歓送迎会の進め方について教えてください

6月下旬～7月上旬の予定で歓送迎会が行われるのですが、親しい後輩がその幹事となってしまい色々相談を受けています。私自身、あまり幹事の経験が無いのですが、できるだけ後輩を助けてあげたいと思っておりますので、どうかご助言よろしくお願い致します。

迎える方は4名、送る方は3名（内、一番偉い方がご栄転）です。
場所は送られる人が好きな居酒屋で、人数は50名程度です。
今のところ後輩と話している進行内容は次の通りです。

１．まずは幹事から開会します、という宣言
２．1番偉い方が出られるので、2番目に偉い方に乾杯の挨拶をしてもらう（ここで、送迎者への挨拶と、歓迎者への歓迎の言葉と簡単な紹介を頂けるようにお願いしようと思っています。）
３．歓談（30分）
４．歓迎者自己紹介
５．歓談（30分）
６．送迎者挨拶
７．送迎者へのプレゼント
８．中締め（3番目に偉い人）

このような流れで考えていますが、いかがでしょうか？

また、少し気になる点について質問させてください。
・いつも悩むのですが、中締めをしてもらった後、どのように解散すればよいか、です。3番目に偉い人に話して頂いた後、なりゆきで解散ならよいのですが・・・幹事として動くべきこと、言うべき言葉、幹事としてすべき挨拶などあったら教えてください。

・上のような流れの場合、乾杯の挨拶をお願いする人、中締めをお願いする人、にはあらかじめ挨拶のお願いに行くべきかと思いますが、歓送迎される方々にはあらかじめ言っておく必要はありますか？

No.1 ベストアンサー 回答者： tsun-tsunta 回答日時： 2007/06/17 06:09

私の会社では、最初の挨拶と乾杯をお願いする方を別々にしています。

今回のケースですと、最初に「２番目に偉い方」に挨拶をお願いし、乾杯は別の方にお願いします。

また、送迎者の挨拶の前に、偉い方から彼らへの餞の言葉を頂きます。
一番偉い方が送られる側にいらっしゃるようでしたら、「送迎者挨拶」の後に偉い方の中で「一番偉い方」と親しかった方等から挨拶を頂くと良いかもしれません。
その直後にプレゼンターから記念品を渡せば良いのではないでしょうか。

中締めをしてもらった後は、皆さんに起立してもらい、拍手で「送迎者」を送り出してもらってはどうでしょうか？
偉い人の送別会の場合、うちではいつもそうしています。
その後、「今日はありがとうございました」と解散となります。

歓送迎される方への連絡もあった方が良いと思いますよ。
「会の中ほどに挨拶をお願いしたいと思いますので」と言うもので大丈夫だと思います。
尚、挨拶をされる方には、会の大まかな進行をお知らせしておくと良いと思います。