ビジネス上でのやり取りで、

メール送信後に「メールを送ったのでご確認下さい」という電話での連絡は

必要なのでしょうか?

電話連絡している方、していない方、理由を教えてください。

A 回答 (4件)

状況によるかと。



急ぎで添付ファイルを送付するなど、確実を期す必要があるのなら、電話連絡も入れる方が良いですし。
作業途中の経過報告を多数に同時送信などなら、必要ないでしょうし。
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電話では詳細な内容を的確に伝えられない場合にはメールを使います。


相手に微妙な気持ちを伝える時や緊急性のあるときは、電話ですぐに返事が聞けるのが宜しいでしょう。

その内容に関しての返答・確認を要求する場合とかは、当然電話を入れます。
広告的通信内容・全社的定例的な報告などは、その時点が来れば相手からコンタクトするので、必要ありません。

従って(相手が見てくれないと自分が困る時)は電話する。
こちらからの返答を相手が要求していた場合、何時返事をしたか気に留めているかもしれないので、特に客先の場合電話する。=留守電でも構わない。
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この点は難しいところがあります。


 それはネット環境の急速な変化によるところが大きく、かつてメールが一日ぐらい遅延して、しかも届かないことも多い場合がありました。それがだんだんと早くなり、メールというのは簡易手段だった時代から通信の主力となっている時代になっています。
 さて、ここで難しいといった理由ですが、正式な連絡はメールは使わないという風習の会社もあるみたいで、以前取引先からメールでの連絡は失礼だと指摘を受けたという書き込み見ました。(すいません、とメールで謝ってさらに真っ青)
 反対にメールが進みすぎると今度は毎日何百通もメールが届き見落としということもあります。しかし、この場合でも通信の主力がメールになっており、電話連絡は迷惑なだけです。
 現在はメールというのは一般的には通信手段として認められており、多くの場合は電話連絡が余分と感じる人が多いのではないでしょうか?

私の場合はccや単純な連絡以外は返信しています。これはメールだけだと読んだかどうかわからず基本的に発信者の責任になるため、上記のような電話をもらうのを避けるためです。
 まだメールを出す前でしたら何らかの返信が必要な要件にして、(たとえばいくつか返信が必要なように内容をしたり、無理な場合は確認の連絡くださいと添える)返信を待つ、ない場合に電話連絡するとかそのような方法があると思います。
 ただし、まだ会社や部署によってメールの作法は一般化しておらず、一般論とは別に相手先の考え方にあわす必要があるでしょう。
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通常のネット環境を保有なさっていらっしゃる会社間ではメールか電話かどちらかだけというのは常識だし、普通ではダブルで連絡するのもされるのも手間ばかりかかって効率悪いです。



例外ですが、うちの主人の会社(零細ですが)は県の入札の必要から「お飾り」でネットに繋ぎ、HPを持っているので、メールは使用できます。
しかし、ほとんど使用しません。
たまに、自宅にメールで外部から資料が送られてくる事があり、必要があればプリントアウトしてFAXする場合もありますが、そのままメールを転送する場合、誰も見ない可能性があるので、メールの前後に必ず電話し、メールを開いて誰に渡すかの指示をしています。

また、期日中に返事が欲しいのに返事が遅い場合などは電話で催促する事になるでしょう。

このように、ネット環境があっても興味が無い、人手不足で手が回らないような場合はメールの旨電話する事もあるでしょう。
が、電話ですむ内容ならあえてメールは不要かと…。
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