毎月入金後請求書を発行

いつもご回答ありがとうございます。
経理について初心者でわからないことがおおく、お伺いします。

現在毎月決まった額をクライアントに請求する業務を以前の担当より引き継ぎました。

今回調査したところ、請求書を送付した時、すでに入金の確認がとれていたクライアントが数社あることがわかりました。

中には5日入金確認後25日に請求書送付したものも…

クライアントも毎月定額の入金で数年お付き合いがあり、もともと請求書はだしてなかったので今のところおおきな問題にはなってませんが、個人的には失礼な話だなとおもいます。

なにか訂正や加筆などをすべきでしょうか。

また請求書を出すことで、クライアントは未払金として処理されていると思います。

クライアント側があとあと処理にお手間をおかけするのはできるだけさけたいのですが、クライアントには具体的にどういう処理をお願いすることになるのでしょうか。

今後の対応などよろしければアドバイスをお願いします。

No.3 ベストアンサー 回答者： hata79 回答日時： 2012/04/27 09:12

一定の工事引き受けをした場合に、よく見られるケースです。

Ａは工事を依頼する、Ｂは引き受ける、工事が完成する、Ａが検証をする。
キチンと工事が出来上がってると、Ｂからの請求がなくても、契約による支払がされるというパターンです。

既に入金がされてますので「支払がないので、払ってください」という意味での請求書の発送は無意味かつ無礼です。
そこで、発行する際に「入金日で発行してしまう」あるいは
「請求書を起こして、相手への発送を省略する」
「３月５日全額領収済みのため、発送保留」とでもしておいたらどうでしょうか。

会計処理で、請求書を出す別の意味として「債権額の確定」という点があります。
通帳に入金された金額そのものを「売上」とする方法は会計処理上は「ま、いいでしょ」ですが、対税務署調査では「あまり感心したやり方ではない」と私は思います。

例えば、税務調査時に、請求書がないのに入金事実だけがある場合には、
「入金額が売上金額」として、認定するよりも
「売上１００に対して、６０が振込されて残り４０が代表者に現金で支払われているのではないか」
という疑いを持たれるからです。痛くもない腹を探られることになります。
入金額が「当社の貰うべき金額の内訳」という意味で請求書を作っておくべきだということです。

ところで、請求書発行前に入金がされるという「そういう業界もある」ことを、税務署調査官は説明を受けないと理解しません。
その説明が面倒ですし、ひとつ間違えると、そこから芋ずる式で質問が深くされて、それこそ「しゃべらされてしまった」結果になります。
請求書がある、入金があるというように、左右のバランスがとれた処理をしておくのがいいので、入金日同日付けの請求書を発行する、発送はしないで請求書は作成しておくというのが実務的ではないでしょうか。

この回答へのお礼

ありがとうございました。
>入金日同日付けの請求書を発行する
実家の事業の場合、請負工事で確かによくそのように処理をしていました。
今回もそのように処理したらよさそうですね。
参考にさせていただきます。

お礼日時：2012/04/27 21:24

No.6 回答者： m_inoue222 回答日時： 2012/04/27 15:11

＞また請求書を出すことで、クライアントは未払金として処理されていると思います。

そんな事は無いでしょう

・取引が発生した時点で例えば「広告宣伝費／未払金」で処理している
・振込時点では「未払金／普通預金」

お金を振り込んだ時には既に処理は済んでいるのでは？

納品書や見積書で支払処理を先行する事も多いですよ

振り込んだ後で「０４／２０入金済み分」とか注記の請求書も来ます
（注記が無くても構いませんが．．．）

実際に残高式の請求書の場合は支払が月末条件でも
３／３１が休みのため入金日は４／２になります
そんな時は振込が終了していても

３／３１残高　１００円
４月分　　　　　２００円
請求合計金額　３００円
．．．手書きで．．．注記　４／２１００円入金済み

翌月はそんな請求書が来たりします

＞クライアント側があとあと処理にお手間をおかけするのはできるだけさけたいのですが

今のままでも手間は掛からないはずです
請求書は後付けでもそれほど問題にならないと思います

ただし、うちの会社では基本的には請求書又は領収書のない場合は期日が来ても支払いそのものをしませんが．．．（笑）

この回答へのお礼

ありがとうございました。
そうですね。本来請求書は発行していなかったので振込票で処理をされているのかもしれません。
請求書はなくても契約書がありますので、それにより毎月入金があると思います。
手書きで注記をするのもいいですね。
参考にさせていただきます。

お礼日時：2012/04/27 21:02

No.5 回答者： sadami10 回答日時： 2012/04/27 14:47

多分，前任者はクライアントの担当セールスに内容を教え，そのような，訳のの分からない，入金状態になっていると思います。

あなたは，これを改善するのです。途中の文面に請求書を出すことでクライアントは未払金として処理されていると思います。このような憶測で取引をしない事です。正しい取引で，正しい期日に入金して頂き入金処理をするのです。

最後の質問ですが，クライアントの事は考えなくてよいです。こちらから送付した請求書に基づいて送金して戴けばよいのです。

この回答へのお礼

ありがとうございました。そうですね。改善したいと思います。
未払金と仮定したのは、先日ひとつのクライアントが解約の際、混乱が生じたためです。入金後の請求書の発行だったため、私もクライアントも翌月支払わなければならないという認識だったのですが、念のため私が過去数年分の入金を確認したところ行き違いであることがわかりました。
請求書を発行し始めたことで、クライアントの処理も担当者も変更になり、今回の問題が発覚した次第です。
すべてのクライアントかわそうとは限らないので、お伺いできそうなら確認したいと思います。

お礼日時：2012/04/27 21:13

No.4 回答者： yosifuji20 回答日時： 2012/04/27 10:28

これは先方の考え方にもよるのですが、二つの方法があります。

ひとつは入金の有無に関係なく当月の金額だけを請求するものです。金額と、ただし○○月分などの注釈を入れます。

もうひとつは、発効日のこちら側の残高を機械的に書いて、但し書きに「ただし○○月○○日現在」とでも注釈を入れます。そこに「既にお支払済みの場合はご容赦ください」とでも入れればなおよいでしょう。

相手によっては当月分以外は書かないようにという場合もあります。この場合は先方の指示に合わせるしかないですね。

それと請求書はあくまで入金の事実に伴う残高がベースです。これは債権回収の実態によるものであり、売り上げの事実とは違います。一回の売り上げに対して入金が無いので何回もの請求を出すことは良くあります。だからといって売り上げを仮装しているということにはなりません。この程度のことは税務署にもすぐに説明できます。

実務的には得意先の意向と貴社の事務とを調整して互いに異論の無い方法を取るということです。

この回答へのお礼

ありがとうございました。
>既にお支払済みの場合はご容赦ください
今のところこういった記述はなかったので、取り入れたいと思います。

お礼日時：2012/04/27 21:26

No.2 回答者： mukaiyama 回答日時： 2012/04/27 08:19

＞現在毎月決まった額をクライアントに請求する業務…

ご質問文に、肝心なことが抜けています。
毎月とは具体的に何日から何日までの設定で、その請求書は何日を目途に発送するようになっているのですか。

＞また請求書を出すことで、クライアントは未払金として処理されていると…

話がよく分かりませんけど、「未払金」でなく「前払金」では？

＞中には5日入金確認後25日に請求書送付したものも…

例えば、前月21日～当月20日までの分を当月分として 25日前後に請求書を出すのは良くある話です。
その「当月分」を当月の請求書が届いていないばかりか、締め日 (20日) も迎えていないうちに払ってしまう人・企業もまれにはあるでしょう。
これが、払う側には「前払金」、もらう側にとっては「前受金」です。

＞なにか訂正や加筆などをすべきでしょうか…

その請求書の欄外にでも、
「前受金として受領済み」
と付記しておきます。

＞クライアントには具体的にどういう処理をお願いすることになるのでしょうか…

あなた側が指図することではありません。
あなた側にとって気をつけなければいけないことは、毎月の締め日が過ぎたら遅滞なく請求書を送付することです。
先の例で、20日締めの分を翌月 25日になって初めて請求書を出したなどというのなら、それはあなた側のミスですし、支払い側にも大きな迷惑となります。

この回答へのお礼

ありがとうございました。
未払金としたのは、おそらくクライアントは入金と行き違いで請求書がきていることをご存じない可能性があるとおもってそうしました。
通常であれば前払金で処理されていると思います。
「前受金として受領済み」
参考にいたします。

お礼日時：2012/04/27 21:32

No.1 回答者： noname#153414 回答日時： 2012/04/27 00:12

毎月一定額の請求及び、入金であれば、請求先に対しての「請求書発行を省略」して差し上げるのも親切と言うものだと痛感致します。

そうするには、そうする旨の文章を年一回など送付する義務が発生致します。

それを怠った場合には、
毎月一定額であっても、相手方からの支払いがなくとも、請求する側には、なんの請求や督促も一切出来ません。
請求する側の落ち度ですので、請求する効力がありません。

この回答へのお礼

ありがとうございました。請求書省略の件、参考にさせていただきます。

お礼日時：2012/04/27 20:54