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お客に見積を作成してその控えを取っているのですが、この控えはどれぐらい保存しておけばよいのでしょうか?
また税法で定められている保存期間7年というのは、自分(当社)が購入するとき頂く見積書の保存期間のことなのでしょうか?
分かる方どうかよろしくお願いいたします。

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保存 期間」に関するQ&A: メールの保存期間

A 回答 (1件)

税法で定められている保存期間7年というのは、発行側、受取側の双方に課せられています。


したがって、見積書(控え)の保存期間は7年という事となります。
以上
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この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございます。
保存期間7年というのは発行側、受取側両方なのですね!
勘違いをしておりました。大変勉強になりました。

お礼日時:2008/11/13 15:28

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Q税法で7年の保管が定められている「送り状」とは何が該当するのでしょうか

税法で7年の保管が定められている「送り状」とは何が該当するのでしょうか?

法人税法で、7年の保管期間が定められているものに、
「注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これに準ずる書類」
とあるかと思いますが、ここでいう「送り状」とは、宅配業者に依頼して、
送る箱に貼ったりするものも含まれるのでしょうか?

例えば、送る中身がパンフレットや招待状など無料のものの場合にも
保管しなければならないものなのでしょうか?

Aベストアンサー

送り状保管対象は商品・棚卸資産です。
あなたが印刷業者で配送するパンフレットが印刷注文を受けたもの
であれば保管義務がありますが、パンフレットが商品でなければ
保管義務はありません。

それから送り状というのは商品引渡確認の書類です。
受け取った相手が段ボールに貼ったものでも構わないというのであれ
ば問題ないかもしれませんが、普通は相手が書類として保管できる
状態で渡すと思います。
外箱に貼るにしても、ビニール袋に入れて貼るとか。

Q注文書の保存期間

はじめまして。
生活雑貨商品を通販サイトとカタログにてお客様に提供しております者です。
カタログでお客様より注文を受ける際にFAXにて注文用紙を頂いております。
その際、お客様から送って頂いた注文用紙の保管期間ですが何年間保管しておいたら宜しいでしょうか。
わかりますでしょうか?

教えてください☆

Aベストアンサー

文書情報管理士です。

注文書は 「国税に関わる書類」 と見なされますので、商法では7年、会社法で10年の保管義務があります。
国税庁から経団連やJIIMAに方針の通達があり、今後はネット販売や通販においても 「帳簿」や「関連する書類」 の保管義務は厳しくチェックされるそうです。
ですので、すでに廃棄したものは手遅れですが、今後は必ず保管をしてください。

電子文書での保管ですが、税務署に 「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」 を提出して承認を得る必要があります。
また、そのためのシステム要件などがあります。
詳細は
http://www.e-文書法.jp/ ← IE7以降のURL
http://www.XN--E--5L7DU6CP6N.JP/ ← IE6以前のURL
をよくご覧になってください。

FAXで送られてくるのがほとんど注文書であるのなら、NECのNetSpartが便利でしょう。
http://www.nec.co.jp/pcom/netspart/products/index.html
受信したものが直接、PDF化されます。

文書情報管理士です。

注文書は 「国税に関わる書類」 と見なされますので、商法では7年、会社法で10年の保管義務があります。
国税庁から経団連やJIIMAに方針の通達があり、今後はネット販売や通販においても 「帳簿」や「関連する書類」 の保管義務は厳しくチェックされるそうです。
ですので、すでに廃棄したものは手遅れですが、今後は必ず保管をしてください。

電子文書での保管ですが、税務署に 「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」 を提出して承認を得る必要があります。
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Q注文書の控えの保管は必要?

専門工事会社に勤務しているのですが、社内の書類保管状況を整備してみると、下請業者に発行した「工事注文書」の控えを保管していないようです。聞いてみると、下請業者から注文請書が返送されてきた時点で、注文書の控は破棄しているとの事です。何も問題は無いのでしょうか?法令等での指定はないのでしょうか??

Aベストアンサー

注文書控えは、残したほうがいいでしょうね。

契約は、一方が申し込んで他方がこれに承諾したときに、成立します。このとき、それぞれを証するため、書面を取り交わして保存すると良いとされています。そのために作成するのが、注文書であり注文請書です(※)。
そうすると、申込があったことを証するために注文書を、承諾があったことを証するために注文請書を保存しておくのが望ましいといえます。ただ、いずれか一方は相手に渡してしまいますから、証拠書類としては控えを残すことになります。
片方しか残していない場合には、もう片方が「存在するのだろう」と推測されるに過ぎないこととなります。平時であればそれでも問題はありませんが、何かコトが起こったときは問題となる場合があります。

また、注文書が申込、注文請書が承諾を証するということは、両者が一体となって契約の成立を証するものといえます。そうすると、契約の成立を証する書類の保存義務が法令で定められているかどうかを確かめる必要があります。
この点、法人税法施行規則59条1項3号にいう「取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」がこれに該当し、その保存期間は7年とされています。これより長期の保存期間を定めた法令は、寡分にして存じません。

以上より、注文書の控えは7年保存することが望ましいといえます。

※ 注文書・注文請書は、業法によっては発行義務を課しています。
※ 見積段階で話が煮詰まったなど状況次第では、見積書が申込、注文書が承諾をそれぞれ証し、注文請書は添え物に過ぎない場合もあり得ます。

注文書控えは、残したほうがいいでしょうね。

契約は、一方が申し込んで他方がこれに承諾したときに、成立します。このとき、それぞれを証するため、書面を取り交わして保存すると良いとされています。そのために作成するのが、注文書であり注文請書です(※)。
そうすると、申込があったことを証するために注文書を、承諾があったことを証するために注文請書を保存しておくのが望ましいといえます。ただ、いずれか一方は相手に渡してしまいますから、証拠書類としては控えを残すことになります。
片方しか残...続きを読む

Q納品書(仕入・売上)に保存義務がありますか?

従来、売掛帳や買掛帳に加えて、販売時の納品書控や仕入先から発行された納品書までダンボールに入れて保管してきました。近年、取引量が増加したこともあり、上記書類の保管スペースの確保が困難になってきました。
販売の納品書については月に一度、得意先に請求書を発行してお客の承認も得て入金されます。
仕入の納品書は仕入先からの請求書の内容と照合し、相違なければ支払いをします。
そのような運用の中で、何年も納品書を自社で保管する必要がありますか?

過去の取引の中で取引先から問い合わせがあれば、コンピュータの記録を参照して、それで納得できなければ保管してある請求書控や仕入先の請求書を確認する事で問題は解決できています。
税法や商法では納品書の一定期間の保存義務がありますか?
知り合いの会社(複数)では、納品書の保管はしていないという事ですが、違法でなければ当社でも不要な納品書は廃棄したいと考えています。

Aベストアンサー

原則は5年間の保存義務があります。

タックスアンサーより
「■帳簿等の保存
 収入金額や必要経費を記載した帳簿のほか、取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存する必要があります。

【帳簿・書類の保存期間】
・帳簿  収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
・業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)   5年
・書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm

ただ、請求書、領収書等で確認できる納品書等の書類については、
破棄できるという風に言われることもあります。
(と、自分も税理士に確認をとったことはありますが、
あくまでも、税務署の公式な見解が最も適切とはいえます。)

Q見積書を取ったら捺印された原本をもらわなければならないか?

会社の備品を各事業所・部門からの依頼に基づき、
本社にいる私が発注しています。購入するものは主
に10万~100万程度の、社員用のパソコンやシステム
用のサーバーなどです。

発注~購入の流れは以下のようなものです。
業者に見積書の発行を依頼、それを各購入部門へフ
ィードバック。各購入部門ではこれをもとに年間予
算枠を使用、社内稟議のために議案書を起案。当方
では稟議が決済されたことを確認したうえで発注。
これらの発注~購入にかかった資料・書類等はすべ
てファイリングして保存しています。

最近、ある業者は白黒のイメージファイル(メール
添付)やファックスで見積書を送ってきます。その
後、郵送で原本は送られてきません。当然ながら見
積書上の業者の社印の印影は白黒です。

これに対し、社内のある購入部門から「稟議のため
見積書の原本が必要。白黒のコピーの見積書は無効
だから送られてきても困る」と言われました。私は
今までそんなことを言われたことがなかったし、フ
ァイルやファックスのやり取りの方がはるかに効率
的なので特に気にもしていませんでした。業者曰く
「見積書に関しては1件ごとに原本を送付する対応
はムリ」と言われてしまいました。

なお、この業者から送られてくる請求書については
印刷とはいえ、社印の印影が「朱肉色」の原本が送
られてきます(印刷された印影が有効なのかどうか
自信ありません)。

社内的というより、外部監査等があった時のことを
想定すると、世間一般的に「見積書の原本を所持し
ていなければならない」という根拠はあるのでしょ
うか?原本であるにこしたことはないのでしょうが
…。領収書、請求書は原本が必要でしょうが、見積
書の位置付けとはなんぞや?

どなたか、わかりやすく説明していただけませんで
しょうか?よろしくお願い申し上げます。

会社の備品を各事業所・部門からの依頼に基づき、
本社にいる私が発注しています。購入するものは主
に10万~100万程度の、社員用のパソコンやシステム
用のサーバーなどです。

発注~購入の流れは以下のようなものです。
業者に見積書の発行を依頼、それを各購入部門へフ
ィードバック。各購入部門ではこれをもとに年間予
算枠を使用、社内稟議のために議案書を起案。当方
では稟議が決済されたことを確認したうえで発注。
これらの発注~購入にかかった資料・書類等はすべ
てファイリングして保存し...続きを読む

Aベストアンサー

見積書って見積期限が書いてあって、その期間内に発注してくれれば価格などその明細の通りに納入できますよというのを約束したものですから、見積期限内に発注したにもかかわらず値上げしてきたというときにしか原本の必要のない書類なんじゃないでしょうか?
ですので、私は外部監査に見積書自体必要ないと思います、価格が適正であれば良いだけですから。不自然な金額の取引記録に対して誰かが横領でもしたんじゃないか?って場合には必要になるかもしれませんので、そのときに個別にお願いすれば良いように思うのですけれど。
相手の担当者が社内の不正処理の担当者とグルであるなら、どのタイミングでも偽の書類を出す可能性はあるので朱肉で押した社印がないというだけで“稟議に使えない”ってのはなんだかなーって気がします。(検討に必要なのは数字だけなんですからね。)

パソコンの類の見積期限って大体1週間とか2週間ですよね?そんなものに原本なんか送ってたら見積期限切れちゃって、業者からすればお客様に不便を強いるだけで何もメリットないですよね。業者としてもお客さんがどうしても原本が欲しいということなら納品書と一緒に後で届けるのが現実的ですよねぇ。

見積書って見積期限が書いてあって、その期間内に発注してくれれば価格などその明細の通りに納入できますよというのを約束したものですから、見積期限内に発注したにもかかわらず値上げしてきたというときにしか原本の必要のない書類なんじゃないでしょうか?
ですので、私は外部監査に見積書自体必要ないと思います、価格が適正であれば良いだけですから。不自然な金額の取引記録に対して誰かが横領でもしたんじゃないか?って場合には必要になるかもしれませんので、そのときに個別にお願いすれば良いように思...続きを読む

Q営業が出した見積を整理する方法をアドバイス下さい。

いつもお世話になります。
小さな会社で営業事務をやっています。
社長と、営業社員が2人ですが、昔ながらの商売方法で、見積なども正確に書類を作るのでなく、電話で、
「ホナこれぐらいの値段でどないでっか」と電卓をパチパチといった雰囲気です。

3人がそれぞれ好き勝手に見積を出して、横の連絡をちゃんとしていないし自分の出した見積を覚えていないしで、お客様に迷惑をかけたこともあり、せめて電話応対をする私が、誰がどの得意先にどういう見積を出したかぐらいは把握しておきたいと思いました。
以前は、見積を事務員に知らせてもくれなかったのを、とりあえず連絡だけ欲しいと散々お願いしてみました。
すると、付箋などにピラリと書いた見積が私の机に散乱している状態になり、最初の頃はまめにノートにつけたりしていたのですが、見積だけで終わる引き合いも多いし、同じ商品でもコロコロ変わるし、ほかの仕事も忙しいしで、結果私の机は、有効期限も分からぬクズ見積でびっしりになってしまいました。

営業事務の仕事は、この会社が初めてなので、普通、見積の整理などはどうしているのか、サッパリ見当がつきません。エクセルか何かに入力することも考えたのですが、私の机のパソコンは、一応ウィンドウズですが売上ソフトに特化していて、ほかのアプリケーションが立ちあがるのが遅いので、あまり役に立ちません。

みなさんは、どうやって見積を整理されていますか。大きな会社のやり方でも、商店とかのやり方でも結構です。
私以外は誰もパソコンを使えないので、見積書作成ソフトなどを入れるというのはあまり現実的ではありません。

どうぞよろしくアドバイス下さい。

いつもお世話になります。
小さな会社で営業事務をやっています。
社長と、営業社員が2人ですが、昔ながらの商売方法で、見積なども正確に書類を作るのでなく、電話で、
「ホナこれぐらいの値段でどないでっか」と電卓をパチパチといった雰囲気です。

3人がそれぞれ好き勝手に見積を出して、横の連絡をちゃんとしていないし自分の出した見積を覚えていないしで、お客様に迷惑をかけたこともあり、せめて電話応対をする私が、誰がどの得意先にどういう見積を出したかぐらいは把握しておきたいと思いました...続きを読む

Aベストアンサー

こんばんは。
moriheiさん以外はパソコンを使えないとの事で…、
パソコンで見積データ整理したとしたら、結果として
操作・内容の分かるのmoriheiさんに仕事が集中して
しまうので良策ではないと思います。(^.^;)
見積を探す事に時間を費やすなんて私は苦痛です~!

皆が気持ちよく仕事をする為に最初の見積の段階で
きっちりルール付けをするのは大切だと思います。

例えば見積に採番するのはいかがでしょう?
*営業担当(アルファベットとか)+作成日付+
商品分類+連番 等々…
その番号を聞いただけでいつ頃誰が対応したものか
どうか分かるようにです。

また、よく出る商品は価格表にしそれに基づいて
見積してもらう。有効期限明記。

注文時、特価見積分ならお客様に価格と見積番号を
明記して頂く。

そしてきちんと整理してファイリング。

以上の合わせ技で少しは分かりやすくなるかと思います。

最初は手間に思うかもしれませんが、このちょっとした
工夫で少しでも効率が上がれば幸いに思います。

業界・取扱商品の種類・客層…その辺りが分からないので
「既に実行してます!」とか「それが出来れば苦労しません」等お役に立てなかったらごめんなさい。

こんばんは。
moriheiさん以外はパソコンを使えないとの事で…、
パソコンで見積データ整理したとしたら、結果として
操作・内容の分かるのmoriheiさんに仕事が集中して
しまうので良策ではないと思います。(^.^;)
見積を探す事に時間を費やすなんて私は苦痛です~!

皆が気持ちよく仕事をする為に最初の見積の段階で
きっちりルール付けをするのは大切だと思います。

例えば見積に採番するのはいかがでしょう?
*営業担当(アルファベットとか)+作成日付+
商品分類+連番 等々…
その番号を聞い...続きを読む

Q見積書や請求書などの控えについて

■ 状況
 PC上で、MS Wordを使って、見積書や請求書を作成し、
インクジェットプリンタで2枚印刷し、一枚をお客様、
もう一枚を控えとして処理しています。

■ 質問

 上記の方法では、お客様用のものと控えのものの同一性
といいますか、証拠になりにくいように思います。
 プリンタを使った場合の控えの方法として、正しい方法
というのは存在しますでしょうか?
もしありましたら教えてください。

■ 想像
 例えば、お客様用と控え用の紙を揃えて割り印を押す
とかそういった方法があるのかなと想像しています。

以上よろしくお願いします。

Aベストアンサー

 会計事務所の仕事を15年あまりして、税務調査の立会い経験がかなりあります。
たとえ、カーボン紙を使って手書きで作成したものであっても、控と渡したものが
同一であるとは限りません。
 税務署がそれを疑ったときには、相手先に調査にはいり、反面資料を収集して、
こちらの控と照合するのです。
ですから、質問者の処理で対税務上はOKです。
相手先との紛争回避の意味で必要であれば、控に相手の確認印をもらうのが一番です。

Q注文請書に貼る収入印紙について

広告関連のライティングを中心に個人事業主として活動しています。
先日、取引先から請求関係の書式が変わりますという連絡を受けました。今日、届いた書類を見ると「注文書」「注文請書」「請求書」がセットになっており、必要事項を記入して捺印、「注文請書」には収入印紙200円を貼って郵送しろとのことなのですが。。。。。
今までいろいろな取引先と仕事をしてきましたが、発注書→納品書→請求書、あるいは見積書→請求書ばかりで、収入印紙を要求されたのは初めてでとまどっています。これは一般的なケースなのでしょうか? 今回は3万円というごく少額な取引ですが、今後もつきあいは続きそうです。これまで必要なかったのに、なぜ?という疑問も湧いています。印紙分が無駄な気がするのですが。。。。。なお、印紙代は経費になるのかどうかも、教えていただければ幸いです。

Aベストアンサー

>これは一般的なケースなのでしょうか…

この金額程度の取引では、確かにあまり見られない慣習かとは思います。
しかし、発注元の会社としては金額の大小に関わりなく、「注文を受けた」という確たる書面が必要なのでしょうね。
これを書くとなると、印紙税は避けて通れません。記載金額が、1万円以上 100万円未満で、200円の印紙です。
今回は 3万円とのことで貼らざるを得ませんが、もし、1万円ちょうどの契約があったとしたら、消費税が含まれているかいないかご注意ください。内税額が明記されている場合、本体価格が 1万円以上から印紙税の課税対象になります。

>印紙代は経費になるのかどうかも…

これらの印紙代は、「公租公課」として、当然経費に計上できます。

参考URL:http://www.taxanser.nta.go.jp/7102.htm

Q「お取引先様各位」は正しいですか?

多数の取引先に対して通知文書を発行する際に、「お取引様各位」という宛名は正しいのでしょうか?
「お取引様」で「様」をつけて、更に「各位」とつけると重複するような印象を感じたのですがいかがなものなのでしょうか?(○○各位殿 みたいな印象)
過去の回答に「お客様各位」という使い方があるようなことがあったのですが、「お客様」は客+様じゃなくて「お客様」という代名詞のような扱いなのかしら・・?と思ったりしたので新たに質問させていただきました。
ネット検索したのですが、まちまちなので・・
よろしくお願いします。

Aベストアンサー

難しいですよね。
「お取引先 各位」「お得意先 各位」のレベルでよい、とは思いますが・・
「お取引先様 各位」はちょっと「くどい」感じを受けますね。
「各位」には、ある程度の「敬称」を意味として含んでいるはずなので、失礼ではないように思われます。
バカ丁寧な宛先の書かれた文書にも拘らず、内容が「支払いの督促」だったら、意味ないですしね(笑)

「お客様 各位」は、対象がいわゆる「ビジネスの相手」ではなく、不特定多数の客なので、おかしくはないでしょう。
「お客様へ ~ お知らせ」でもいいわけですし。

その他のいろいろな、ビジネス文書の記入方法をまとめたページを見つけました↓ので、ご参考に・・

参考URL:http://www.ddart.co.jp/businessletter.html

Qエクセルで打ち込んだ数字を自動で別シートに表示したい

エクセルでセルに打ち込んだ数字を自動で別シートに表示できる方法があれば、教えてください。

例えば、シート1のC1に5を打ち込んだら、シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される。

また1列すべてを自動で表示させる場合、一つのセルの時と違いがありましたら教えてください。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コピー&リンク貼り付けを使うと便利です。

例)例)シート1のC1~C5に何かを入力したら、
  シート2のD2~D7にシート1で打ち込んだものが自動で表示される

  シート1にあるコピー元のセルを範囲選択して、
  シート2のD2の上で「右クリック」⇒「形式を選択して貼り付け」
  をクリックします。

  そして出てきた小さな画面の左下にある「リンク貼り付け」という
  ボタンをクリックすると完成です。
  試してみてください。。

  念のためにリンク貼り付けを図解しているURLを載せておきます。
  参考にしてみてくださいね。。
  http://www.geocities.jp/office_inoue/excel/eq21.htm

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コ...続きを読む


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