痔になりやすい生活習慣とは?

昨日から新しい会社で働き始めた者です。
初日ということで、たまった請求書を取引先別にファイリングする作業をしました。取引先を覚えるためということで、まかせてもらいました。
昨日一日で終わらず、一日何をしてたんだろうと思ってしまいました。
取引先ごとに請求書の大きさが違うので、パンチで穴を開ける箇所が違い、ひとつひとつすすめていくのとキャビネットの中の大量のファイルを探すのに、時間がかかり、周りの方に申し訳なく思いながら、ファイリングをしていました。
そこで、皆さんはファイリングを効率よくするためにどのような方法でされているのか、お聞かせ頂きたいのですが・・・。

このQ&Aに関連する最新のQ&A

A 回答 (5件)

こんにちは。

補足をいただいたのにお返事後れてすいません。

#ちょっとお☆様を見にネットにつなげないところに行ってたもので。m(__)m

さて、パソコンで作るインデックスですが、早い話が一行に、通し番号、作成日付、更新日付、タイトル、簡単な説明、資料の内訳、キーワード等を、タブ区切りで書いておくんです。内訳やキーワードは一つの項目の中にスペース区切りで並べると検索が楽です。
1行について、資料一つを守る事。

このやり方なら、ワードでも一太郎でもエクセルでもロータスでもできます。
タブ区切りテキストにしておくと、大抵のソフトで開くことができますが、アプリケーションを決めておいてもいいです。

一般的には、エクセルやロータスなどの表計算で、横方向1行を1件分の情報に当てると、複数項目検索が楽にできるので威力を発揮します。

もちろん資料は通し番号順に並べて、インデックスのいくつかの項目から該当資料の通し番号を見て、それを棚から引っ張り出す・・という訳です。
    • good
    • 1
この回答へのお礼

myeyesonlyさん、こちらこそ、何度もご回答を頂きすみません。
しかも、お礼がこんなに遅くなり、重ねてお詫び致します。
お星様って、もしかしてしし座流星群のことでしょうか?
PCで作るインデックスなんて、したことないんですけど、とても便利そうですね、試してみる価値アリという感じです。
本当にありがとうございました。

お礼日時:2001/12/03 21:04

はじめまして。


参考になるかわかりませんが、以前私がしていた方法を書かせていただきます。ファイリングのほうは、皆様のおっしゃっているように五十音にするのが一番効率が良いです。パンチの穴の位置と請求書の大きさがまちまちとのことですが、上下のどちらかに揃えてしまうと、穴の位置は関係なくなると思います。私は、請求書がファイルの上部からはみ出さないように、穴を開けてあまった部分は折り返してファイルしていました。なので、穴が請求書の上部から何cm位の所に開くか見ておくか、既に前月の請求書がファイルされているのであれば、同じ用紙なので穴の開いている文字を見ます。そうすると、だいたい同じような所に穴が開きますよ。ご参考になれば…。がんばってくださいね。
    • good
    • 2
この回答へのお礼

ajia871さん、こんにちは。
アドバイスありがとうございます。
お礼がおそくなり、すみません。
アドバイスして頂いた穴の開け方を試してみます。
ご丁寧にありがとうございました。

お礼日時:2001/12/03 20:57

道具を利用した作業ということになれば、「自信あり」でお答えしましょう。


パンチをする場合、手まどる作業内容は「位置決め」だと思います。
二つ折りにして、真ん中を見つけてしるしをつけてパンチすると、伝票の大きさごとにすべて折り目を入れなくてはならないですよね。
これでは大変ですので「治具」を使いましょう。
治具とは、道具を使いやすいように補助する装置です。
装置といっても大げさなものは必要ありません。
ボール紙を一枚用意して下さい。
ボール紙を両面テープでパンチ台のパンチ面に張り付けます。
次に、真ん中に折り目をつけた伝票をパンチ台にセットして、パンチしますが、このときに伝票の右か左、どちらでも良いのですが幅をボール紙に記しておきます。
次からは同じ大きさの伝票はこの幅を記した線に合わせれば自動的に中心にセットできます。
しるしのない伝票ごとに、しるしを増やしてゆけば、そのうちすべての伝票の位置決めのしるしが残ります。
しるしに、伝票の種類や、代表的な会社名を書き込んでおくと、さらに使いやすくなると思います。
もちろん伝票は一枚づつ、穴あけしますが、位置決めの手間がまったく要らなくなるので、穴あけだけに専念すればよいことになります。

インデックスの件は他の回答者にお願いしますが、ファイルはできるだけ一度にたくさん手元に持ってきておいて、キャビネットへの移動時間も短縮したほうが良いでしょう。
ファイルを一度にすべて運べるようなワゴンのキャスターがあれば、最も効率が上がります。
こんなところでいかがでしょう。理解していただけましたか?
成功をお祈りします!
    • good
    • 2
この回答へのお礼

rakkiさん、何度もすみませんでした。
ありがとうございます。
治具ってアイデア、とってもいいですね。
rakkiさんの一つの作業に専念するという方法で、効率を上げられるよう頑張ります。
本当に何度もありがとうございました。

お礼日時:2001/11/18 18:14

こんにちは。


ファイリングの命は、インデックスと定位置の確保です。

インデックスは、パソコンを使うことで非常に有効な物を簡単に作れ、簡単に検索できます。
いろんなソフトでやってる人がいますが、ワープロでも表計算でも十分です。
以前、私はルポというワープロ専用機でやった事さえあります。現在はそのファイルをコンバーターでパソコンデータに変換してそのまま受け継ぎ、機能しています。

そのインデックスは、実際にどういう事で検索する事が多いかを調査して統計をとらないと有効なインデックスになりません。そこがファイリングの腕の店どころでしょう。このインデックスが有効な物を作ると、非常に勝れたシステムになります。もっとも単純なノートと鉛筆によるインデックスですら、ごちゃごちゃになったパソコンによる管理システムを軽くしのいでしまいます。パソコンのメリットは、検索が簡単で早い事位です。

定位置の確保は、資料を統一した入れ物に入れて、何らかの絶対に変わることのない順番でならべ、使った資料は必ずそこに戻す事です。
これを厳重に徹底してやらないと、折角作ったインデックスが全く無意味なものになります。一般的にはその資料が作られた、あるいは入手された日付でやるのが簡単です。それ以上の仕分けをしてはいけません。

すべての検索はインデックスで行い、使った資料は元の場所に返す・・・これが命でしょう。
    • good
    • 1
この回答へのお礼

myeyesonlyさん、こんにちは。
早速のご回答をありがとうございます。
パソコン検索はすごく便利そうですね。ですが、そんな今ドキ?!のやり方をするような会社ではないのですが、やってみたいのですが、パソコンでインデックスを作るというのはどういう風にするのでしょうか?
なんだか、再び質問になってしまい申しわけありません。
よろしければ、またご回答頂きたいのですが。

お礼日時:2001/11/18 11:17

取引先の伝票を収納するための、ファイルを探すのに手間取っているのではありませんか?


こういう時は、「急がば回れ」です。

まずは、伝票だけの整理をしましょう。
伝票を50音順にすべて並び替えます。
始めにア、カ、サ、タ、ナ、・・・、の順に分類して、
次にア行のものを、ア、イ、ウ、エ、オと分類します。
キャビネットの中のファイルは50音順に整理されていると思いますので。
伝票さえ整理されていれば、順番にファイルを取り出してゆけば、探す手間が大幅に削減されます。
もし、ファイルが整理されていない時には、ファイルも50音順にまず、整理しましょう。
パンチ穴をあける作業は、まとめてやりましょう。
穴を開けるときは穴だけやり、ある時間で区切ってできたところまでを、並び替えて、ファイリングするようにします。
時間の区切りは、慣れるにしたがってちょうど良いころあいが見つかると思います。
順番に並べ替えている時に、場所が足りない時には、大き目の封筒を使いましょう。
アの封筒でア行を整理した後で、アイウエオの各封筒に細かく分類するといった手順です。
解りましたかね。
    • good
    • 1
この回答へのお礼

rakkiさん、こんにちは。
早速のアドバイスをありがとうございます。
そうなんです、ファイル探しに手間取っているんです。
そうですね、まず伝票整理をすることが先決ですね。
分類作業に封筒を使うというのも早速使えそうですね。
早速明日伝票の分類から始めたいと思います。
パンチ穴を開ける作業をまとめてやりたいのですが、伝票により穴を開ける箇所が違うので、ひとつひとつ開けていくしかなく、ん~、と悩んでしまいます。
また質問になって申しわけありませんが、rakkiさんならこういう場合パンチ作業はどうされますか?よろしかったらまたご返事下さい。

お礼日時:2001/11/18 11:34

このQ&Aに関連する人気のQ&A

お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!

このQ&Aを見た人はこんなQ&Aも見ています

このQ&Aを見た人が検索しているワード

このQ&Aと関連する良く見られている質問

Q納品書 請求書のファイリング

はじめまして。
納品書と請求書のファイリングなのですが、みなさまの会社ではどのように行っていますか?
納品書は納品書で業者別、請求書は請求書で業者別でしょうか?
納品書と請求書を同ファイルにファイリングするのは"有り"ですか?
業者によってサイズもバラバラ、同じ業者でも納品書と請求書のサイズが違う場合があり、どうも上手く整理ができていません。
よきヒントを宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

納品書は、請求書の明細として業者別にファイルします。請求書は、支払時の明細ですから、別に一覧できる内訳表を作成しまとめてファイルします。同じファイルでは保管しません。
納品書と請求書のサイズが違う場合においては、保管の面倒になりますので、わら半紙等の台紙に糊付けして保管しています。

Q伝票類のファイリング方法について

昨年入社した会社で経理事務をしています。
入社時に前任者(8年勤務)からファイリング方法を引き継ぎ、約1年その方法で作業しましたが、疑問に思うことや面倒に感じることがあります。
 ex.
 請求書は、入金日の順に綴るので(同じく仕入伝票も支払日の順)
 後で参照したい伝票を探すときに苦労します。

社長はやり易いように変えてもよいと言いますが
私は経理の知識がそれほどあるわけではなく
自分の方法に変えてよいのか不安です。
かといって、税理士さんに相談する程の内容でもないような気がして・・

詳しい方、アドバイスお願いします。

◆今までの方法を自分なりに変えてもよいのでしょうか?

◆特に見積書・請求書・納品書・仕入伝票あたりの
 ファイリングのお手本がわかるサイトがあれば教えてください

Aベストアンサー

こんにちは。
私も小さな会社で経理事務をしています。

ファイリング方法についての回答ではないのですが、「自分なりの方法に変える」時の注意点を書きたいと思います。私にも経験がありますので。

・基本的には、わかりやすい方法に改めてもよいと思います。

・今まで、なぜそのようなファイリングがされていたのか、考えてみてください。その方が都合のいいことが何かあったのかもしれませんから。

・#5さんも書かれていますが、経理としての視点と経営者としての視点では違うことがあります。
質問文から察するにあまり規模は大きくない会社のようですね(違っていたらごめんなさい)。
特にそういう場合は、社長が今までそのファイリング方法で、何を見ていたのか(判断していたのか)を考え、それを妨げないようにしましょう。
また、小さい会社の場合、あまり完璧に整理すると社長が嫌がる、ということもあります。(税務調査の時、あまり詳しく聞かれたくないモノがあったり。)もちろん経理としてはきちんとやらなければならないのですけど。


・ファイルする場所を変える場合は、以前のファイル(またはそれがあった場所)に、「○○はどこどこへ移動しました」と書いた紙などをしばらくの間貼っておき、他の人にもわかるようにしておきましょう。


私の場合は、2年くらい黙ってそのままやりました。その後、少しずつ変えていった感じです。

こんにちは。
私も小さな会社で経理事務をしています。

ファイリング方法についての回答ではないのですが、「自分なりの方法に変える」時の注意点を書きたいと思います。私にも経験がありますので。

・基本的には、わかりやすい方法に改めてもよいと思います。

・今まで、なぜそのようなファイリングがされていたのか、考えてみてください。その方が都合のいいことが何かあったのかもしれませんから。

・#5さんも書かれていますが、経理としての視点と経営者としての視点では違うことがあります。
...続きを読む

Q請求書、納品書などの整理方法

とくに、個人で事業をやられている方や中小企業の経理関係の方におたずねしたいのですが、請求書や納品書などはどのように整理されていますか?教えてください。

わたしは今、「請求書」「納品書」ごとにファイルを作ってバンバン挟んでいってるのですが、業者別にまとめたりした方がいいのかな十も足りします。
そのほか公共料金の領収書やレシートはどのように管理・保存されているのでしょうか?参考までにお聞かせください。

Aベストアンサー

過去の請求書、納品書を見なければならないことって、どのくらい
ありますか。半年過ぎればまず見ないと思います。
のり貼りも面倒です。私はA4の透明袋付きのファイルに一番上に月の表示を書いた紙を入れ、月毎にいれてます。
楽できれいです。期間が過ぎれば、そっくり抜いて捨てます。エコでもあります。

Q至急お願いします!!「代理でメールを送る場合の上司の書き方」

上司の代理でメールを送ることになりました。
その際は、上司の名前を呼び捨てにし、●●の代理で送らせていただきます。と記載していいのでしょうか。
CCに上司も入れるのですが、やはり肩書き「部長」などを付けるのは、間違いでしょうか。
自信が持てませんでしたので、質問させていただきました。
申し訳ありませんが、早速のアドバイスをお願いいたします。

Aベストアンサー

社外に送られるんですよね?
身内以外に送るのでしたら呼び捨てで大丈夫です。
メールだけでなく電話などの場合でも同様です。

Qインデックスに印刷する方法

18mm×25mmのインデックスに文字を印刷したいのですが、ソフトをダウンロードしたりせずにエクセルやワードで作れる雛型や方法があれば教えて下さい。

Aベストアンサー

下記URLのページのようなタックシールを使えば可能です。
「パソコンプリント用メチャらくシール」
http://www.seiwasangyo.com/original_page/Stationery%20Seal_page/mecharakuseal_page/MecharakuSeal.html
 
もし、Excelのリストを使って、「差し込み印刷」をする必要が無ければ、「2/6 ひな形の選択」で「ラベルオプション」から使用するシールを指定して罫線表が表示された段階で、手入力します。
(シールのサイズに合う罫線表を作るのが面倒なので、自動的に作表してくれる「差し込み印刷」機能を使うという訳です。)
「宛名ラベルに差し込み!Word2002」
http://www5a.biglobe.ne.jp/~kazama-c/l/yaku/yaku0205.html
 
購入されたシールの品番が登録されていない場合は、「差し込み印刷」の「ラベル印刷」の「ラベルオプション」でサイズを登録します。
「ラベルオプションでラベルシールや名刺のサイズ登録」
http://www.becoolusers.com/word/new-label-size.html

下記URLのページのようなタックシールを使えば可能です。
「パソコンプリント用メチャらくシール」
http://www.seiwasangyo.com/original_page/Stationery%20Seal_page/mecharakuseal_page/MecharakuSeal.html
 
もし、Excelのリストを使って、「差し込み印刷」をする必要が無ければ、「2/6 ひな形の選択」で「ラベルオプション」から使用するシールを指定して罫線表が表示された段階で、手入力します。
(シールのサイズに合う罫線表を作るのが面倒なので、自動的に作表してくれる「差し込み印刷」機能を使うと...続きを読む

QExcelの行列幅をcmで表示したい

Excelの列幅や、行高は、文字数(ピクセル)表示になっていますよね。それを、cm(mmでもOK)単位の表示ができないのでしょうか? 実は公的な書式を作成するため、寸法どおりにしないといけないので、いつも印刷してからものさしで計っては、・・の繰り返しなんです。どなたかアドバイスをお願いします。ジャストシステムの三四郎を以前のパソコンで使っていたときには、それができたんですよ・・

Aベストアンサー

エクセルのバージョンは?
2007ならルーラーの cm,mm の指定は可能ですが・・・
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/office2007/excel2007-02.html#page_layout

でなければ、
ものさしマクロ
http://hp.vector.co.jp/authors/VA016119/sizemm.html

Qエクセル 表を大きく、紙いっぱいに印刷したい

エクセルで表を作りました。
印刷プレビューで確認したところ
用紙に対して表が小さく見栄えがしません。

一つ一ついじればできると思いますが、
簡単に、
用紙いっぱいにフォントも大きくし、表も大きくし、
印刷するやり方はありますか。
教えてください。

Aベストアンサー

CtrlキーとPのキーを同時に押すと「印刷」ダイアログが呼び出せます。その状態でAltキーとWのキーを同時に押すと「印刷プレビュー」が表示されますので、印刷のイメージがつかめます(必ずしもプレビュー通りには印刷されませんが)
印刷プレビュー画面の上にある、設定のボタンを押してあげれば、余白を少なくしたり、拡大縮小印刷をパーセンテージを指定しておこなえたりします。いずれにせよ、プレビューで確認しながら拡大率を決めていけばいいと思います。なお、「拡大縮小印刷」のところに「次のページ数に合わせて印刷をする」というチェックをいれて横1×縦1にしてあげれば自動で拡大縮小印刷ができる場合がありますが、やってみればわかりますが、特に縮小印刷の場合小さくなりすぎたりする場合もあります。

Qファイリング方法(紙) 知恵を貸して下さい。

紙文書のファイリング方法で質問致します。次の条件を満たすファイルの方法について知恵を貸して下さい。
(1)1年間で100~150枚程度の紙文書を時系列で綴じていく。
(2)1年後に一冊の本のようになっているのが望ましい。本のようにページをめくりながら参照しやすい。
(3)大人数に配布するため安価なもの。
(4)2穴または穴無しで綴じられるのがよいと思っている。これも使用者の利便性を考えて。

(1)~(4)の中では(2)を最重要としたいと考えます。情報を一冊にしておくと管理や保管がしやすいと思うからです。

私としては、クリアファイルが一番イメージに近いのですが、この枚数だと、一冊に収まりません。ただ、必要な文書を取り出せるのは大きな魅力です。
また、普通の2穴紙ファイルは枚数制限は大丈夫ですが本のようには読みづらい。紙ファイルの安さは大変魅力的ですし、最終的に一冊に収まるのもGood。読みやすさだけをクリアできればと考えたのですが、良い案が浮かびません。
リング式は高価。
一長一短です。

これらの条件を満たすもの。もしくは近いもの。工夫や知恵などを教えて下さい。どんな小さなアイデアでもかまいません。
よろしくお願いします。

紙文書のファイリング方法で質問致します。次の条件を満たすファイルの方法について知恵を貸して下さい。
(1)1年間で100~150枚程度の紙文書を時系列で綴じていく。
(2)1年後に一冊の本のようになっているのが望ましい。本のようにページをめくりながら参照しやすい。
(3)大人数に配布するため安価なもの。
(4)2穴または穴無しで綴じられるのがよいと思っている。これも使用者の利便性を考えて。

(1)~(4)の中では(2)を最重要としたいと考えます。情報を一冊にしておくと管理や保管がしやすいと思うからです。

...続きを読む

Aベストアンサー

>文房具活用アイデアサイトなどはあるんでしょうか?

#1です。
私が文房具にはまったのは5年ほど前からでしょうか?
きっかけは会社からの帰り道の途中に、文房具専門店ができたことです。

文房具専門店が近くにありませんか?
あったらぜひ寄ってみて下さい。

今まで知らなかった文房具がたくさんあり、自分の想像をかきたてて
楽しくなるはずです。

そして、そういうこだわり品を使うと仕事も楽しくなるんです。
もちろんこういったこだわり品は自腹で購入しています。
それでもこだわり品を使うとやめられなくなりますよ。

今までで私がお勧めしたいものは次のものです。
・のり  TOMBOW「消え色ピット」
・パンチ 「保護シール自動取り付けパンチ」
・リムーバー
・はさみ 「シュレッダーはさみ」
・ワイヤレスマウス
・CASIOテンキー電卓
・テープのり KOKUYO「ドットライナー」
・OLFA一枚切りカッター
・ホチキス MAX「ホッチくる」
・はんこホルダー UNI「はん蔵」
・シャチハタ Xスタンパー
・付箋紙 3Mポストイット「回覧用」「書類案内状」など
・クリアファイル KINGJIM「ヒクタス」
・クリアフォルダー用名刺ケース KOKUYO「メディアポケット」
・4色ボールペン+シャープ ZEBRA「クリップオンマルチ」
・ノート KOKUYO「東大生が使っているノート」
・Rつけ器具 「カドマル」

他には、次のテレビもお勧めです。
・NHKおはよう日本「まちかど情報室」
・NHK教育 「めざせ会社の星」
 
クリアファイル(クリアフォルダー)の有効利用としては、「めざせ
会社の星」で、クリアフォルダーのみで文書を整理しているのが紹介
されていました。
業務毎に色の違うクリアフォルダーを用意し、ある業務には同じ色の
クリアフォルダーを使用。
次々に詰めていき、一杯になったら別のクリアフォルダーに詰める。
一杯になったものには詰め始めた日付と詰め終わった日付をテプラで
貼り付けておく。
これである時期の書類を取り出しやすくなるとのことでした。
http://www.nhk.or.jp/kaisha/archives/090503/index.html

私はそのとおりやっていませんが、今すべての仕事内容はノートに
記載しています。
そして右上の日付欄に必ず日付を記入しています。
翌日はいくら余白があっても次のページに記載します。
いろんな資料ものりでそのノートに貼ってあります。
こうするといろんなメモがなくならなくなって非常に便利に感じて
います。
もちろん最初に使った日、使い終えた日を表紙にマヂックで記入
してあります。

色々自分で工夫して仕事してみると楽しいですよ。
ぜひとも自分にあった仕事スタイルを考えてみて下さい。

>文房具活用アイデアサイトなどはあるんでしょうか?

#1です。
私が文房具にはまったのは5年ほど前からでしょうか?
きっかけは会社からの帰り道の途中に、文房具専門店ができたことです。

文房具専門店が近くにありませんか?
あったらぜひ寄ってみて下さい。

今まで知らなかった文房具がたくさんあり、自分の想像をかきたてて
楽しくなるはずです。

そして、そういうこだわり品を使うと仕事も楽しくなるんです。
もちろんこういったこだわり品は自腹で購入しています。
それでもこだわり品...続きを読む

Qステープラーを使わずに紙をまとめる方法

ステープラー(ホチキス)を使わずに紙をまとめる簡単な方法がありませんか?
書類をリサイクルに出す時にステープラーの針をいちいち外すのがめんどうなためです。
(ですから当然クリップなども不可)

ステープレスというものもあるようですが、ほんの数枚程度しか閉じれないとか、逆に2枚程度だと閉じ方が弱く、まとまらないなど問題があるようです。

他に良い製品とか、うまく切り込みを入れて折るとか、なにか方法があれば教えて下さい。

Aベストアンサー

ちょっと面倒になりますが、昔の方法ならそのままリサイクルに出せますね。

昔の方法というのは、「千枚通しで穴を開け、紙縒り(こより)でまとめる」ものです。
今でも紙縒りや千枚通しは売っていますから、できなくはありませんが、手間はかかります。

薄いものなら、左上や右上に穴を開け、側面と上面から二回穴を通して止めれば充分です。
厚みがあるなら、閉じたい方向の側面に2~3箇所穴を開けて、そこを通して止めればかなり丈夫に止まります。
3箇所穴を開ける場合は、8の字を横から書くように穴に通すと良いですよ。

Q前年比の%の計算式を教えてください

例えば前年比115%とかよくいいますよね?

その計算の仕方が分かりません・・・
例えば 前年度の売り上げ2.301.452円
    今年度の売り上げ2.756.553円
の場合前年比何%アップになるのでしょうか?計算式とその答えを
解りやすく教えて下さい・・・
バカな質問でゴメンなさい(><)

よろしくお願いします。

Aベストアンサー

 
(今年の売上÷前年の売上×100)-100=19.8%の売上増加

 


人気Q&Aランキング