マンション管理組合臨時総会の議決権行使書等の取扱

マンション管理組合で理事会が管理会社変更の発議を行い、臨時総会が開かれます。
出欠届、ならびに委任状、議決権行使書がセットで１枚になった帳票が配布され、マンションフロントに設置されています。
議案発議者であり、賛成票を多く集めたい理事会が、管理会社ではなくフロントコンシェルジュに票の回収をさせ、1日2回程度、理事長がフロントに票を受取り持ち帰っているとのことです。

これは理事会の不正行為と云えないでしょうか？

質問者からの補足コメント

• 早速のコメントご投稿、有難うございます。
  質問趣旨がわかりづらかったと思いますので、補足させていただきます。
  （「特に５０代男性の方にリクエスト」とありますが、当方ミスです）
  
  まず、コンシェルジュは管理会社とは別契約で、直接フロント業務を委託しています。
  今回の理事会発議は、現管理会社の担当者と一部の理事が、そのやり取りにおける関係悪化が発端で、「担当者の能力が低いから替えろ」「管理委託費を２割下げろ」などと半ばカスハラのような要求をした挙句、管理会社の変更を言い出したものです。
  経緯は以下となります。
  ①11月下旬に「理事会運営に対するサポートが不十分などを理由に管理会社変更の検討をする」の通知
  を配布し、検討委員会設置ならびに委員の募集、質問・意見の受付を開始。
  しかし、この通知配布前に開かれた理事会の議事録では、すでに新管理会社候補はA（現管理会社）他BCD４社に決定していました。

    補足日時：2024/02/14 12:35

• さらに補足です。
  ②1月に、契約更新を求めたA社を排除（組合員には「A社は辞退した」と説明）して、候補BCのみによる組合員向けプレゼン会を実施。
  この場で、理事長から「このプレゼン会は、皆さんに候補会社を選んでもらう場ではない」、「今後組合員へのアンケートなども一切しない」、
  「理事会で”総合的に判断し”候補会社を決めて総会へ提案する」との発言。
  その他「半年前からC社にアドバイスをもらい、話を進めてきた」、「本音を言うと、もうC社にしようと思っている」などの発言もありました。
  ③プレゼン会参加の組合員から、プレゼン資料の全戸配布を求められ、理事長は渋々これに応じたが、URLの配布にとどまり、200ページにも及ぶその資料の閲覧期限が１週間足らずという始末でした。

    補足日時：2024/02/14 12:36

• そしてついに、その閲覧期限すら待たずして「新管理会社候補はC社とする。臨時総会を２月に開く」となりました。
  組合員への丁寧な説明をする努力は見られず、C社ありきの完全な出来レースと云え、総会議案書においてもただ一方的にA社を蔑み、C社を推す内容となっています。
  そして、「C社では委託管理費が大幅に下がるので、その分を修繕積立金に回す」としながら、組合員C社提案プランは警備員等の人員配置や稼働時間が大幅に削られた内容となっており、マンションの安心安全という観点からも、実質的には値下げとはなっていません。
  
  理事会としては何が何でも管理会社をC社に変更したく、前述のプレゼン会はもとより、通知文の配布などにおいても完全にA社を排除し、その延長で「A社は投票箱には一切触れるな」と通告し、コンシェルジュにその投票箱の管理をさせて、理事長がそれを毎日回収し内容を確認しているのです。

    補足日時：2024/02/14 12:39

• 理事長は、総会成立の議決権数確保可否の確認以外に「誰が出席で、委任状（議長以外もOK）で、議決権行使書は賛成or反対なのか」を事前に把握できることになり、もし理事会に不利な状況となっていた場合、組合員への何らかの働きかけも可能となります。
  
  もちろん、現時点で投票の改ざん等の明確な不正が確認されているわけではありませんが、上記のような組合員軽視の理事会が、自らの強引な発議案を諮る投票に関して、その形勢を自分たちだけが把握できる形となっている状況は、明確な不正とは言えなくても極めて不適切だと思い、皆さんのご意見を伺いたかったので質問させていただきました。

    補足日時：2024/02/14 12:41

No.6 回答者： maikuro3 回答日時： 2024/02/16 17:22

Katsunyanさん　こんばんは

理事会のリプレースに対するやり方が強引かもしれませんが、
現管理委託会社フロントと理事会役員との関係は破綻しております。
このままでは、理事会が納得できる管理委託が出来ないと考えた上
でのリプレース提案ではないでしょうか？
理事会は臨時総会の議案を上程した以上、可決したいと考えるのは
当然のことだと思います。
賛成票への書き換え等を懸念されての問題提議として、ここに
ご質問されたと思いますが、貴マンションの区分所有者がどれ
ほどマンション管理に関心がありますか？
仮に、半数以上の区分所有者に今回のリプレースについて関心が
あり、現管理会社を支持するのであれば、上程した議案は否決され
ますが、まぁ、無理でしょう。
委任状のほとんどが、議長委任になると思います。
区分所有者のほとんどは、自分が住んでいても誰かが住環境を良く
して貰えると考えます。
自分で動こうとする方は、ごく少数です。
現理事会を信じてリプレースしてもらい、貴方が理事長になった
時にＣ管理会社のマンション管理に多くの不満が出れば、再リプ
レースを薦めていきましょう。

No.5 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2024/02/14 13:52

補足を読みましたが…基本的には理事会での決定事項を総会で決議を計り、組合員の総意とするのが通常の流れです。

総会にて過半数？2/3？以上の賛成が無ければ可決されませんから、貴方や数名が不満を持っていても、決議されたことは総意とみなされます。


＞検討委員会設置ならびに委員の募集、質問・意見の受付を開始。

実際に設置され議論されたんですかね？
今回の件で言えばここが一番重要な部分だと思います。


＞「理事会で”総合的に判断し”候補会社を決めて総会へ提案する」との発言。

それが普通です。
それを否定するなら、そもそも理事会なんて不要だと言うのと同じです。
通常は理事会で決めたことを総会で決議を計りますからね。


＞上記のような組合員軽視の理事会が…

この部分は全く理解出来ません。
そもそも理事長及び理事メンバーは、総会で決議したメンバーです。

反対意見は当然あるだろうと思いますが、そもそも付託する理事を選任したのは組合員ですからね。


ただ、先にも述べたように総会で反対意見が多ければ承認あれないわけですから、おおまかな流れとしては問題ないと思います。


問題があるかもしれない部分は
・検討委員会設置が設置されたか？
・議決権行使書の改ざんや不正があったか？
・C社と理事長に何らかの裏取引（賄賂など）があったか？
この3点だと思います。

この回答へのお礼

お礼日時：2024/02/14 15:43

No.4 回答者： merciusako 回答日時： 2024/02/14 13:24

＞フロントコンシェルジュに票の回収をさせ

管理組合との契約において、総会の書面の回収業務が含まれているかどうかです。

管理会社なら、総会の書面の回収業務は含まれていますが、同じ作業をフロントコンシェルジュとの契約でも業務内容とするのは考えられないですけどね。

フロントコンシェルジュの業務内容に含まれていないのなら、理事会がサービスでやらせていることですから不正行為です。

手続き的に、理事会のやり方はツッコミどころ満載ですから、管理会社から管理組合が損害賠償請求される可能性があります。

組合員のお金から賠償金を支払うことになりますが、組合員はそのことを理解しているのですかね。

まあ、「理事会がアホなやり方をするからこういうことになったのだ」として、理事会に対して損害賠償請求することになるでしょうけど。

ただ、結局、裁判費用などは組合員負担になりますから、バカバカしい話です。

No.3 回答者： maikuro3 回答日時： 2024/02/14 09:20

Katsunyanさん　おはようございます。

何が不正行為なのかご質問では理解できません。
管理会社ではなくフロントコンシェルジュに票の回収をさせ？
1日2回程度、理事長がフロントに票を受取り持ち帰っている？
こに内容のどこが理事会の不正行為なのでしょうか？
リプレースの理由はわかりませんが、私であればフロントコンシェルジュ
に回収を任せず、管理組合（理事会）で総会出席票（委任状）の鍵付きの
回収箱を設置し、役員で回収します。
管理会社ではなく？フロントコンシェルジュも管理会社の人間では？
私も、過去2回管理会社のリプレースをしました。
「善良なる管理者の責をもって」にほど遠い管理委託であって、
管理費や修繕積立金を食い物にされていることが判明したからです。

No.2 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2024/02/14 08:18

逆にどこが不正だと思われるのでしょうか？

議決権行使書を書き換えてたら不正（偽造）ですが、回収方法が適切とは言えないにしても不正では無いでしょう。

No.1 回答者： merciusako 回答日時： 2024/02/13 23:39

不正行為ではありません。

管理会社との管理委託契約では、理事会の手伝いも業務内容になっているはずです。

つまり、総会の書面出席関係の回収も業務のうちです。

ただ、フロントコンシェルジュは、管理会社の人間ですよね。

フロントコンシェルジュは、誰が出席で、委任状で、議決権行使書なのかが分かるのですかね。

分かるというのなら、委任状は管理会社変更に賛成ですから、委任状や賛成の議決権行使書を適当にピックアップして捨ててしまえるということですよね。

つまり、管理会社変更の賛成票を減らせることになります。

「管理会社変更」の議案は、出席議決権数の過半数で承認ですから、総会の定足数を割らないように、しかも賛成が過半数を占めないようにすることは可能だと思うのです。

これまでの総会の出席状況で、実際に本人が出席する人数と書面出席の人数は、ほぼ分かるはずですから、どの程度抜き取れば良いかも計算できるはずです。

ただ、これまでの理事会の動きとして、今回の臨時総会で、いきなり「管理会社変更」を持ち出したわけではないでしょう。

事前に、管理会社の業務怠慢だとか問題点などのアンケート調査などがあって、管理会社変更が実現できる見通しを持って臨時総会開催になっていると思うのです。

ここで、管理会社変更の反対派がいて、票が二分されるような状況なら、管理会社の工作は成功するでしょうが、大勢は「管理会社変更」ということであれば、管理会社の工作は無意味です。

定足数を割ってしまう恐れがありますから。

まあ、このようなリスクがあるにもかかわらず、フロントコンシェルジュに票の回収をさせている理事会が理解できませんが。

よほど自信があるんですかね。

それと、この質問には書かれていませんが、理事会と管理会社が完全に対立しているようだと、仮に臨時総会で「管理会社変更」が承認されたとしても、「手続きに不備がある」とか「管理会社との協議が不充分」と言った理由で、管理組合が訴えられることもあります。

その辺りまで、キチンと対応はできているんでしょうね。