事務アシスタントとは

みなさんはじめまして。
社会人７年目の者です。このカテゴリーで良いものか悩みましたが、質問させてください。

先般、小さなコンサル会社に事務アシスタントとして入社したのですが、常々上の人間から「君は事務員ではなくアシスタントなんだ」「うちは仕事は待っていたってこない、自分で探せ」と言われています。
やはり小さな会社の事務というと、総務経理から庶務的なものまで幅広いものであろうとは思っていましたが、実際入ってみると、総務経理的なことは私よりも前に入った事務の方が任されていますし、私が出来ることといえば、
・掃除
・来客応対
・電話番
・書類作成
・名刺の管理
・その他雑務
などです。
もう少し、仕事に幅をもたせたいと自分自身思ってはいますが、今は与えられたものをこなすのが精一杯です。
何をどうしていけば良いのか・・・上の人間がわざわざ事務員とは違うと言ってくる意図は何なのか・・・
正直戸惑っています。
そこで、これをご覧頂いた方でベンチャー企業で営業をされている方、もちろん起業された方含め、事務方の人間に何を望みますか？
また、そういった会社で事務をされている方、営業マンをまた会社をサポートしていくにあたって具体的に何をされていますか？一日のスケジュールや、こんなことをして喜ばれたなどの体験談等あれば、是非教えて頂きたいのです。
７年も社会人をしていて情けないですが、ご教授いただけたら幸甚です。
長くなりましたが、よろしくお願い致します。

No.3 ベストアンサー 回答者： jyamamoto 回答日時： 2005/08/13 12:15

>私が出来ることといえば、

・掃除
・来客応対
・電話番
・書類作成
・名刺の管理
・その他雑務
などです。
「事務アシスタント」といえば、今まで一般的に「事務補助職」と言われていた仕事だと思います。
ということは、あなたができることとして掲げている事項も大半はそれにあたると思います。

おそらく、総務・経理、庶務、等の管理部門の定番の事務業務ではなくて、営業やコンサルタント等の専門職(総合職)の業務をサポートする仕事を求められているのだと思います。
名刺の管理や、(頼まれた)書類作成ゃ、その他雑務などは、それにあたります。

「営業」の人の一番大事な仕事は、外に出て顧客とあって営業活動することですよね。また「コンサルタント」の一番大事な仕事は、顧客の課題を解決するために出向いてコンサルティングすることですよね。
それらの人々が社内でしている仕事を研究してみましょう。その中には、営業やコンサルの専門家でなくてもできる仕事、あなたが代わりにして上げられる仕事がいろいろ見つかるはずです。
そうした仕事をあなたが取り上げて、代わりしてあげることで、専門職の人は専門の仕事により多くの時間を費やすことができます。
そうした仕事をするのが、事務アシスタントの仕事だと思います。
○お客さんに提案したり、説明したりするための資料を、指示を受けながらパソコンで作成する。
○顧客訪問の予定や、顧客との約束したスケジュール管理の資料を作る。
○顧客リストを作成して、定期的な挨拶状等を準備する
等々、専門職の人たちの「秘書業務」のようなことを心がければよいと思います。

営業の人、コンサルタントなどの専門職の人たちの誰かと相談して、「何がやれるか(やってほしいか)」書き出してみて、やれることから少しずつ広げていくことですね。
要は、「観察」と「気配り」の中から見つける仕事が、あなたのメインタスクということだと思います。
がんばってください!

この回答へのお礼

ありがとうございます。
具体例まで挙げていただいて、ありがたいです。
たまに、お弁当を買ってこいとか、○○さん（私）に”やらせれば”（やってもらえばでだいぶ受け取る方は変わるのですが・・・）、いいじゃんとか、どうも士気が下がるというか、見下されているような気持ちになることもありますが、事務アシスタントがいれば、より業務がスムーズになることだって、たくさんあるんだなとやる気が出ました。
是非参考にさせていただきます。ありがとうございました。

お礼日時：2005/08/13 22:58

No.2 回答者： DIGAMMA 回答日時： 2005/08/12 23:52

こんにちは、

　いろいろな事例がありますが、一つの仮説としてお聞きください。

　『貴方の採用を決めた人』と『貴方の仕事を決める人』が別人だった場合に良くあります。

　上の人間も、「何をしてもらっていいいのかわからない」のが本音である可能性があります。でも、他の部下の手前、そんなことは言えませんから、「自分で考えろ」とか「アシスタントなんだから」ということで、体面を保っているのかも知れません。

　とにかく、面倒くさがって、誰もしようとはしないけど、そうしたらみんなが喜ぶと思う仕事を１０個は考えてリストを作り、その上司に「どれかを行いたいのですが、選択と許可をお願いします！」と言ってみることです。

　手書きの汚い顧客リスト（あるいは山積になった名刺）をエクセルやワードに書き換えるとか、来客用の飲み物が「お茶」だけなら、インスタントでも良いので、メニューを充実させるとか、入り口に座席案内を作って貼るとか、真剣に考えれば、「おお、これは便利だ」と言ってくれることが思いつくと思います。

　ご参考になれば幸いです。お仕事頑張ってくださいね。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
ここで質問をして本当によかったと思います。
１０個あげて・・・に関しては、特にコミュニケーションにも
なりますし、早速実行してみたいと思いました。
月曜日が少し楽しみです。
ありがとうございました。

お礼日時：2005/08/13 23:12

No.1 回答者： gyucci 回答日時： 2005/08/12 23:09

頑張り屋さんですね。

事務アシスタント・・・実際どういう職種なんでしょうね？
カタカナがつく職業って、ある意味、広範囲を求められますよね？

漠然としたイメージでいいますと、事務員って、
決まった作業の繰り返しだと思いませんか？
アシスタントは、補助的な役目をする人、助手ですよね？
ですから、事務アシスタントですと、事務員さんの補佐役でいいと思うんですが、
その上司の方の台詞の中に“事務員ではない”とおっしゃているから、
余計に複雑になってしまいますよね？

そういう場合、わたしでしたら、具体的に教えてくださいと言いそうです。
こちらが捉えている事務アシスタントと上司の考えが違いますからね。

参考にならないと思いましたが、コメントさせていただきました。m(_ _)m

この回答へのお礼

ありがとうございます。
頑張りやさんですね、の一言に活力を与えてもらった気がします。
具体的に聞くのは、確かにひとつの手段なのですが、自分で考えろと言われたことがありまして。。。どうも萎縮してしまって、コミュニケーションがうまく取れていないのが、実状です。
しかし、それでは何も始まらないですよね。色々考えてみたいと思います。
ありがとうございました。

お礼日時：2005/08/13 23:29