電話対応。電話を取り次げない理由の伝え方

社会人３年目の事務職です。

私の部署では、取引業者から電話がかかって来た際、担当者にすぐ繋げないときは、状況によって「席を外している」とか「来客中」とか「打合中」と伝えて、折り返す等の対応をしています。

今日も業者からの電話に、「来客中なので折り返します」とお伝えしたところ、それを聞いていた他部署の先輩から、「来客中と言わないほうがいい。全部打合せ中と伝えるように」と言われました。

なんですが、ちょっとスッキリしません。
個人的には、「来客中」も、「打合せ中」も、電話相手よりも優先している点ではあまり変わらないのでは？と思うんです。
新入社員のときに受けた研修では、会議中、と言うのは社内の用事を優先してるようで好ましくない、「来客中」か「打合せ中」と言うように、と教わりました。同じ部署の先輩も、「来客中」は使っています。なので、私の感覚としては「来客中」はＯＫなつもりでいました。

そこで、ネットで調べたんですが、もっと色々な意見があって、余計訳が分からなくなりました。
他部署の先輩と同じ意見、わたしと同じ意見、電話を繋げない理由を言う必要はなく、全て「席を外している」とだけ伝えればいい、等々。。。。。。。

私としては、「席を外している」というのは、すぐ戻ります、ってニュアンスを含んでる気がするんです。
「打合せ中」とか言われれば、ちょっと時間かかりそうだな、って思います。

そこでお聞きしたいのですが、皆さんは電話を取り次げない理由をどう伝えていますか？また、「会議中」「来客中」「打合中」と言われたら、不愉快になるものでしょうか？
別に私の考えが断固正しい！！！と思っているわけではないです。他の方の対応や、捉え方を参考にしたいんです。
よろしくお願いします。

No.3 ベストアンサー 回答者： gg-_-gg 回答日時： 2010/12/15 18:51

私の場合は・・・です。

接客業ですので、お客様からの電話で社内にいる場合であれば基本的には「席を外しております」と伝えています。(外出中であれば「外出中」と伝えます。)
というのは、「接客中」「来客中」「会議中」とお伝えすることでやはり中には自分よりそちらが優先されるのかと気分を害される方もいらっしゃるからです。
仰るように、「直ぐに戻る」という感じがあるので、「戻り次第こちらから連絡させますが、お急ぎでしょうか？」と確認します。
急ぎであってもなくても連絡先を伺って、担当者に連絡する旨と万一連絡が取れない場合は再度自分から連絡させていただくことをお伝えして一旦電話を置くようにしています。

取引業者の方であれば、正直に「接客中」「会議中」等、伝えます。

ちなみに、担当と連絡が取れても10～15分くらいでお客様に連絡できそうにない場合は自分がお客様へ連絡を入れるようにしています。その上で、「連絡が付き次第、担当からご連絡を入れさせますので、お時間を頂いてよろしいでしょうか？」と伝えます。よほどのことがないとそれでごねたりされる方はおられないです。

No.2 回答者： kaisinjuku04 回答日時： 2010/12/15 14:42

「あいにくただ今所要にて席を外しております。

１時間後には戻りますが、お急ぎでしょうか?」

と尋ねて、大至急だと言われれば、
「わかりました、至急連絡するよう○○に伝えます。
外出しておりますので念のため、お電話番号をお教え願います。」

急ぎでなければ、
「戻りましたら、ご連絡差し上げるように、○○に伝えます。」

という受け答えでいいと思います。

No.1 回答者： yosifuji2002 回答日時： 2010/12/15 12:59

この辺は相手との関係や緊急度での判断が必要な場合もありますが、一様にはいえません。

相手の緊急度が判らない場合は「お急ぎですか」と聞いてから、対応を考えても良いでしょう。

場合によっては本当に緊急で外出先まで連絡してでも相手に対応しなければならない時があります。

また、単なる時候の挨拶程度の場合もあります。

また相手によってはどんなことでも最優先という人もいますね。

そのようなときに何時も同じ答えでは返って仕事に支障が出ることがあります。

このあたりはある程度仕事の慣れが関係するとは思いますが、いくつかのケースを考えて、臨機応変に答えるということしかいえません。

ビジネスの電話で「会議中」「来客中」「打合中」が失礼になるとも思いませんが、万一それが事実と違うということが先方に判ると不愉快に思うでしょう。

そのような事情を考慮して即応していくのがベテランビジネスマンだと思います。

お解かりにならなければいくつかの場面を想定して、それぞれに相応しい言い方をお考えになったらいかがでしょうか。