大量の書類を会社名のかな順でデータ管理したいです。

Question

こんにちは。
総務兼経理をしているものです。

本日上司より
「得意先情報(プリントアウトしてあるもの)を、会社名のあいうえお順でデータ管理してほしい。(簡単にパソコンの中でみたいよっ)」
と頼まれました。

詳細は・・・
Ａ４一枚の紙に一つの企業さんの情報が載っています。
(会社名・住所・事業内容等)

単純にスキャンニングして整理すればいいのかとも思いますが、
量が多いので、何か良いソフトがあればと思っての質問です。

知識不足なだけかもしれませんが、宜しくお願いいたします。

nori_007 · Accepted Answer

まだ閉じていないので。
蛇足になりますが、ファイルメーカーの使い方を。

１、ファイルメーカーで「新規データーベース」作成を選択すると、種類を聞かれます。「空のデータベースの作成」を選択してください。

２，名前を付けて保存します。保存先はPDFファイルのあるフォルダが良いと思います。

３，フィールド作成の小窓が出てきます。フィールド名を付けて、タイプをオブジェクトにして「OK」ボタンをクリニックしてください。

４，画面上に名前を付けた「フィールド名」と何か枠（この枠をフィールドと呼びます）が出ています。この枠内にリンクさせたいPDFファイルを挿入します。

５，判りづらいかも知れませんが、枠の中をクリニックすると枠線が表示されます。この状態でメニューの「挿入」から「ファイル」を選択し、リンクしたいPDFファイルを選択します。その際に【ファイルの参照データのみの保存】にチェックを入れてください。実際には該当ファイルへのリンク情報が保存されます。ですので、完成後該当のファイルを移動させるとファイルが開きません。注意してください。

６，枠の中にアイコンが現れたと思います。このアイコンをダブルクリックすれば、該当のPDFファイルが開きます。

７，現時点では、「ブラウズ」モードになっています。「ブラウズ」モードは見るだけでフィールドの配置を変更出来ません。

６，左下にある「ブラウズ」をクリックすると「レイアウト」を選択出来ます。「レイアウト」を選択する事で、配置等を自由に変更出来ます。配置が変更出来るのを確認したら「ブラウズ」モードに戻してください。

７，次に、エクセルのファイルを読み込みます。メニューのファイルから「レコードのインポート」「ファイル」から、住所管理しているエクセルのファイルを読み込み、必要な項目を読み込んでください。

８，住所管理しているエクセルを読み込むと、レコードというカードが得意先分出来ています。

９，個々のカード（得意先別）に初めに作成したフィールドにPDFファイルを挿入してください。

１０，再度「レイアウト」モードにして、配置をしてください。配置が完了したら「ブラウズ」に戻してください。通常利用は「ブラウズ」モードになります。

以上の流れて制作することが出来ると思います。

ファイルメーカーの完成イメージは、エクセルのような表では無く、得意先１箇所1カードのイメージなります。
工夫次第では表形式で見せる事も可能です。この辺は書籍等でご確認ください。

他にもサンプルが色々有りますので、サンプルを作成して確認してみてください。サンプルを「レイアウト」モードにして作りを確認することが出来ます。
ファイルメーカーで見せ方を工夫する場合、複数のカードレイアウトを作成します。住所ラベルのレイアウトを作成すれば、住所ラベルも簡単に作れると思います。色々試してみてください。

takuranke · Answer

電子文書という考え方で。

富士ゼロックスのドキュワークスがよいと思います、
実売価格は13000円前後、
?急ワークス形式の電子文書とPDF変換ができます（Tif、jpgもできます）

バインダー機能や付箋、文書に直接文字の追加などもできます。
windowsが認識するプリンター、スキャナがあればすぐに使用できます。

ただ、五十音順で管理する場合は
文字を追加するしかないですので、手間はかかります。

http://www.fujixerox.co.jp/soft/docuworks/overview.html

nori_007 · Answer

>単純にスキャンニングして整理すればいいのかとも思いますが、
>量が多いので、何か良いソフトがあればと思っての質問です。

質問の意図が良く分からないですが、何か簡単にスキャンできるソフトはありませんか？と言うことでしょうか。

もし、そうで有れば紙を読み込むので、ソフトでは無くハードウェアが必要になるのでは？ADF付の複合機とか。

また、スキャンは手作業で行うが取り込んだデータを整理をしたいのですか？

もしくは、取込は手作業でテキスト入力し、その後のデータの管理でしょうか。

どのレベルの質問ですか？

nori_007 · Answer

>イメージとしては、名刺管理ソフトでしたが、

スキャンした画像から、テキストを取り出すソフトを OCR（Optical Character Reader） と呼びます。

OCR ソフトも漢字の認識率も上がって来ており、名刺管理ソフトは専用の小型スキャナーで読み込んだデータを、専用の OCR ソフトでテキスト化しています。
名刺管理ソフトのテキスト化は満足出来るレベルでしょうか。満足出来るレベル有れば、購入を検討するのも有りではないでしょうか。以下のソフト等です。

http://www.yodobashi.com/ec/product/100000001000841175/index.html

現実問題、手書きの場合に認識は厳しいと思います。
どの程度のデータが有るのか判りませんが、読み込みの手間、時間、確認、修正、あいうえお順にするには、読み仮名が必要になりますが、読み仮名が無ければ個別に入力等を行うので有れば、毎日少しづつエクセルに入力するのが結果早くないでしょうか。

また、上司の方に現状紙の物をパソコンに取込、整理する事は手作業で無ければ出来ない事をお伝えください。

自分なら、紙の物は整理してファイリングします。
今後は、ータベースソフトを活用して、得意先データを管理する事を提案します。

データベースソフトとは、アクセスとかファイルメーカー等です。個人的にはファイルメーカーがお薦めです。

ご確認ください。

nori_007 · Answer

>元あった紙の資料をＰＣからみたいという上司の要望でした。

企業情報は、住所だけではないと言うことですね。
紙のデータをそのまま、PCで見たいと・・・。

自分なら、紙データをスキャンし PDF ファイル化し、画像ファイルにします。画像ファイル化しただけは、希望の企業を探し出す事が出来ません。希望した企業を探し出す為に、データベースソフトとしてファイルメーカーを利用します。

>別でエクセルで管理している得意先一覧はあるのですが

とのことですので、このエクセルをファイルをファイルメーカーに読み込みます。ファイルメーカーではエクセルのファイルをそのまま読み込むことが出来ます。その後該当の企業の欄に、画像ファイルを呼び出すようにリンクボタンを作れば完成です。

同じ事はエクセルでも出来ますが、エクセルの場合VBAの知識が必要になり簡単にはできません。ファイルメーカーで有れば簡単に画像ファイルにリンクを張れ、参照することが出来ます。ご検討ください。デモ版もありますのでお試しください。

http://www.filemaker.co.jp/

大量の書類を会社名のかな順でデータ管理したいです。

電子文書という考え方で。

>単純にスキャンニングして整理すればいいのかとも思いますが、

この回答への補足

>イメージとしては、名刺管理ソフトでしたが、

>元あった紙の資料をＰＣからみたいという上司の要望でした。

まだ閉じていないので。

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