メールをお送りしましたという伝言

Question

仕事柄、会社にかかってくる電話によく出るのですが、
社員が不在の場合に、先方から「では、○○さんにメールをお送りしますので、ご確認下さいとお伝えください」とよく言われます。

これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか？
折り返し希望ならわかりますが、うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、みんなメールはちゃんと確認する事は取引をしている人達ならわかるはずなのに、このような伝言をよく頼まれるのが不思議です。

何故、折り返しやメール返信の依頼ではなく、中途半端な形で伝言を頼むのでしょうか。
下っ端なので、電話には出なくてはいけないのですが、業務もそれなりに抱えているので、この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。
放置してはいけないでしょうか？

shiroya · Answer

あなたの会社ではそうなんでしょうけど、世間には理解しがたい会社や社員もままありまして、PCを支給されアドレスも支給されていながら、1日1度のメールチェックさえしないという輩はごろごろいます。
私の実体験ですが、業務連絡で一斉送信したことがありますが、一ヵ月以降経過してに開封確認メールが送られてきたのが30通ありました（当社の社員で会社アドレス保有者は150人程度です）。最長23ヶ月経過して送られてきたメールもありました。そんなもんです。

cat-cat14 · Answer

放置するべきではない、と思います。

おそらく、メールの内容について話したくて、電話してこられたのだと思います。
担当の方が不在であるなら、メールはもちろん見ているはずがない。
席に戻って、伝言メモが置いてあるなら、早めにメールを見てもらえるでしょう。

また、メールを見たら、担当の方から返信するなり、電話するなり、するべき内容なのかもしれません。
それなら、わざわざ「メールを見てから電話下さいと伝えて下さい」と言わなくても、その担当の方には伝わりますから…。

質問者様の会社では、多忙を極めた人はいない、とのことですが、
だからと言って、勤務時間中ずっと、新着メールをすぐ確認するとは限りませんよね？
だから電話してこられるのではないでしょうか。
うちの会社では、全員、毎日数十通のメールがくるので、大抵、自分のタイミング（一日数回）で、まとめて読みます。受信時間順に読んでいくので、急ぎのメールなら、先に読んで欲しいので、電話をかけてこられますし、私もそうします。

ところで「電話があったとお伝えください」という伝言ですが、大事なお客様なら、その伝言でもコールバックすることが多いです。お得意先の方も、いつもそう伝えたら掛けてくれるから、と思って、そう仰っているのかもしれませんし、本当にどちらでもいいのかもしれませんが、そう伝えただけで、コールバックがある会社と、ない会社では、差が出ると思いませんか？
私なら、コールバックしてきてくれる会社と取引したいです。

ちなみに、質問の内容とは外れますが、多忙を極めていない先輩たちと、伝言を頼むのも億劫に感じるあなたの間に、仕事量で差があるように感じますが、それは上司に相談して、仕事量を調整してもらう訳にはいかないのでしょうか？
もしくは、電話は全員がすぐとるよう徹底してもらうとか、伝言メモを書くのがタイムロスなら、社内LAN環境下で使えるPC上の伝言メモの導入を検討してもらうとか…。まぁ、この伝言メモも、読まずに放置されては意味がないんですが＾＾；
生産効率を上げる為には、誰か一人だけが忙しいのはダメだと思います。
そういう相談を出来る環境ではないんでしょうか…。
うちの会社では、ムダだと思う仕事があれば、上司に相談し、やめるか、改善策を話し合いますよ。

blue_rumble · Answer

ご質問の件ですが、私はごく普通のことだと思います。

そもそも、メールやFAX、郵便などは、口頭での連絡に比べて不確実な部分のある方法です。
誤送や遅延の可能性はありますし、また正しく本人に届いたとしても
いつ内容を確認するかはその人次第であり、相手から何らかの連絡があるまでは、
伝えたいことが伝わったかどうかが分かりません。
そのため、到着の確認や、場合によっては内容の確認を促す必要があります。

従って、メールやFAX、郵便などを送付した後には（前でも構いませんが）
「○○を送った（送る）ので、ご確認下さい」と口頭（一般には電話）で伝えるのが本来の形であり
「メールを送りました」というのは、大切な連絡の一つだと思います。

ただ、伝言の処理が負担になるというお話ですが、伝言処理以外の業務に支障がでるということなら
何か対策が必要ですね。

質問者さんの職場の状況が分からないのですが、以下の様な方法は如何ですか？

１．各取引先と「メール送信の連絡については、双方の負担を下げるためにやめましょう」と取決めをしてもらう。
　２．既に使われているかもしれませんが。。。
　　　下記の様な伝言メモ（フォーマット）を用意しておき、少しでも負担を少なくする。

＊＊＊伝言メモ＊＊＊

＿＿＿＿＿さんへ　　　　　　　　　　　　受付：＿＿＿

＿＿＿＿＿の＿＿＿＿＿様より

＿＿月＿＿日　＿＿時＿＿分頃　お電話がありました。

伝言内容

□　折り返しお電話下さい。
　　　　□　またお電話します。
　　　　□　（メール・FAX・郵便）を送りましたので、ご確認下さい。
　　　　□　電話があった事をお伝えください。
　　　　□　その他

詳細

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

※私の会社では、このようなフォーマットです。

以上、ご参考まで

yumi0215 · Answer

電話対応を行った際は「またかけ直します」でも「では結構です」でも受けた日時・相手名・内容・伝言の有無・受け者名を記載し宛先の方へメモを渡すというのが常識だと思い仕事をしてきました。

その中の一環として「メールを送るので確認してほしいと依頼あり」とするものだとして来ています。

これらを日時記載のあるメモと合わせて複数届いているメールの中から電話の件はこれだと探しやすくもなり効率も良くなると思っています。

電話は大切な業務の一つと考えています。一般職の時も役職の時もそれは変わらず行ってきました。他の人から見ればどうでもいいような伝言でも当事者間ではとても大切な内容である場合もあります。これは他者からはわからない部分となります。

業務内容に関係のない私語が多い取引先からの電話は無駄としていいし、それは上司や担当者に相談をするべきことになると思いますが、伝言を無駄と思っては欲しくないですね、自分の部下でしたら。

ben0514 · Answer

追記させていただきます。

最近のパソコン事情などから考えると、プロバイダなどによるメールサーバーの設定やセキュリティ、祖メール受信者のメールソフトやセキュリティなどから、メールのタイトル・送信者アドレス・受信者アドレス・メール内容などにより、メールが削除されることも、別な受信フォルダに区分されたりと、行方不明のメールが発生することも多いと思います。

私自身、役員兼事務として、確認の電話をいただけると丁寧な仕事だと感じます。

メールソフトをそれなりに理解されている人であれば、開封通知の要求をつけたメールを送ることで、相手に届き開封されたことがわかるようにする場合などもあります。そのような機能などを使っている人であれば、電話をするのを待つかもしれませんね。開封通知が思っている以上に遅れているような時に連絡すればよいのですからね。

メールのマナーなども人それぞれの部分がありますから、仕事として割り切りましょう。

saltmax · Answer

最近は携帯メールのイメージがあるので
メールはすぐ見るということかもしれませんが
ビジネスの世界では
メールで送る文書に関しては何時でもいいという内容という
認識の人が多いのでそうではないという意味で
一応連絡するのではないでしょうか。
また、不着や間違いで未送信などもあると思いますので
FAXでもその様な確認連絡はありますよね。
送ったつもりでも
着いていないとか、間違って他のところに送られると
業務が大きく遅れたり、対応されていなかったりというようなことが
納期や締め切り直前に発覚してもどうにもならない場面もあるので
送信当日に注意喚起するのだと思います。
私も、
送った当人にはメールを送りましたが見てもらえたかと連絡は必ず入れます。
その連絡で初めて開く人も結構いるので。
貴方に伝えるのは電話した本人も再度電話する事を忘れる場合もあるので
その予防ではないでしょうか。
折角電話をしたのに何も伝えずに電話を切るのももったいないでしょう。

mick2856 · Answer

ごもっともです!!!

「ご丁寧にありがとうございます。しかしながら弊社は電子メールを日常的に利用しておりますので、伝言は不要でございます」と伝えてはいかがですか?

年配の方に多いのですが、もうすぐ退職されますからやがてなくなることでしょう。

STICKY2006 · Answer

こんちくは。

>>これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか？

ある。

メールが本当に届いたか。なんて確証持てますか？
例えばあなたが取引先のＡさんに、メールで注文書を送って、「よし。仕事終わり～♪」とか喜んで帰ったとします。
実際の、納入予定日に「あれ？来ないんだけど。。。」とＡさんに電話したとしましょう。

Ａさん「え？注文書？いただいていませんよ？」

平気であります。

それが、
Ａさんの職務怠慢の可能性も当然あります。
あなたが、送ったと思ったのに、実は送れていなかった可能性もあります。（間違えて、「草稿」保存で終わってたとか
さらに、インターネットが普及して便利な世の中にはなりましたが、未だ、「行方不明」になるメールがあるということもあります。
（確実に送信ボタンを押したんだけど。。。メールサーバの方でなぜかどっかに迷い込んで届かなかった～とか。

まぁ、郵便でもありえないことはないですけどね。仕分け作業ミスってありえない地方に。とか。

なので、重要であればあるほど、「メール送ったので（送るので）確認しておいてください」と伝えておく事はアリです。
それで確認してみて来てなければ「来て無いですよ？」と再度連絡すればいいだけですし。

>>うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、

先方は、あなたの会社のためだけに仕事しているわけでは無いですからね。。。
どこの会社にも、同じ方法を取って、確実な仕事をしてるだけじゃねーかなと。

>>この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。

重要な仕事です。

上の例でいくと、

ＡさんがＢさんに注文書を送って、その旨をあなたに電話で伝言したとして、あなたが「タイムロスだし、伝えなくていいや」
と放置した場合に、もしもＢさんにメールが届いていなかったら。。。Ｂさんは、「メールが送られてくるはず」という事を
知ることが出来ません。

大体の場合、何かメールで重要なことが来たら、ＢさんがＡさんに「了解しました」的に返答するとは思うので、Ａさんの方も、なかなか返事が来ないので「ん～？」とは思うかもしれませんが。。。
あなたに伝言頼んであるという安心感があるので、「Ｂさんから連絡来ない。。。」と思い立つのが、遅くはなるでしょうね。

逆に、あなたが伝えてさえいれば、Ｂさんは「あれ？来ないんだけど」と、即連絡が出来ます。
総合的に考えると、あなたの５分前後のタイムロスは、数時間。。。数日をカバーするタイムロスやもしれません。

伝える事も重要なお仕事ですよ。

ho_orz · Answer

No.5間違えた。

×メール送った→届いてるか確認メール→返信来る
○メール送った→届いてるか確認電話→返信来る

こりゃまた失礼。

ho_orz · Answer

NO.2だが。

何をカリカリしてんのか知らんが、重要なメールだから電話したんだろ。
で、不在だから「メール送ったから見るように伝えてね」って事を伝言頼んでんだろうに。

返信がこなかったら追って電話するなりとか言うが、
　メール送った→返信待つ→返信来ないから電話→返信来る
より
　メール送った→届いてるか確認メール→返信来る
って方が時間掛からんじゃないか。
それに電話した時に送信相手の状況が分かるから、メールの返信貰えるまでどれくらいの時間が掛かるかおおよその見当をつけられる
（出張とかなら今日中は無理かな・・・みたいな）

中途半端とか言う前に想像力磨こうぜ。

メールをお送りしましたという伝言

あなたの会社ではそうなんでしょうけど、世間には理解しがたい会社や社員もままありまして、PCを支給されアドレスも支給されていながら、1日1度のメールチェックさえしないという輩はごろごろいます。

放置するべきではない、と思います。

ご質問の件ですが、私はごく普通のことだと思います。

電話対応を行った際は「またかけ直します」でも「では結構です」でも受けた日時・相手名・内容・伝言の有無・受け者名を記載し宛先の方へメモを渡すというのが常識だと思い仕事をしてきました。

追記させていただきます。

最近は携帯メールのイメージがあるので

ごもっともです!!!

こんちくは。

No.5間違えた。

NO.2だが。

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