議事録、内部経理監査について（これって犯罪？）

特養を中心とした社会福祉法人で最近事務職に異動になった者です。ようやく業務に慣れてきたところで色々と疑問が出てきました。
うちの法人では理事会、評議員会は実際に行ってないんですよ。事務の職員が議事録だけを作っている状況です。内部経理監査ともう一つの内部監査の提出書類も事務の職員で作ってます。
印鑑、署名も全部こっちで用意。これって公文書偽造とか犯罪になるんですか？知らずに犯罪の片棒を担がされているとか思うとぞっとするので質問します。

No.3 回答者： kurikuri_maroon 回答日時： 2005/08/25 20:20

補足です。

社会福祉法人の場合、その社会福祉法人の事業の内容（定款の内容）によっては、＃１の方が書かれているような省略等が認められず、実際に理事会等を招集しなければなりませんので、確認の上、コトにあたって下さい。
基本的には、原則として、理事会等をきちっと招集しなければなりません。省略等はあくまでも特例です。
ですから、＃２で私が書いたとおり、ご質問のような行為は、基本的には犯罪行為だとお考え下さい。

No.1 回答者： noname#21592 回答日時： 2005/08/25 20:13

理事会、評議員会は、もちろん、実際に招集した方が、いいに決まっているのですが、予め、１）書面参加により、開催したことにする。

２）定時で決まっていることは、理事長の先決事項として処理をする。という、簡便法は利用できると思われます。法律で、開催をしないと決裁できない重要事項以外は、理事長先決事項として、事後報告とする旨の事務処理要綱（内規）を作り、１度は、きちんと理事会を開き、その内規を承認してもらえば、事務員が作成して、預かった、認め印で議事録を作り、先決報告をすることは、可能と思われます。また、理事会を開く＝全員が一同に集まるということではなく。書面参加方式と持ち回り議事録という、２種の方法があります。前者は、予め、議事の内容や判断資料を郵送しておき、書面で、可否を送ってもらうというもので、議事録上は、出席ゼロ、書面参加７名、賛成７名で、全員賛成なので可決、みたいな感じです。後者は、予め、理事会の開催通知を出し、議事録を作り、事務員が後日、理事宅を廻って、印鑑をもらうものです。また、予め預かった認め印を、電話などで、理事本人の意思を確認して、代理捺印する方法もあります。しかし、これらは、一度は、きちんと集まって、ここまでは、理事長に任せる、ここまでは、事務長に任せるという書面を正式に作っておく必要があります。

特に、大きな事業をしない経常経費の予算承認に、遠方の理事をいちいち、旅費と時間をかけて召集するのも、無駄ですし、かといって、何から何まで、事務局でやってしまうのは、問題があるので、１年に１度、監事の業務、会計監査があり、それをパスすれば、その監事の認める範囲で省略は可能ですよ。

多分、ここまでの、事務内規書類が不備のまま、理事長先決で、ことを行っていると、問題が起きたときは、大変なことになりますが、きちんと内規があり、内規に従い事務長が事務をする分には、問題は無いでしょう。もちろん、最低、年に１－２回の会合は開くわけでしょうから、そのときに事務局報告で、一括事後承認になりますが。

この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございます。
aozoraxさんの言われるような理事会の簡便法など理事会を簡易にし、スムーズな運営を行える方法もあるのだなぁと勉強になりました。
しかし、こういった方法で理事会を簡易に行えるにも関わらず、そういった方法をとらないうちの施設の理事長にも疑問がわきます。

お礼日時：2005/08/26 19:21