会社 ファイルの収納

得意先ごとに受注伝票を綴じているファイルが200冊ほどあるのですが、特に規則性なく並べられています。
必要になった時探すのが大変なので、得意先名五十音順、あるいは担当者別に分けた上で五十音順に並べようかと思っているのですが、
実際探しやすい並べ方ってどのようなものでしょうか？

No.4 ベストアンサー 回答者： ane180 回答日時： 2019/05/29 13:26

データ化するのが、労力はかかるけど

今後は楽になります。
多様な検索のしかたが出来るからね。
データ化が難しいなら得意先名五十音順でしょうかね。
担当者は変わる事がありますよね。

こういう整理が得意というか、好きなのですが
会社によっては、勝手にやるな！みたいなところも実際ありました。
で、いつもあれはどこだ、無い！無い！って騒ぐくせに・・・（笑）
なので、こうしようと思うけどどうか？と
聞いたほうがいいと思います。

No.5 回答者： 噛めんサイダー 回答日時： 2019/05/29 13:28

探す目的は何ですか？

目的と手段によってファイリングのしかたが違うでしょう。
何をキーワードに探したいのですか？　探して何をするのですか？
担当者別に集計したいのですか？
得意先毎に集計したいのですか？
商品毎に分析したいのですか？
月別や年度別に統計をとりたいのですか？

月別に集計するなら担当者別や得意先別にファイルが別れていたらやりにくいでしょ？
商品別に傾向分析するなら、月別や得意先別では集計に時間かかるよね？

目的とそのための手段を考えて、なおかつファイルする時にも手間がかからない方法でファイリングシステムを作って、全員で守らないと破滅しますよ。

No.3 回答者： PAPA0623 回答日時： 2019/05/29 13:16

担当者別50音順の方が探しやすいと思いますよ。

出来るだけ細かく分ける方が後々探しやすくなりますね。(仕分け作業は大変ですが、後が楽)

No.2 回答者： kika2929 回答日時： 2019/05/29 12:58

業種は何ですか？

受注伝票はデータ化されていますか？
受注NO・受注日・得意先名・商品名など・・・。

もしデータ化されているようでしたら、得意先ごとではなく、受注NOで管理し、データを検索して該当する受注NOがラベリングされているファイルを探す方法があります。
社内システムで、大量の受注データをソートする機能がなくても、そのデータをエクセルに変換する機能があれば、実現するかもしれません。
定期的に、新たなデータを追加するなどの更新作業が必要になりますが・・・。

この回答へのお礼

データ化していますが、現行のシステムでは過去3ヶ月分しか確認できません。
それをエクセルデータに変換する方法が思いつかないため、当面はアナログな管理方法のままになりそうです。
ありがとうございました。

お礼日時：2019/05/29 15:57

No.1 回答者： スリープ 回答日時： 2019/05/29 12:51

五十音順

この回答へのお礼

ありがとうございます

お礼日時：2019/05/29 15:53