったくしてません。

とりあえず下らない口論になるのも避けたいし、そういう考え方の人がいるのはわかりました。
2回も回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 11:06

No.4 回答者： ben0514 回答日時： 2011/09/21 10:49

人それぞれのマナーやビジネス慣習、あとは急ぎや重要性などを考えての電話でしょう。

メールが届かないことによる損害を防止するために、メールを送った事実を伝えることも必要ですね。
それが重要性や緊急性などがあればなおさらです。
これらを判断するのは、メールを送った方の判断であり、あなたが判断するものではないと思います。

メールのサーバーの事故やメンテナンスなどがあれば、受信に時間がかかってしまうこともあるでしょう。メールの不達などの際に再送信やアドレスの確認、ＦＡＸなどの他の連絡方法での対応のために電話をすることもありますね。

メールや電話はビジネスの道具です。おろそかにしてはいけないと思います。しかしその対応のために仕事が遅れるなどという影響があるのであれば、そのような連絡が必要な職種の従業員全員に電話を支給し、お客様との対応などを直接出来るような仕組みを構築したり、対応のための人員を用意するなどを考えてもらうしかないでしょうね。

この回答へのお礼

重要性や緊急性なら折り返しで頼むべきと思いますが、慣習は大きいですね。

＞仕組みを構築したり、対応のための人員を用意するなどを考えてもらう
できたら一番いいですね。

回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 11:12

No.3 回答者： tea-toki 回答日時： 2011/09/21 10:43

相手がいれば電話で用件が済ませますが、

相手がいないのであれば、メールで要件を伝えますね。

ということではないですか？

電話で伝言ゲームをして、伝え間違いがあっても困るし、
折り返し電話をもらっても自分も席にいないかもしれないので、
じゃあ、メールで要件を伝えることにするよという趣旨です。

あなたに伝言する趣旨は、メールしますということを言わないと、
電話を頂いた人が、電話の理由は何かな?メールの件かな？違うのかな？
と考えてしまうと困るからということではないですか？

この回答へのお礼

折り返しはいらなくてメールで伝えても構わない内容で、メールにするなら、「さきほどお電話させて頂きましたが、」でメール文をはじめればすみますよね。
人に手間をかける事に対してあまり認識がないという事なのでしょうか・・・

お礼日時：2011/09/21 10:56

No.2 回答者： ho_orz 回答日時： 2011/09/21 10:35

だってメールが回線の不具合で届いてなかったら困るじゃないか。

A「メールでお願いした件ですが」
B「届いてないよ？知らないよ！」
A「ええ！？つまり全く何にも話が通じてないって事か！？」

ってなるじゃん。

この回答へのお礼

そこまで重要なら折り返しなり返信希望なり、返信がこなかったら追って電話するなりもっと確実な手法をとればいいのにって思います。
人に手間かけてる割には中途半端な対処ですね。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2011/09/21 10:45