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職場の電話で「○○さんをお願いします」と言われ○○さんが席にいなかったとき「席を外しています」と言うか「外出中です」「会議中です」などの対応を咄嗟に的確にしにくい場合って、ありませんか?
「『席を外しています』は数分で戻ってくる時で、戻りが遅いときは『外出中です』などを的確に使い分ける」という原則は分かっています。そのこと自体の質問ではありません。○○さんが席に着いていないのだけは見て分かるが、それが単に席を外しているだけなのか、それとも会議や外出なのか、自分から見ても判別が咄嗟に付かない場合はどうするのが上手いやり方なのかということです。ホワイトボードや行動予定表に「会議」などと書いてあってそれをすぐ確認できれば勿論問題ないのですが、ホワイトボードが遠くにあったり、そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場だったりしたら、どうすれば良いのでしょうか。

A 回答 (6件)

そもそも、なぜ「的確に使い分ける」必要があるか?を考えれば、さほど難しい話しでは無いですよ。



不在理由などを相手に正確に伝えることにより、相手にその後の処置,判断を、的確に行って貰う必要があるからです。
出張,外出,会議,来客などは不在理由の説明であり、相手も状況を察知しやすく、判断が得やすいワケです。

尚、相手の判断とは、「じゃあ良いです」から「大至急、連絡を取りたい」まで、色々あります。

一方で社内に居て着席していない場合が、「席を外しています」になりますが、社内に居ることに確信が持てなければ「席を外している様ですが」程度で、お茶を濁しておけば良いです。

但し、その場合は「どう言ったご用件でしょうか?」「お急ぎでしょうか?」などを確認して、相手だけにその後の判断を委ねるのではなく、自分も判断に加われば良いのですよ。


> ホワイトボードが遠くにあったり、

「少々お待ち下さい」と言って保留にし、ホワイトボードを確認したり、他の人に聞いて、返事すれば良いです。
その程度の手間を惜しんで、正確な情報を伝えない姿勢が問題です。

> そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場だったりしたら、

社員の所在が判らない様な会社は「論外」で、取引先の信頼も失います。

担当者の携帯に直接連絡を原則化しているとか、「不在≒営業で外回り」で、「外出」と言っとけば、まず間違い無い様な状況なら別ですが。

直ちにホワイトボードを導入するなど、所在確認をする術を講じるべきであり、電話対応上の問題ではありません。
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この回答へのお礼

少し時間を取って、確認を丁寧にするようにしてみます。

お礼日時:2014/04/21 22:25

「いま席をはずしておりますが」でしょう。


会議か外出かなんて関係ありません。電話に出られる状態にないのです。

席をはずしておりますが、折り返しご連絡差し上げます、だけでよいはずです。

社内で現在状況を明確にしようというような話し合いはやっていいでしょうが、社内だけの話です。

余計な細工や化粧をすると会社自体のイメージにかかわります。
あっさりとやってください。
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この回答へのお礼

「席を外しています」と、確信もないのに下手に言うと、相手によっては凄く突っかかってくるんですよね。「席を外しているだけなのか、外出しているのか、はっきりしろ。社内にいるのかいないのか」と。

お礼日時:2014/04/21 22:27

的確に回答するのであれば


少々時間を頂戴してホワイトボードを確認するか、
周りの人に聞いてその人の所在を確認して
お答えするのがこの場合「的確」っていうんです。

即答しようとするから、何も確認せずに
的確に答えるのはどうしたらよいか?
なんてトンチンカンな質問になるんですよ。
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この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時:2014/05/10 21:07

まず席を外している旨伝え至急なのか後ほどなのか後日でも良いのか聞く


その後担当者の所在を確認して外出や会議ですぐに連絡がつかない場合で用件が急ぎの場合その旨相手に伝える
至急の用件の場合上司等に指示を仰ぐ
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この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時:2014/04/21 22:25

>どうするのが



かけた側も、電話のチャンスは今だけで、今すぐ会話できないなら
休み・離席中・外出中が重要でないケースもあります。
また、当人がいなくても所属部署の誰かが応対できればよい場合もあります。

>そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場

近くでもない者が状況把握できない環境であなたが全部かぶる必要はありません。
まんま「姿が見えません」だけ答えるとか、
「こちらからはすぐには状況をつかめないので部署内の他の者に代わります」と告げて
よりよい対応できる部署・人にまわしてしまえばよろしいかと。

どうしても連絡とって欲しい、などと言われたら改めて手をつくせば。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。電話してきた方のご意向を、丁寧に聞くようにしてみます。

お礼日時:2014/04/21 22:21

はいどうぞ。


http://student.mynavi.jp/freshers/manner/manner/ …
ネットや書籍でもすぐ調べられますよ。
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この回答へのお礼

・・・このページに載ってるのは、外出中なのかどうか、見てすぐ分かる場合の話ばかりではないですか?

お礼日時:2014/04/19 11:13

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Q「いません」「いないです」の敬語はなんというのでしょうか

敬語の使い方で、正しいのかそれとも間違いかハッキリさせたいので、質問します。

A君がB君に言いました。
A君:「今日、C君は社内にいた?」
B君:「今日は出張でいらっしゃらないです。」
   または「今日は出張でいらっしゃいません。」

二人とも同じ会社です。


この、「いらっしゃらない」「いらっしゃいません」は敬語として正しいのでしょうか?
なんとなく変な日本語のような気がするのですが。
私はこの2つが正しい敬語ではない気がするので、
私の場合「いません」や「いないです」と言います。敬語ではないと思いますが、
間違った敬語を堂々と使うよりは恥をかかないと思いまして、この使い方をしています。
要するに、「いません」「いないです」の敬語はなんというのでしょうか。

また、私の質問の最後にありました。
「~のでしょうか」には、「?」はつけるのか、つけないのか、
よく迷います。
ビジネスではどうなのか教えて頂きたいです。
宜しくお願いします。

Aベストアンサー


A:B,Cより先輩
B:Cより後輩
Bの返答:~で不在でした。Cが上司の場合:~でご不在でした。

又、外部(お客様)からの問いかけでは
A,B,C,上司、部下関係なく、
「あいにく(だれそれ)は、~で不在です。宜しければご伝言を
うけたまわります」という返答がいいでしょう。
本屋で自費で買いなさい。千円くらいで売ってる。

Q「ご連絡いたします」は敬語として正しい?

連絡するのは、自分なのだから、「ご」を付けるのは
おかしいのではないか、と思うのですが。
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ていうのは正しい敬語なのでしょうか?

Aベストアンサー

「お(ご)~する(いたす)」は、自分側の動作をへりくだる謙譲語です。
「ご連絡致します」も「ご報告致します」も、正しいです。

文法上は参考URLをご覧ください。

参考URL:http://www.nihongokyoshi.co.jp/manbou_data/a5524170.html

Q【電話敬語】朝早く電話があり、担当の者が出社していない時は何と言いますか?

こんにちは、みなさん!!

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まだ、担当の者が出社していない時には何て言いますか?敬語では

相手に対して出社してないという事実は言ってしまって
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ご存知の方いらっしゃいましたらよろしくお願いします。

Aベストアンサー

回答ではありませんが、面白い実例を。
私の上司ですが、お客様からの早朝の電話で、自分が担当である商品のクレームだとわかると、信じられない返答をしています。

「お店の開店時間は10時からです。私はお掃除の職員なので、営業内容はわかりません。10時になれば社員が出勤いたしますので、10時以降に再度ご連絡ください。」

電話を切ってから、「おい!いまのクレームの対応頼んだからな!」といいはなち、外商に出てしまい、一日戻ってきません。

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仕事上での取引先に対する言葉(書類の文章)について質問します。
相手先に郵送書類やFAXを送る際に、内容を記した用紙を添えますが、そこに印刷しておく文章は
どのような言葉が正しいのでしょうか?
『次の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い・・・・・』
『次の書類をお送りしますので、ご査収のほどお願い・・・・・』
その他、良い表現やよく見かけるけど良くないと思うもの、などありましたら、教えてください。
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Aベストアンサー

『次の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い・・・』

送る行為は、相手にも関わる事なので、
「送付いたします」と、致しますと言っていても、
「ご」を付けなければ「送り付ける」という意味になります。
「ご」は相手に対する「謙譲語」です。

「ご送付します。」か「ご送付致します。」が正しいです。
「する」の謙譲語は「いたす」なので、「ご送付致します。」が
正しいのです。 二重敬語になるかもしれませんが、こちらの方が
丁寧です。

「お送り致します。」でもOKです。

・「ご」を必要としない場合は、「送付させて頂きます」になります。

例えば「ご連絡します」の「ご」も同様です。連絡するのは
自分の動作ですが、「連絡」を受ける相手に対する敬意を表すため、
謙譲の接頭語「ご」を付けます。

相手に頼む場合は「お送りください。」です。

http://mc2.civillink.net/biz/biz.html

http://allabout.co.jp/gm/gc/297603/

Q電話応対で質問です、会議中なので電話が回せないは失礼ですか?

先日お得意先のお客様(男性役職者)から
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と注意されてしまいました。

みなさんの会社ではミーティング中や会議中は
どのような受け答えをなさっていますか?

今はそのお客様だけは優先して会議中でも
担当営業に電話に出てもらうようにしています。

Aベストアンサー

初めまして。元研修担当のスコンチョといいます。(^_^)

電話応対って、難しいですよね。お客様の価値観も様々
ですから。

>>会議で電話にでないのは失礼」

なぜ、このようなことを先様が言ったかというと、ビジ
ネスマナー(電話応対)では「自社の都合で電話に出ない
のは失礼である」と教えている本・講習があるからです。
事の善悪はともかくとして「客である自分のことをおざ
なりにするのはけしからん。何をさておいてでも最速で
対応するべきである」と考える人がいる現実とどう向き
あうかですね。

では、うちの会社ではどうしろと教えているかというと、
大事な会議中であればズバリ嘘も方便です。(^_^;)

1.ただいま外出しておりますので、連絡を取ってみま
す。

2.現在席を外しておりますので、戻り次第連絡させます。

こういった感じ応対しておいて、本当に急いでそうだったら
「どういったご用件だったでしょうか、お急ぎでしたら
とりあえずおうかがいいたしますが」と聞いておいて、
担当者(会議室)にその内容のメモを入れます。

お客様の中には「他の電話にかかっておりまして」とか
「来客中で」と伝えても不機嫌になる人もいます。まずは
状況説明の前に「大変申し訳ございませんが、○○は現在
・・・」と折角お電話を頂いたのにスミマセンと謝って
から、相手の出方を見ます。それでも急いでいると言わ
れたなら、担当者にメモを入れて本人の判断を仰ぐしか
ないですね。

初めまして。元研修担当のスコンチョといいます。(^_^)

電話応対って、難しいですよね。お客様の価値観も様々
ですから。

>>会議で電話にでないのは失礼」

なぜ、このようなことを先様が言ったかというと、ビジ
ネスマナー(電話応対)では「自社の都合で電話に出ない
のは失礼である」と教えている本・講習があるからです。
事の善悪はともかくとして「客である自分のことをおざ
なりにするのはけしからん。何をさておいてでも最速で
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Q丁寧な言葉で「教えてください」を表現するには?

おはようございます。
こちらではいつもお世話になっております。

こちらを利用していていつも気になってしまうことがあるのですが、質問をするときはほとんど必ず「教えてください」という言葉が質問文に入りますよね。
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●質問●
そこで質問なのですが、丁寧な言葉で「教えてください」と伝えるための表現にはどのようなものがあるでしょうか?

できれば↑のように「どのようなものがあるか」と問うことで教えてもらうというものではなくて、「教えてください」という言葉にそのまま換われる表現を知りたいです。
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みなさんが普段使ってらっしゃる丁寧な表現をぜひ知りたいです。
よろしくお願いいたします。

※「ご教示願います」という言葉も見かけるのですが、目上の方には使いにくい響きがある気がしてしまいます。この言葉の言い換えや言葉尻を変えるだけで言いやすくなる…なども教えていただけると助かります。

おはようございます。
こちらではいつもお世話になっております。

こちらを利用していていつも気になってしまうことがあるのですが、質問をするときはほとんど必ず「教えてください」という言葉が質問文に入りますよね。
この「教えてください」という言葉、個人的にはそのまま書くとあまり丁寧ではない響きに感じます。

●質問●
そこで質問なのですが、丁寧な言葉で「教えてください」と伝えるための表現にはどのようなものがあるでしょうか?

できれば↑のように「どのようなものがあるか」と問うこと...続きを読む

Aベストアンサー

はじめまして。

「教えていただけますか?」

が一番です。
女性的な上品さを持ち、かつ簡潔で、ひらひらした装飾部分がなく、理知的なイメージを与えます。

やや、丁寧なヴァリエーションは
「教えていただけますでしょうか?」
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ちなみに「ご教示」という言葉は、漢語ですので、男性的な堅さを醸し出します。女性にはエレガントではありません。

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要は好き好きですので、ご参考になさって下さい。

Q「○○はすでに帰りました」を敬語で言うと?(電話応対)

電話応対で、しっくりした敬語の言い回しが見つからないので、教えてください。

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Q電話対応時「来客中」?「接客中」?

普通の企業に勤務しています。
上司が来客中にかかってきた電話に対して言うときは
1.「ただ今来客中でございますので・・・」
2.「ただ今接客中でございますので・・・」
どちらの方が自然で失礼がないでしょうか?

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みなさんはどう思いますか?

Aベストアンサー

↓下記のURLで、マナークイズを見つけました。

ただ私から電話をかける立場に立って考えると、PRADALIAさんの言う通り職種にもよるのかな、と言う気もします。
私も以前商社勤務だったときは殆ど皆「来客中」と言ってましたが、現在はサービス業だからか皆「接客中」です。感覚として、来客中のほうが接客中より時間がかかりそうな気がします。

参考URL:http://careers.employment.yahoo.co.jp/careers/reading/manner/part1/base/22/

Q「いらっしゃいますか?」と「おられますか?」正しいのは?

 私は社会人歴7年、ひととおりのビジネスマナーはまあまあ覚えていたつもりなのですが、実は未だにちょっと分からないことがあります。

 例えば、仕事上で相手の会社に電話をかける際、はじめに目的の人物以外が電話に対応する場合のはよくあることですね。そしてその時、自分が用事のある人物に電話を取り次いでもらいたい場合、「○○さんはいらっしゃいますか?」と「○○さんはおられますか?」ではどちらが本当は正しいのでしょうか? それとも地域によってちがうのでしょうか?

 私は北東北在住です。振り返って思い出してみると地元の人たちで「おられますか?」を使うのを殆ど聞いたことが無い気がします。どちらかと言えば、他県、それも関西方面の人たちが「おられますか?」をよく使っていたような…。私は新社会人当時、関西の言葉を話す社員が多い会社にいたので、「おられますか?」は耳に馴染んでいて、今でもその時々によって「いらっしゃいますか?」と合わせて半々に使います。

Aベストアンサー

学校文法的に言えば、

敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語の三種類があります。
「おる」は謙譲語です。
したがって、これに尊敬語の助動詞「られる」をつけるのは間違いです。

ということになります。
私もそのように教えられた覚えがあります。

しかし、「おる(をる)」は元々謙譲語というより丁寧語であって、これに「られる」という助動詞をつけて尊敬の意味を表わすことは、何ら間違いではないと言う説もあります。
このことについて、説得力のある説明をしているサイトを見たことがあります。(↓)
これを読んでから、私も「おられる」は間違いではなく、学校文法が間違っているのだと思うようになりました。
文部省や国語審議会の言うことなど、学問的にさほど権威があるとも思えません。ただ、学校の試験などでどう答えるか、ということが問題ならば、彼らのいうことが金科玉条ですが。。。

参考URL:http://www.alc.co.jp/jpn/cls/ndm/gnsodan03.html

Q電話対応で相手の会社名が聞き取れなかった場合

電話対応を最近頻度にするのですが、
毎回相手の会社名が聞き取れず、戸惑ってしまいます。

相手「株式会社AJTの山田と申します」
私「え・・A・・・???」
相手「A、J、Tです」
私「A。。。J・・・・? え、あ?」
相手「A、J、T です」
私「大変失礼致しました。AJTの山田様でいらっしゃいますね。」

とこんなやり取りを毎回しています。
会社名が聞き取れなかった場合、スマートな対応はどうすればよろしいでしょうか?

「失礼ですが、ご会社名をもう一度お聞かせ願えませんでしょうか?」

と聞くべきなのでしょうか?そもそもご会社名?

よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

こんにちは、kyanasakiさん。

よくある疑問点ですよね!

自分の場合は、
・相手の会社名
・相手の名前
・こちらの会社の誰宛か⇒(MUST項目)
を1回目で聞き取れる範囲で聞き取ります。
聞き取れない項目がある場合、「恐れ入りますが・・・」
ともう一度伺う。そこで聞き取れなかった場合は、
こちらの会社の担当者に「会社名が聞き取れなかったのですが・・・」
と引き継ぎます。たいていの場合、電話の担当者が変わった段階で
再度名乗ると思われるので、聞き返しは1回ぐらいがスマートかなと思います。


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