懇親会の初幹事がすべきこと

大学のサークルの親睦を深めるため懇親会を開くことになりました。
自分は今までそういう経験がないので何をしたらいいかまったく分かりません。ただ友達が店は確保してくれるらしいです。会までに幹事がすべき事柄と、懇親会中に幹事が配慮しなければならないこと、終わった後のこと、というふうに一つの流れにそってどうすればいいのか教えてください。　女の子も結構いるので格好悪いところは見せれません。人見知りも激しいのでかなり心配で鬱になりかけています…

No.1 回答者： anokeno 回答日時： 2007/06/08 19:58

そういうことが大変だと思う人がいるとは思いませんでした

お気の毒ですね　なんとかお手伝いしたいと思いますが↓

１、名簿を準備

２、会費を決める。これはお店の人と相談したらどうでしょうか。何人ぐらい参加するかによって　違うでしょうが
会費は　男女別に決めたりする場合もあるので　周囲の人に相談してもいいと思います

３、それから　全員に　場所　日時　会費を知らせて　参加・不参加の返事を何日までに自分に下さいという連絡をする（こちらのメアドとか電話番号を知らせる）

４、締め切りまでに連絡がなかったら　こちらから　確認する

５、確定の人数をお店に知らせて　再度　日時など確認する

６、その後　やっぱり　参加するとか　不参加にするとか　言ってくる人がいるので　把握して　名簿を更新

７、当日は少し早めに行って　名簿に印を入れながら　会費を集める

８、開会の挨拶。　ごくカンタンに　一言だけ

９、乾杯の音頭を誰かに振る（前もって考えておいてもいい。　最年長とか　適当に）

１０、後は　お開きになるまで　お酒とか　切らさないようにしたらいいけど　そういうことは　気がついた人が　したらいいので　気楽に…

１１、会費から　お店に支払って　残ったら　サークルの会計に入れても良いし　額が多ければ　二次会の足しにしてもいい
お金が足りなかったら　カンパをつのる。「大体一人○円ずつ　お願いします」みたいに言う。この辺も　頼りになりそうな人が　きっといるから　相談して

こんなんで　どうでしょうか。欝から　開放されると良いんですが(*^_^*)　ただし　漏れがあるかもしれないので　他の人の回答も待って下さいね　後　一人で背負わないで　他の人に　相談しながら　やったら　いいと思いますよ

No.2 回答者： eroero1919 回答日時： 2007/06/08 23:08

よく幹事やります。

セックスと同じで、幹事も経験がモノをいいます。アドバイスとしては

1.人数の確認
最低何人くるか確実な予想をしておきましょう。コツとしては、例えば20人くらい来そうだとなったら17人くらいで予約をしておくことです。4、5人であれば当日欠席はほとんどありませんが、人数が増えれば増えるほど「ちょっと今日調子が悪いから行けない」という人が出てきます。そのリスク回避で、料理の人数はちょっと少なめにしておきます。
2.必ず飲み放題
↑と関連しますが、飲み放題にしておけば、会計のときに増えた人の分の飲み放題の料金だけ追加してもらえばいいので会計が楽です。
3.会費はきりのいい金額で、少し多めに
おおよその概算がわかれば、一人当たりの会費が出ますね。平均ひとりあたり3700円になったとしたら、男性4000円、女性3500円みたいにして会費を決めます（もちろん男女比を計算に入れる必要があります）。このとき、予想以上に当日欠席が出た場合に備えて少し会費は多めに徴収します。
余った場合は、サークルの管理下に置いて次回の懇親会の予算に回すか、後日参加した人たちにキャッシュバックします。
ですので、会費を徴収するときは封筒に集めて封筒に参加者の名前を書いておくと便利です。後でみんなにちゃんとキャッシュバックできますから。
4.乾杯と締めの挨拶の人を決めておく
乾杯はサークルの代表、締めは副代表やあるいは仲間内で一目置かれている人物に頼むのがいいでしょう。大切なのは実は締めの挨拶の人で、しゃべりの上手い人に頼むと上手に締まります。
もし締めの挨拶があってもみんななんとなくダラダラして解散のタイミングを失ったら「それじゃー最後に一本締めしましょう！」と呼びかけます。みんなを立たせて「よーおっ、シャン！」とやるのです。そうすると、みんな立っていますからそのまま帰り支度にスムースに移行できます。

まあここまでできりゃあ初幹事として合格点でしょう。二次会は、まあ最初からあんまり考えなくていいんでないの。行きたい人に勝手に行ってもらいましょう。
幹事が難しいところは、宴会は幹事次第で決まってしまうので上手くいかないと盛り下がり非常にヘコみます。しかし、上手くいきすぎてしうと「アイツに幹事をまかしておけば間違いない」と評判になってしまい事あるごとに幹事がまかされてしまうということになります。まあ、女の子もいるからと気合が入る気持ちも分かりますが、幹事上手くやったからってモテるわけじゃないので（特に若い女の子は幹事をほとんどやらないので幹事のありがたみが分かりません）。