メールをお送りしましたという伝言

仕事柄、会社にかかってくる電話によく出るのですが、
社員が不在の場合に、先方から「では、○○さんにメールをお送りしますので、ご確認下さいとお伝えください」とよく言われます。

これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか？
折り返し希望ならわかりますが、うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、みんなメールはちゃんと確認する事は取引をしている人達ならわかるはずなのに、このような伝言をよく頼まれるのが不思議です。

何故、折り返しやメール返信の依頼ではなく、中途半端な形で伝言を頼むのでしょうか。
下っ端なので、電話には出なくてはいけないのですが、業務もそれなりに抱えているので、この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。
放置してはいけないでしょうか？

No.1 ベストアンサー 回答者： ok-kaneto 回答日時： 2011/09/21 10:35

「(メールは届かない事があるから)メールが届いていなかったら連絡ください」って言葉が裏にはあるのですよ。

メールが届いていれば返答は不要って事でしょ。

あとは、貧乏性なのかな。電話した以上、なんらかのコミュニケーションの跡を残しておきたいっていう自己満足とか。

この回答へのお礼

＞貧乏性なのかな。電話した以上、なんらかのコミュニケーションの跡を残しておきたいっていう自己満足とか。

これがすごく納得できる感じがします。
回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 11:07

No.2 回答者： ho_orz 回答日時： 2011/09/21 10:35

だってメールが回線の不具合で届いてなかったら困るじゃないか。

A「メールでお願いした件ですが」
B「届いてないよ？知らないよ！」
A「ええ！？つまり全く何にも話が通じてないって事か！？」

ってなるじゃん。

この回答へのお礼

そこまで重要なら折り返しなり返信希望なり、返信がこなかったら追って電話するなりもっと確実な手法をとればいいのにって思います。
人に手間かけてる割には中途半端な対処ですね。
回答ありがとうございました。

お礼日時：2011/09/21 10:45

No.3 回答者： tea-toki 回答日時： 2011/09/21 10:43

相手がいれば電話で用件が済ませますが、

相手がいないのであれば、メールで要件を伝えますね。

ということではないですか？

電話で伝言ゲームをして、伝え間違いがあっても困るし、
折り返し電話をもらっても自分も席にいないかもしれないので、
じゃあ、メールで要件を伝えることにするよという趣旨です。

あなたに伝言する趣旨は、メールしますということを言わないと、
電話を頂いた人が、電話の理由は何かな?メールの件かな？違うのかな？
と考えてしまうと困るからということではないですか？

この回答へのお礼

折り返しはいらなくてメールで伝えても構わない内容で、メールにするなら、「さきほどお電話させて頂きましたが、」でメール文をはじめればすみますよね。
人に手間をかける事に対してあまり認識がないという事なのでしょうか・・・

お礼日時：2011/09/21 10:56

No.4 回答者： ben0514 回答日時： 2011/09/21 10:49

人それぞれのマナーやビジネス慣習、あとは急ぎや重要性などを考えての電話でしょう。

メールが届かないことによる損害を防止するために、メールを送った事実を伝えることも必要ですね。
それが重要性や緊急性などがあればなおさらです。
これらを判断するのは、メールを送った方の判断であり、あなたが判断するものではないと思います。

メールのサーバーの事故やメンテナンスなどがあれば、受信に時間がかかってしまうこともあるでしょう。メールの不達などの際に再送信やアドレスの確認、ＦＡＸなどの他の連絡方法での対応のために電話をすることもありますね。

メールや電話はビジネスの道具です。おろそかにしてはいけないと思います。しかしその対応のために仕事が遅れるなどという影響があるのであれば、そのような連絡が必要な職種の従業員全員に電話を支給し、お客様との対応などを直接出来るような仕組みを構築したり、対応のための人員を用意するなどを考えてもらうしかないでしょうね。

この回答へのお礼

重要性や緊急性なら折り返しで頼むべきと思いますが、慣習は大きいですね。

＞仕組みを構築したり、対応のための人員を用意するなどを考えてもらう
できたら一番いいですね。

回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 11:12

No.5 回答者： ho_orz 回答日時： 2011/09/21 10:56

NO.2だが。

何をカリカリしてんのか知らんが、重要なメールだから電話したんだろ。
で、不在だから「メール送ったから見るように伝えてね」って事を伝言頼んでんだろうに。

返信がこなかったら追って電話するなりとか言うが、
　メール送った→返信待つ→返信来ないから電話→返信来る
より
　メール送った→届いてるか確認メール→返信来る
って方が時間掛からんじゃないか。
それに電話した時に送信相手の状況が分かるから、メールの返信貰えるまでどれくらいの時間が掛かるかおおよその見当をつけられる
（出張とかなら今日中は無理かな・・・みたいな）

中途半端とか言う前に想像力磨こうぜ。

この回答へのお礼

そちらこそ否定されてカリカリされているようですが、私は残念ながらまったくしてません。

とりあえず下らない口論になるのも避けたいし、そういう考え方の人がいるのはわかりました。
2回も回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 11:06

No.6 回答者： ho_orz 回答日時： 2011/09/21 10:58

No.5間違えた。

×メール送った→届いてるか確認メール→返信来る
○メール送った→届いてるか確認電話→返信来る

こりゃまた失礼。

この回答へのお礼

はい。

お礼日時：2011/09/21 14:23

No.7 回答者： STICKY2006 回答日時： 2011/09/21 11:01

こんちくは。

>>これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか？

ある。

メールが本当に届いたか。なんて確証持てますか？
例えばあなたが取引先のＡさんに、メールで注文書を送って、「よし。仕事終わり～♪」とか喜んで帰ったとします。
実際の、納入予定日に「あれ？来ないんだけど。。。」とＡさんに電話したとしましょう。

Ａさん「え？注文書？いただいていませんよ？」



平気であります。

それが、
Ａさんの職務怠慢の可能性も当然あります。
あなたが、送ったと思ったのに、実は送れていなかった可能性もあります。（間違えて、「草稿」保存で終わってたとか
さらに、インターネットが普及して便利な世の中にはなりましたが、未だ、「行方不明」になるメールがあるということもあります。
（確実に送信ボタンを押したんだけど。。。メールサーバの方でなぜかどっかに迷い込んで届かなかった～とか。

まぁ、郵便でもありえないことはないですけどね。仕分け作業ミスってありえない地方に。とか。

なので、重要であればあるほど、「メール送ったので（送るので）確認しておいてください」と伝えておく事はアリです。
それで確認してみて来てなければ「来て無いですよ？」と再度連絡すればいいだけですし。


>>うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、

先方は、あなたの会社のためだけに仕事しているわけでは無いですからね。。。
どこの会社にも、同じ方法を取って、確実な仕事をしてるだけじゃねーかなと。


>>この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。

重要な仕事です。

上の例でいくと、

ＡさんがＢさんに注文書を送って、その旨をあなたに電話で伝言したとして、あなたが「タイムロスだし、伝えなくていいや」
と放置した場合に、もしもＢさんにメールが届いていなかったら。。。Ｂさんは、「メールが送られてくるはず」という事を
知ることが出来ません。

大体の場合、何かメールで重要なことが来たら、ＢさんがＡさんに「了解しました」的に返答するとは思うので、Ａさんの方も、なかなか返事が来ないので「ん～？」とは思うかもしれませんが。。。
あなたに伝言頼んであるという安心感があるので、「Ｂさんから連絡来ない。。。」と思い立つのが、遅くはなるでしょうね。

逆に、あなたが伝えてさえいれば、Ｂさんは「あれ？来ないんだけど」と、即連絡が出来ます。
総合的に考えると、あなたの５分前後のタイムロスは、数時間。。。数日をカバーするタイムロスやもしれません。


伝える事も重要なお仕事ですよ。

この回答へのお礼

ご丁寧な回答ありがとうございます。
メールの未着、送り間違い等はよくある話しなので、わかります。
なんで折り返しじゃなくて、確認してくださいなのかが納得できないんですよね。
そんな曖昧に済むレベルなら伝言までわざわざ頼む必要有るのかなと。

＞伝える事も重要なお仕事ですよ。
それはそうですね。

お礼日時：2011/09/21 11:23

No.8 回答者： mick2856 回答日時： 2011/09/21 11:13

ごもっともです!!!

「ご丁寧にありがとうございます。しかしながら弊社は電子メールを日常的に利用しておりますので、伝言は不要でございます」と伝えてはいかがですか?

年配の方に多いのですが、もうすぐ退職されますからやがてなくなることでしょう。

この回答へのお礼

本当そう言ってやりたいです。

早くそういう世代が少なくなってほしいですね。
回答ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 13:22

No.9 回答者： saltmax 回答日時： 2011/09/21 11:43

最近は携帯メールのイメージがあるので

メールはすぐ見るということかもしれませんが
ビジネスの世界では
メールで送る文書に関しては何時でもいいという内容という
認識の人が多いのでそうではないという意味で
一応連絡するのではないでしょうか。
また、不着や間違いで未送信などもあると思いますので
FAXでもその様な確認連絡はありますよね。
送ったつもりでも
着いていないとか、間違って他のところに送られると
業務が大きく遅れたり、対応されていなかったりというようなことが
納期や締め切り直前に発覚してもどうにもならない場面もあるので
送信当日に注意喚起するのだと思います。
私も、
送った当人にはメールを送りましたが見てもらえたかと連絡は必ず入れます。
その連絡で初めて開く人も結構いるので。
貴方に伝えるのは電話した本人も再度電話する事を忘れる場合もあるので
その予防ではないでしょうか。
折角電話をしたのに何も伝えずに電話を切るのももったいないでしょう。

この回答へのお礼

＞折角電話をしたのに何も伝えずに電話を切るのももったいないでしょう。

本当そのとおりだと思います。
そのなんとなくの感覚で一日に何回も伝言書いてぐるぐるさせられてるんでしょうね。本当ムダに思います。

お礼日時：2011/09/21 13:27

No.10 回答者： ben0514 回答日時： 2011/09/21 13:13

追記させていただきます。

最近のパソコン事情などから考えると、プロバイダなどによるメールサーバーの設定やセキュリティ、祖メール受信者のメールソフトやセキュリティなどから、メールのタイトル・送信者アドレス・受信者アドレス・メール内容などにより、メールが削除されることも、別な受信フォルダに区分されたりと、行方不明のメールが発生することも多いと思います。

私自身、役員兼事務として、確認の電話をいただけると丁寧な仕事だと感じます。

メールソフトをそれなりに理解されている人であれば、開封通知の要求をつけたメールを送ることで、相手に届き開封されたことがわかるようにする場合などもあります。そのような機能などを使っている人であれば、電話をするのを待つかもしれませんね。開封通知が思っている以上に遅れているような時に連絡すればよいのですからね。

メールのマナーなども人それぞれの部分がありますから、仕事として割り切りましょう。

この回答へのお礼

他の方への回答と重複してしまうのですが、メールのシステムについてはわかります。
折り返しではなく、確認下さいって一方的で曖昧に感じるので、人の手間をかけてまで必要あるのかなと。
丁寧に感じる方もいるんですね。
追記ありがとうございます。

お礼日時：2011/09/21 13:19