電話の用件を伝えるタイミングについて

秘書の方、またはそれに属するお仕事の方、社長（上司）あての電話で、急ぎではない・・・と言われた際電話の用件をどのタイミングで伝えていますか？社長が出張中の場合です。
皆さんのご意見をお聞かせください。

私は、先月より社長秘書をしております。現社長は外出するときは携帯を持って出かけるのですが、まったく繋がりません。本日より２日間、社長は国内出張しています（国内の自社工場です）。午前１１時ごろお客様から電話があり、「 来月末お逢いしたいのでスケジュールを伺いたい」との電話がありました。先方のお客様は急いではいないとおっしゃっていたのですが、社長には連絡したほうがいいと思い、携帯へ電話したのですが案の定繋がりませんでした。社長は昼過ぎまで会議だったので、夕方１７：００ごろ工場へ直接電話をして社長につないでもらいました。用件を伝えるタイミング遅いですか？それとも、工場まで電話をかけるこんなやり方強引でしょうか？

No.2 ベストアンサー 回答者： cubics 回答日時： 2005/08/09 21:52

会社、社長、秘書、それぞれですから、貴社のやり方がどうなるかも検討がつきませんね。

案件によっては、秘書任せもありえますし、社長がその都度判断しないと、何も決められない会社もあるでしょう。
来月末の面会についても、その重要度、場所、人によりけりですね。ぎっしりスケジュールがつまってしまうような社長さんでしたら、早く動かないといけないし、今月末までにどうにかすればいいのであれば、まあ、今週末までにはスケジュールを調整しないといけないかなとか。
あさって会社に戻るのであれば、用件によっては、あさってでもよいかもしれませんが、報告という点では、その日のうちにするべきでしょう。
急ぎでしたら、直接つかまえるようにする。
それ以外は１日１回定時連絡で、その日にあった用件の連絡、というのは普通なんじゃないでしょうか。
社長が忘れたら、その日は聞きたくなかったと。（笑）

No.3 回答者： Chuck_GOO 回答日時： 2005/08/10 14:56

ケースバイケース（用件バイ用件）かもしれませんが・・・

お尋ねになったスケジュールの問題であれば、
普通、それは基本的に秘書の方が仕切り、社長に了承を得る類のことかと思います。
（そうしてよいか、と社長に打診されてみてはどうでしょうか？　　いちいち社長が手帳 or PDAをみて、スケジュールをセットしていては、秘書をおく意味がかなりないかと・・・。）

したがって
・スケジュールについてはkoguma73さんのほうで全権委任を受ける
・スケジュールについては、koguma73さんのほうで一義的に判断し、社長に定期的に了承を得る（１日１回 etc.）
のどちらかと思います。。。後者のほうがよいでしょう。



いずれにしろ、koguma73さんのほうで
・社長に手間がかからないように・・・（またそうするのが自分の仕事）
・その一方で、社長に迷惑をかけないように・・・（それを防ぐのも自分の仕事）

ということを判断基準に、用件の内容を分類して、koguma73さんなりの報告タイミング案を作り、
社長に打診され、その結果を仕事のルールとされていってはいかがでしょうか？

そこのやり方の良し悪しで、秘書職としての良し悪しも判断される可能性が高いです。。。


個人的な感覚としては「お客様からのスケジュール打診１件で、わざわざ社長を（２日間だけの）出張先まで追っかけるのはオーバーではないか？　（そこはkoguma73さんがそのお客様の重要度と社長のスケジュールのあき具合から判断して日程をfixして、社長に事後了承をもらうべき仕事ではないか？）」という気がします。。。

もしかしたら，秘書としての仕事振り、社長から高い評価を受けていないのでは・・・という危惧もこの１件からは感じますので、

本件に限らず「自分でどこまで一義的に判断し、どういった形で社長に了承得るか？」というところを、今一度整理されておいたほうが良いように思います。。。
（その方が、よりよい秘書になれますよ・・・）


以上ご参考になれば幸いです。。。

No.1 回答者： chirolin 回答日時： 2005/08/09 21:37

社長さんから、例えばその日の仕事の〆の時に質問者さんへ電話してきて、「自分に何か電話は来てないか」とか、聞かれませんか？

もしあったら、そのタイミングでも良かった気がします。急ぎではなかったのですし、なるべくならジャマはしない方が。

もし質問のようなことで社長さんの方が不快、というかそういう方法は取らないで欲しいと思っておられるのなら、それは何らかの形で言われるはずです。そしたら今後はしなければいい、と思います。
でもあくまで決めるのは上司ですから、判断を仰いだ点そのものは間違っていない、そう思います。