メールをお送りしましたという伝言

仕事柄、会社にかかってくる電話によく出るのですが、
社員が不在の場合に、先方から「では、○○さんにメールをお送りしますので、ご確認下さいとお伝えください」とよく言われます。

これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか？
折り返し希望ならわかりますが、うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、みんなメールはちゃんと確認する事は取引をしている人達ならわかるはずなのに、このような伝言をよく頼まれるのが不思議です。

何故、折り返しやメール返信の依頼ではなく、中途半端な形で伝言を頼むのでしょうか。
下っ端なので、電話には出なくてはいけないのですが、業務もそれなりに抱えているので、この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。
放置してはいけないでしょうか？

No.11 回答者： yumi0215 回答日時： 2011/09/21 13:53

電話対応を行った際は「またかけ直します」でも「では結構です」でも受けた日時・相手名・内容・伝言の有無・受け者名を記載し宛先の方へメモを渡すというのが常識だと思い仕事をしてきました。

その中の一環として「メールを送るので確認してほしいと依頼あり」とするものだとして来ています。

これらを日時記載のあるメモと合わせて複数届いているメールの中から電話の件はこれだと探しやすくもなり効率も良くなると思っています。

電話は大切な業務の一つと考えています。一般職の時も役職の時もそれは変わらず行ってきました。他の人から見ればどうでもいいような伝言でも当事者間ではとても大切な内容である場合もあります。これは他者からはわからない部分となります。

業務内容に関係のない私語が多い取引先からの電話は無駄としていいし、それは上司や担当者に相談をするべきことになると思いますが、伝言を無駄と思っては欲しくないですね、自分の部下でしたら。

この回答へのお礼

では結構ですなら不要と私は思います。
常識なんて人それぞれな部分も大いにあるでしょうね。

伝言自体は無駄だと思っていませんよ。
折りかえしや返信希望ならもちろん大事な伝言です。
しかし、他の回答にもあったように「せっかく電話したし」とか曖昧な理由で、曖昧な対応（返電まで必要なレベルではない）を人の手間をかけてまで頼む必要ないと思います。
回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 14:15

No.12 回答者： blue_rumble 回答日時： 2011/09/21 14:39

ご質問の件ですが、私はごく普通のことだと思います。

そもそも、メールやFAX、郵便などは、口頭での連絡に比べて不確実な部分のある方法です。
誤送や遅延の可能性はありますし、また正しく本人に届いたとしても
いつ内容を確認するかはその人次第であり、相手から何らかの連絡があるまでは、
伝えたいことが伝わったかどうかが分かりません。
そのため、到着の確認や、場合によっては内容の確認を促す必要があります。

従って、メールやFAX、郵便などを送付した後には（前でも構いませんが）
「○○を送った（送る）ので、ご確認下さい」と口頭（一般には電話）で伝えるのが本来の形であり
「メールを送りました」というのは、大切な連絡の一つだと思います。

ただ、伝言の処理が負担になるというお話ですが、伝言処理以外の業務に支障がでるということなら
何か対策が必要ですね。

質問者さんの職場の状況が分からないのですが、以下の様な方法は如何ですか？

　１．各取引先と「メール送信の連絡については、双方の負担を下げるためにやめましょう」と取決めをしてもらう。
　２．既に使われているかもしれませんが。。。
　　　下記の様な伝言メモ（フォーマット）を用意しておき、少しでも負担を少なくする。


　　　＊＊＊伝言メモ＊＊＊

　　　＿＿＿＿＿さんへ　　　　　　　　　　　　受付：＿＿＿


　　　＿＿＿＿＿の＿＿＿＿＿様より

　　　＿＿月＿＿日　＿＿時＿＿分頃　お電話がありました。

　　　伝言内容

　　　　□　折り返しお電話下さい。
　　　　□　またお電話します。
　　　　□　（メール・FAX・郵便）を送りましたので、ご確認下さい。
　　　　□　電話があった事をお伝えください。
　　　　□　その他

　　　詳細

　　　　＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

　　　　＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

　　　　＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

　　　　＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿



　※私の会社では、このようなフォーマットです。



以上、ご参考まで

この回答へのお礼

メールに関しては、他の回答でも何回も書いてしまったので割愛しますが、フォーマットを作るのはいい案ですね。
印刷が手間ではありますが。
回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 15:40

No.13 回答者： cat-cat14 回答日時： 2011/09/21 15:54

放置するべきではない、と思います。

おそらく、メールの内容について話したくて、電話してこられたのだと思います。
担当の方が不在であるなら、メールはもちろん見ているはずがない。
席に戻って、伝言メモが置いてあるなら、早めにメールを見てもらえるでしょう。

また、メールを見たら、担当の方から返信するなり、電話するなり、するべき内容なのかもしれません。
それなら、わざわざ「メールを見てから電話下さいと伝えて下さい」と言わなくても、その担当の方には伝わりますから…。


質問者様の会社では、多忙を極めた人はいない、とのことですが、
だからと言って、勤務時間中ずっと、新着メールをすぐ確認するとは限りませんよね？
だから電話してこられるのではないでしょうか。
うちの会社では、全員、毎日数十通のメールがくるので、大抵、自分のタイミング（一日数回）で、まとめて読みます。受信時間順に読んでいくので、急ぎのメールなら、先に読んで欲しいので、電話をかけてこられますし、私もそうします。

ところで「電話があったとお伝えください」という伝言ですが、大事なお客様なら、その伝言でもコールバックすることが多いです。お得意先の方も、いつもそう伝えたら掛けてくれるから、と思って、そう仰っているのかもしれませんし、本当にどちらでもいいのかもしれませんが、そう伝えただけで、コールバックがある会社と、ない会社では、差が出ると思いませんか？
私なら、コールバックしてきてくれる会社と取引したいです。


ちなみに、質問の内容とは外れますが、多忙を極めていない先輩たちと、伝言を頼むのも億劫に感じるあなたの間に、仕事量で差があるように感じますが、それは上司に相談して、仕事量を調整してもらう訳にはいかないのでしょうか？
もしくは、電話は全員がすぐとるよう徹底してもらうとか、伝言メモを書くのがタイムロスなら、社内LAN環境下で使えるPC上の伝言メモの導入を検討してもらうとか…。まぁ、この伝言メモも、読まずに放置されては意味がないんですが＾＾；
生産効率を上げる為には、誰か一人だけが忙しいのはダメだと思います。
そういう相談を出来る環境ではないんでしょうか…。
うちの会社では、ムダだと思う仕事があれば、上司に相談し、やめるか、改善策を話し合いますよ。

この回答へのお礼

メールに関しては、他の回答でも何回も書いてしまったので割愛します。
コールバックについて私の段階で、「折り返しでなくてよろしいですか？」と聞きますが大半はいいです。と言われてしまいます。
私だけ忙しい訳ではないのでなんとも言い出しにくいですが、電話の事に限らず効率を上げるのは大事ですね。
回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 16:05

No.14 回答者： shiroya 回答日時： 2011/09/22 10:51

あなたの会社ではそうなんでしょうけど、世間には理解しがたい会社や社員もままありまして、PCを支給されアドレスも支給されていながら、1日1度のメールチェックさえしないという輩はごろごろいます。

私の実体験ですが、業務連絡で一斉送信したことがありますが、一ヵ月以降経過してに開封確認メールが送られてきたのが30通ありました（当社の社員で会社アドレス保有者は150人程度です）。最長23ヶ月経過して送られてきたメールもありました。そんなもんです。

この回答へのお礼

そこまでいくと本人の業務態度の問題ですね・・・
回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/22 18:58