職場の電話で「○○さんをお願いします」と言われ○○さんが席にいなかったとき「席を外しています」と言うか「外出中です」「会議中です」などの対応を咄嗟に的確にしにくい場合って、ありませんか?
「『席を外しています』は数分で戻ってくる時で、戻りが遅いときは『外出中です』などを的確に使い分ける」という原則は分かっています。そのこと自体の質問ではありません。○○さんが席に着いていないのだけは見て分かるが、それが単に席を外しているだけなのか、それとも会議や外出なのか、自分から見ても判別が咄嗟に付かない場合はどうするのが上手いやり方なのかということです。ホワイトボードや行動予定表に「会議」などと書いてあってそれをすぐ確認できれば勿論問題ないのですが、ホワイトボードが遠くにあったり、そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場だったりしたら、どうすれば良いのでしょうか。
No.3ベストアンサー
- 回答日時:
そもそも、なぜ「的確に使い分ける」必要があるか?を考えれば、さほど難しい話しでは無いですよ。
不在理由などを相手に正確に伝えることにより、相手にその後の処置,判断を、的確に行って貰う必要があるからです。
出張,外出,会議,来客などは不在理由の説明であり、相手も状況を察知しやすく、判断が得やすいワケです。
尚、相手の判断とは、「じゃあ良いです」から「大至急、連絡を取りたい」まで、色々あります。
一方で社内に居て着席していない場合が、「席を外しています」になりますが、社内に居ることに確信が持てなければ「席を外している様ですが」程度で、お茶を濁しておけば良いです。
但し、その場合は「どう言ったご用件でしょうか?」「お急ぎでしょうか?」などを確認して、相手だけにその後の判断を委ねるのではなく、自分も判断に加われば良いのですよ。
> ホワイトボードが遠くにあったり、
「少々お待ち下さい」と言って保留にし、ホワイトボードを確認したり、他の人に聞いて、返事すれば良いです。
その程度の手間を惜しんで、正確な情報を伝えない姿勢が問題です。
> そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場だったりしたら、
社員の所在が判らない様な会社は「論外」で、取引先の信頼も失います。
担当者の携帯に直接連絡を原則化しているとか、「不在≒営業で外回り」で、「外出」と言っとけば、まず間違い無い様な状況なら別ですが。
直ちにホワイトボードを導入するなど、所在確認をする術を講じるべきであり、電話対応上の問題ではありません。
No.6
- 回答日時:
「いま席をはずしておりますが」でしょう。
会議か外出かなんて関係ありません。電話に出られる状態にないのです。
席をはずしておりますが、折り返しご連絡差し上げます、だけでよいはずです。
社内で現在状況を明確にしようというような話し合いはやっていいでしょうが、社内だけの話です。
余計な細工や化粧をすると会社自体のイメージにかかわります。
あっさりとやってください。
「席を外しています」と、確信もないのに下手に言うと、相手によっては凄く突っかかってくるんですよね。「席を外しているだけなのか、外出しているのか、はっきりしろ。社内にいるのかいないのか」と。
No.5
- 回答日時:
的確に回答するのであれば
少々時間を頂戴してホワイトボードを確認するか、
周りの人に聞いてその人の所在を確認して
お答えするのがこの場合「的確」っていうんです。
即答しようとするから、何も確認せずに
的確に答えるのはどうしたらよいか?
なんてトンチンカンな質問になるんですよ。
No.2
- 回答日時:
>どうするのが
かけた側も、電話のチャンスは今だけで、今すぐ会話できないなら
休み・離席中・外出中が重要でないケースもあります。
また、当人がいなくても所属部署の誰かが応対できればよい場合もあります。
>そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場
近くでもない者が状況把握できない環境であなたが全部かぶる必要はありません。
まんま「姿が見えません」だけ答えるとか、
「こちらからはすぐには状況をつかめないので部署内の他の者に代わります」と告げて
よりよい対応できる部署・人にまわしてしまえばよろしいかと。
どうしても連絡とって欲しい、などと言われたら改めて手をつくせば。
No.1
- 回答日時:
お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!
似たような質問が見つかりました
- 会社・職場 新卒です。 電話対応の練習で席を外している人を確認する時に座ってじゃ分からないので立って確認して椅子 1 2023/05/08 19:37
- その他(ビジネス・キャリア) 電話応対について質問です。 私の会社では担当者が席にいない場合でも、会議や打ち合わせの予定がなければ 2 2023/03/03 12:43
- その他(悩み相談・人生相談) 1人の男にすごい嫌われてるんですがどう対処したらいいですか? 今資格取りに学校に通ってるんですが1人 8 2023/08/19 16:57
- 会社・職場 社会人2年目女です。 私は新卒で一般企業に入社し現在2年目ですが、社内で自分が仲が良いと感じる人がい 4 2023/04/11 23:45
- カップル・彼氏・彼女 会社について 本社の管理業務の女性と頻繁に電話でのやり取りをしています。 進展があり 電話でのやり取 8 2023/02/18 08:44
- 政治 ガーシー議員は外国に居住され、日本に帰って来ませんが、これは憲法で認められた権利ですよね? 19 2023/03/11 13:17
- その他(就職・転職・働き方) 休憩時間について 4 2023/07/12 21:38
- その他(ビジネス・キャリア) 部下との関わりかたについて 6 2022/09/24 07:13
- ビジネスマナー・ビジネス文書 なぜ、出席しないのに色々言ってくるんでしょう? 3 2022/07/04 10:26
- ビジネスマナー・ビジネス文書 送別会トラブル 私の職場で別な部署(営業部)の送別会が11月26日に開催されたのですが、主役がドタキ 8 2022/11/30 10:25
このQ&Aを見た人はこんなQ&Aも見ています
関連するカテゴリからQ&Aを探す
このQ&Aを見た人がよく見るQ&A
デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング
-
「お取引先様各位」は正しいで...
-
「何か聞いていますか」を敬語に
-
お客様に弊社の担当が誰だか聞...
-
アポなしで怒る
-
取引契約書の件
-
ウーバーイーツのクレームにつ...
-
スナックのママをしています。 ...
-
FAX送りますと電話で伝えられた...
-
お客様に謝られた時の返し方に...
-
お茶出しについて。
-
お客様へのメール
-
電話対応。電話を取り次げない...
-
席にいない人に関する電話応対...
-
至急お願いします! お客様に営...
-
お客様への対応とこれからの自分
-
夏に教育実習の打ち合わせのた...
-
お客様に対しての表現で させて...
-
銀座のクラブに行きました。同...
-
当社か弊社か
-
お客様にわかりやすくIT用語を...
マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング
-
「お取引先様各位」は正しいで...
-
「何か聞いていますか」を敬語に
-
お客様に弊社の担当が誰だか聞...
-
お客様に対しての表現で させて...
-
電話対応。電話を取り次げない...
-
アポなしで怒る
-
ウーバーイーツのクレームにつ...
-
貰った名刺を持ち帰らないのは...
-
スナックのママをしています。 ...
-
時間にルーズなお客さん。自営...
-
来客応対。先方が立って待って...
-
お客様に謝られた時の返し方に...
-
怒らせてしまう…
-
名刺のマナーについて 学生です...
-
打ち合わせや会議、台本をつく...
-
取引契約書の件
-
お客様に違う商品を渡してしま...
-
検討して折り返しますを避けたい
-
セミナー等に行ったときの席は...
-
人を紹介するときの順番につい...
おすすめ情報