教えて!gooにおける不適切な投稿への対応について

目上の方へのメールでの文章で、以下の中に問題点はありますでしょうか?
また、より良いものはありますでしょうか?

質問をし、返答をいただき、それに対する返信という状況でのことです。

(1)「在庫確認に時間がかかりますが、よろしいでしょうか?」と聞かれたので「在庫確認の件、承知いたしました。」と返す
(2)「お手数をお掛けしますが」という「お」が2連続する言い回し
(3)相手の方から頂いたメールに対して、こちらからの返信の文章量が圧倒的に少ない
(4)質問への返答に対し「~とのことで嬉しいです」または「~とのことで安心しました」(何かをしてほしいわけではないので「幸いです」も違う気がしています)
(5)「残念ながら~です」と言う返答に対し「~は残念ですが、致し方ありません。」または「~は残念ですが、承知いたしました。」と返す
(6)「お手数お掛けしますが」や「承知いたしました」といった表現が短いメールの中に繰り返し出てくる

敬語がどうにも苦手なので、書いているとどれも問題がある気がしてくるのですが、何処がどう違うと分かるわけでもないので教えていただけると幸いです。

gooドクター

A 回答 (2件)

メールでの文章の考え方は、私の経験でも人によって色々有りますので、それを承知の上で、私の意見を述べさせて頂きます。


>(1)「在庫確認に時間がかかりますが、よろしいでしょうか?」
「在庫確認の件、承知致しました。宜しくお願い申し上げます。」
>(2)「お手数をお掛けしますが」
「お手数とは存じますが」
>(3)相手の方から頂いたメールに対して、こちらからの返信の文章量が圧倒的に少ない
必要な事がカバーされていれば、簡潔な方が望ましいです。
>(4)質問への返答に対し「~とのことで嬉しいです」または「~とのことで安心しました」(何かをしてほしいわけではないので「幸いです」も違う気がしています)
なぜこの文章が必要なのか分かりません。
>(5)「残念ながら~です」と言う返答に対し「~は残念ですが、致し方ありません。」または「~は残念ですが、承知いたしました。」と返す
これは内容にも拠りますが、「~は残念ですが、次の機会には宜しくお願い申し上げます」
>(6)「お手数お掛けしますが」や「承知いたしました」といった表現が短いメールの中に繰り返し出てくる
それでは、機械的に返事を書いているような感じを受けます。これを避けるには、返事を箇条書き煮にした方が良いでしょう。

------例------
挨拶文
XXXXXの件について、下記の通りご連絡申し上げます。
1.在庫確認の件、承知致しました。宜しくお願い申し上げます。
2.お手数では御座いますが、XXXXXについて、YYYYYをお願い申し上げます。
3.~は残念ですが、次の機会には宜しくお願い申し上げます。
以上
-------------
相手からの返信文章の状態が分かりませんが、ビジネス文書では、丁寧ながらも簡潔に表現する事が重要です。長々、文章を書かれては、幾ら丁寧でも、要点が把握し難くなります。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
とても参考になりました。
特に、「簡潔に」と言うのはあまり考えていなかったので、今回だけでなく今後にも生かせそうです。
今まで、内容を端的に書いては、内々での業務連絡のようで失礼かなと心配していたので。
(4)は頂いた返答の内容がとても良いものだったので、内容を承諾した上で喜んでいる、と言うことを伝えようとしたのですが、不要だったのですね。

お礼日時:2014/04/16 19:50

ビジネスマナー講師をしております。

その立場からご回答します。

(1)「在庫確認に時間がかかりますが、よろしいでしょうか?」と聞かれたので「在庫確認の件、承知いたしました。」と返す
→ 【改善文章例】
「ご配慮を賜りまして、誠にありがとうございます。お時間はどのくらい必要でいらっしゃいますでしょうか。所要時間をお聞かせいただきたく、ご返信をお待ちしております。」

(2)「お手数をお掛けしますが」という「お」が2連続する言い回し
→ 【ご回答】
問題ございません。

(3)相手の方から頂いたメールに対して、こちらからの返信の文章量が圧倒的に少ない
→ 【回答】
コミュニケーションのバランスとしては、あまり望ましくないです。好感度は低く、熱意も低いと先方に思われる可能性が、高くなります。

(4)質問への返答に対し「~とのことで嬉しいです」または「~とのことで安心しました」(何かをしてほしいわけではないので「幸いです」も違う気がしています)
→ 【ご回答】
相手とのご関係にもよります。
相手の方が、明らかに何歳も年上でいらっしゃる人生の先輩であれば、「安心しました」等は、生意気に思われるかもしれません。「嬉しいです」は「嬉しく存じます」くらいの丁寧さがあると、誤解されずにすむかもしれません。

(5)「残念ながら~です」と言う返答に対し「~は残念ですが、致し方ありません。」または「~は残念ですが、承知いたしました。」と返す
→ 【ご回答】
内容と関係によります。残念を繰り返すのは、少々違和感を覚える方も多いように思いますが、内容によっては、そうなるのかもしれませんね。
「承知いたしました」よりも「かしこまりました」のほうが、丁寧です。

(6)「お手数お掛けしますが」や「承知いたしました」といった表現が短いメールの中に繰り返し出てくる

→ 【ご回答】
気になる方は気になると存じます。
「お手数をおかけいたしますが」は、最後にひとつだけまとめて使うようにする。「承知いたしました」は、「かしこまりました」等のより丁寧な表現に置き換えるなど工夫をして、重ねて何度も使わなくて済むようにする、ということでいかがでしょうか。

===========
以上です。
お役に立てますと、幸甚でございます。
敬語、難しいですよね。
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専門家紹介

中川裕美子

職業:研修講師

人材開発コンサルタント、研修講師、キャリアアドバイザー、ヒプノセラピスト、地域創生コンサルタント。有限会社SONORI 代表取締役。会社は東京都中央区銀座、自宅とHealingのSalonは、山梨県北杜市小淵沢の八ヶ岳エリア。都会と田舎の二地域活動を実践する移住・田舎暮らしアドバイザーとしても、活動をしています。

●有限会社SONORI HP
http://www.sonori.info

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