某任意団体職員ですが、3月に総会があり、会長がなんもできん人なので、式次第から当日のあいさつ、会議の流れ等を文章作成するのですが、私は文章作成が苦手なので良い方法ないでしょうか?
参考文例など掲載したホームページ等はないのでしょうか?

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A 回答 (1件)

参考になるかわかりませんが、サイト上で条件を選んでいくと文書を作成してくれます。


書面なのであまり参考にならなかったらごめんなさい。

参考URL:http://web.teglet.co.jp/naoko2/index.php
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Qマンション総会での議事進行

マンション総会での議事進行
議長提案でとにかく早く総会を進めようとします。
質問だけを一括にしてまとめ、答えは後で一括してするとの事です。
議長のしたい4号議案に早く進みたいのです。
普通1号議案、2号議案と順番にしないといけないと思います。
なにか総会の議事進行で決まりはないのでしょうか?
私たちのマンションは老人ばかりでこの事に賛成する人もいます。
これだと質疑応答がしにくく間延びしてしまいます。
収支報告書も疑問が多く聞きたいことが沢山あるので困っています。
こんな総会は聞いたことがないのです。

Aベストアンサー

前問では議長の進行に疑問点があるようです。 これからは選出方法を考えましょう。
(通常は執行部腹案を大会総意の推薦者に変えるとか)

出来レースというか、少しでも早く無難に終わらせたいのが、ありありとも?
説明時間が30分以内で区切りをつけるのがよいと思います。

質問の機会は「まとめて報告の後から」では、あり。 けれども答えはその都度がよい。
(なんとなれば質問者に理解と納得を得なければならない。)

御質問主旨の総括としては、あなたにその進行の自信はありますか?

Q会議冒頭のあいさつでの謝意、適切なのは過去形?現在形?

会議や催しでは、冒頭に主催者側のあいさつがあり、まず参加者への謝意を表すのが一般的ですが、このとき、謝意を現在形で結ぶ場合と過去形で結ぶ場合とがあり、どちらも良く耳にします。適切な(正しい)言い方はどちらでしょうか。

「本日はお忙しいところ御参集いただき、ありがとうございました。」
参加者が既にその場に集まっているという意味では、過去形でも間違いではないのかもしれませんが、会議や催し自体が始まってもいないうちから、終わってしまったかのような違和感を覚えてしまいます。
「本日はお忙しいところ御参集いただき、ありがとうございます。」
と現在形で結ぶのが適切なのではないでしょうか。

Aベストアンサー

これから始まる・・・その前の挨拶です。「本日はお忙しいところ御参集いただき、ありがとうございます。」が正しい表現です。

Q臨時株主総会での議長

当社は親族会社なのですが、近々代表取締役を臨時株主総会で解任する予定です。法的な解任要件(定足数・議決権数)はそろっております。
ただ、議長選任に際し、気になることが数点ありますので教えて下さい。

1.定款では「代表取締役が議長をする」となっている。
2.株主の命令で代表取締役は現在出社していない。
3.臨時株主総会は、専務が株主に依頼されて召集する。
4.株主は議長に専務を任命したい。(総会をスムーズに進行する為)
5.代表取締役は株主でもあり(持株比率12%)、株主総会には出席すると思われる。
6.もちろん代表取締役は反発すると思われる。(特別利害関係者である為、議決権がないことは承知しておりますが…)

このような条件下でスムーズに議事を進行するにはどのようにすればよろしいでしょうか。
宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

>3.臨時株主総会は、専務が株主に依頼されて召集する。
 
 取締役会設置会社ですか。その場合は、株主総会の招集に関して取締役会の決議が必要です。(会社法第298条第4項)取締役会の招集については、会社法第366条各項に従ってきちんと手続をしてください。

>4.株主は議長に専務を任命したい。(総会をスムーズに進行する為) 
 株主総会で議長不信任の動議を提出し、可決されれば、新議長を選任することになります。

>(特別利害関係者である為、議決権がないことは承知しておりますが…)

 取締役会での代表取締役解任決議については、その代表取締役は利害関係人としてその決議には参加できません。
 しかし、株主総会での取締役解任決議においては、その取締役は取締役としてではなく、株主として決議に参加するのですから、特別利害関係人に該当しません。仮に該当するとしても、議決権が行使できなくなるわけではありません。特別利害関係人である株主が議決権を行使した結果、「著しく不当な」決議がなされた場合に、その決議が取り消しうるに過ぎません。(第831条第1項3号)
 瑕疵のある株主総会決議にならないように、きちんと弁護士に相談して、その指導を仰ぐことをお勧めします。

>3.臨時株主総会は、専務が株主に依頼されて召集する。
 
 取締役会設置会社ですか。その場合は、株主総会の招集に関して取締役会の決議が必要です。(会社法第298条第4項)取締役会の招集については、会社法第366条各項に従ってきちんと手続をしてください。

>4.株主は議長に専務を任命したい。(総会をスムーズに進行する為) 
 株主総会で議長不信任の動議を提出し、可決されれば、新議長を選任することになります。

>(特別利害関係者である為、議決権がないことは承知しておりますが…)

 取締役会...続きを読む

Q電話応対で質問です、会議中なので電話が回せないは失礼ですか?

先日お得意先のお客様(男性役職者)から
当社の担当営業に電話がありました。

ちょうど毎週行っている社長とのミーティング中で
「ただいま会議中です、終わりしだいこちらからお電話差し上げます・・・」
というような感じで、いつも通りの受け答えをしたのですが
「そっちの都合なんだから、こっちの用事を優先するべき、会議で電話にでないのは失礼」
と注意されてしまいました。

みなさんの会社ではミーティング中や会議中は
どのような受け答えをなさっていますか?

今はそのお客様だけは優先して会議中でも
担当営業に電話に出てもらうようにしています。

Aベストアンサー

初めまして。元研修担当のスコンチョといいます。(^_^)

電話応対って、難しいですよね。お客様の価値観も様々
ですから。

>>会議で電話にでないのは失礼」

なぜ、このようなことを先様が言ったかというと、ビジ
ネスマナー(電話応対)では「自社の都合で電話に出ない
のは失礼である」と教えている本・講習があるからです。
事の善悪はともかくとして「客である自分のことをおざ
なりにするのはけしからん。何をさておいてでも最速で
対応するべきである」と考える人がいる現実とどう向き
あうかですね。

では、うちの会社ではどうしろと教えているかというと、
大事な会議中であればズバリ嘘も方便です。(^_^;)

1.ただいま外出しておりますので、連絡を取ってみま
す。

2.現在席を外しておりますので、戻り次第連絡させます。

こういった感じ応対しておいて、本当に急いでそうだったら
「どういったご用件だったでしょうか、お急ぎでしたら
とりあえずおうかがいいたしますが」と聞いておいて、
担当者(会議室)にその内容のメモを入れます。

お客様の中には「他の電話にかかっておりまして」とか
「来客中で」と伝えても不機嫌になる人もいます。まずは
状況説明の前に「大変申し訳ございませんが、○○は現在
・・・」と折角お電話を頂いたのにスミマセンと謝って
から、相手の出方を見ます。それでも急いでいると言わ
れたなら、担当者にメモを入れて本人の判断を仰ぐしか
ないですね。

初めまして。元研修担当のスコンチョといいます。(^_^)

電話応対って、難しいですよね。お客様の価値観も様々
ですから。

>>会議で電話にでないのは失礼」

なぜ、このようなことを先様が言ったかというと、ビジ
ネスマナー(電話応対)では「自社の都合で電話に出ない
のは失礼である」と教えている本・講習があるからです。
事の善悪はともかくとして「客である自分のことをおざ
なりにするのはけしからん。何をさておいてでも最速で
対応するべきである」と考える人がいる現実とどう向き
あうかで...続きを読む

Q自治会 臨時総会の委任状と議長の選出方法について

自治会の臨時総会の委任状と議長の選出方法について教えてください。

以下の2点について疑問があるため、質問させていただきました。
●「議長に一任」、というのは、“自治会役員側に一任“というものである。
●議長は、役員側が決める。
以上2点を自治会役員が主張している事についてです。

経緯等を列記させていただきます。(関係ないこともあるかもしれません。)
・役員は、会長、副会長、会計を含めて全て輪番制。
・今回の臨時総会の議案の一部に、役員が提案した会則の改正案(役員の人事について)がありました。
・臨時総会には、会員の3分の1ほどが出席した。(人数が大変多く、異例のことだったそうです。)
・議長一任の委任状が多数。
・総会の議長選出について会則には、会員の中から選出する、と記載があるのみ。
・今回の臨時総会の議長の選出は、役員がAさんに議長を依頼していたが、
臨時総会に出席したBさんが立候補し、選挙でBさんが選出された。
(役員があらかじめAさんに議長を依頼していたことは、事前に他の自治会員には知らされていませんでした。)
・Bさんが議長に立候補した際、
役員側が「AさんかBさんかを多数決で決めるのではなく、慣習法により、副会長Cさんを議長にする」、
と提案した(これまでの総会では副会長が議長を務めていたため慣習法を採用したい、とのこと。)が、
多くの反対意見がとびかったため、AさんとBさんで選挙することになった。Cさんは選挙に加わらなかった。
・この臨時総会では、役員達は自分達が提案した会則の改正案に対して多くの反対意見が出たが、
それに役員が納得できないことから、時間が掛かり過ぎたため、この日は継続審議となった。

私はこの臨時総会に出席していなかったのですが
(出席者のテープやご近所からの報告で臨時総会の様子を知りました。)、
役員の主張する2点が正当だと思えないのです。
また、ご近所の方は、役員の提案した改正案をどうしても通したくて、この2点を主張しているのではないか?と言っていました。
ですが、役員作成の回覧版には、議長を多数決で決めるのは不当だ、ともとれる内容が書かれています。

長くなりましたが、役員の主張するこの2点が正当なものなのかどうかをお教えください。
役員が輪番制のため、私が役員になった時の参考にもなります。

自治会の臨時総会の委任状と議長の選出方法について教えてください。

以下の2点について疑問があるため、質問させていただきました。
●「議長に一任」、というのは、“自治会役員側に一任“というものである。
●議長は、役員側が決める。
以上2点を自治会役員が主張している事についてです。

経緯等を列記させていただきます。(関係ないこともあるかもしれません。)
・役員は、会長、副会長、会計を含めて全て輪番制。
・今回の臨時総会の議案の一部に、役員が提案した会則の改正案(役員の人事につ...続きを読む

Aベストアンサー

私のマンションの総会でも、欠席の場合は理事長一任でした、ですが、役員側一任だけでは、半数は欠席ですから、委任状だけで、既に決定してるような物です、そこに私は疑問を持っていました、総会に出席する意味が無い事に、私が役員になって変えました。

理事長一任・もしくは○○のだれだれに一任すると言う、少しでも大事な一票を反映出来るようにです、反対する意見には反対する理由があります、いくら多数決で決まると言っても、反対する人がある以上、納得してもらった上で採決を取るように、心ががけています。

>●「議長に一任」、というのは、“自治会役員側に一任“というものである。
●議長は、役員側が決める。

これって、自治会役員側は当然、賛成ですから事をスムーズに運ぶ為の策です、たとえ議長を多数決で選んでも、賛成の方が多ければ、賛成側の議長が選ばれる事になり、意味があまりありせん。

やはり一番の自己主張できる方法は【議決権行使書】です。

参考にどうぞ
http://www.cost-down.com/news/qa/016_qa.htm
http://www.mankan.or.jp/html/faq/02_07.html

>・総会の議長選出について会則には、会員の中から選出する、と記載があるのみ。

これがある以上、正当ですよね、役員は駄目とは書かれていないようですし、役員も会員ですからね、公平性を持つためには、役員はの除く事が望ましいですね。

>役員側が「AさんかBさんかを多数決で決めるのではなく、慣習法により、副会長Cさんを議長にする」、

立候補者を無視するような事はあっては成らないでしょう、役員は如何なる時も中立でいなければいけません。やはり、立候補者で決めるべきだったと思います。
そもそも反対したいのであれば、やはり何とか都合を付けて、総会に行かなければいけないと個人的には思います。

私のマンションの総会でも、欠席の場合は理事長一任でした、ですが、役員側一任だけでは、半数は欠席ですから、委任状だけで、既に決定してるような物です、そこに私は疑問を持っていました、総会に出席する意味が無い事に、私が役員になって変えました。

理事長一任・もしくは○○のだれだれに一任すると言う、少しでも大事な一票を反映出来るようにです、反対する意見には反対する理由があります、いくら多数決で決まると言っても、反対する人がある以上、納得してもらった上で採決を取るように、心ががけてい...続きを読む

Q会議に使用する、会議で話し合いたい意見・内容を詳細に載せた用紙に、題名

会議に使用する、会議で話し合いたい意見・内容を詳細に載せた用紙に、題名を付けるとすれば、何となりますか。「~会議議事?」「~会議検討内容?」「~会議議案?」

Aベストアンサー

議案書
議題にかける順番に番号を振る。


第○回○○会議議案書

第一号議案 ○○について
第二号議案 ○○について

詳細資料は添付しておき、
右上のほうに、議案書に記載した議案番号を振る。

議案が一つしかない場合は、
「○○についての議案書」

Qマンション総会議長の議決権

前回のマンション総会で、議長宛の委任状が多数(過半数以上)あり、議長となった理事長が議決権を行使して、現行管理会社の継続が決議されました。ところが、実際に出席した35名のうち、議長を含めて賛成票は12票、反対票は17票、棄権6票でした。一般論ですが、可否同数の場合を除き、議長は議決権に加わらず、実際に出席した人(議長以外)の投票結果で決定するのが民主的ルールだと思っています。マンション総会では、この民主的ルールが排除されて良いものでしょうか。

Aベストアンサー

規約はどう書かれていますか。
委任状の取り扱いについて、欠席者の意思を議長一任と解すべきか、単に議決に従いますと言うだけの意思表示なのかが問われます。
通常の委任状は、総会を成立させるための、定足数を補うためのもので、議長一任では無いと思います。定足数とは、出席者数が少ない場合の総会成立要件を満たすための、必要最小限の人数です。通常は会員の過半数とか、三分の二以上の出席が無ければ、総会が成立しないなどの規定があります。委任状はこの要件を満たすための苦肉の策です。
採決は議長を除く出席者の過半数で可決されます。可否同数の時、議長が決定する旨規約に書かれます。無論規約制定は、最初の総会で行われますので、記述は様々有り得ます。
委任状の取り扱いについて、、議長一任と明示されているなら。やむを得ません。
通常私たちが接するいろいろな会の取り決めでは、委任状に議決権は含まれません。定足数を補うだけの効力しか認められていません。株主総会ではないのですから、議長に複数の投票権が存在して良いわけがありません。
まずは規約から確かめて下さい。

Q株主総会議事録の作成方法

上場会社で株主総会実務を担当しております。

総会議事録を作成する際、その簡略報として、招集通知を添付する、ということを聞いたことがあるのですが、具体的にはどのような構成にすればよいのですか?

イメージしているのは、
「別添招集通知のとおり、議長より営業に関する報告が行われた」
「別添招集通知のとおり、議長より議案に関する説明がなされた。」
などとし、
招集通知は議事録と合綴、袋とじとし、実印にて契印をすればよいのかな?
などと思うのですが...

また、登記申請時の原本還付の為に、謄本を作成する必要があるのですが、何か留意点はございますか??

よろしくお願い申し上げます。

Aベストアンサー

追加です。
定款変更案に関しては新旧の対照表がありますよね。
前職の総会議事録の決議事項に関しては、定款変更についてのみ新旧対照表だけは添付書類としていました。
登記事項については省けませんよね。
ただし、印刷した招集通知の冊子を添付していた時期もありましたが、後半は違います。
招集通知書の作成に当たっては、最初からすべてワープロ(その後はPCのワープロソフト)で完全原稿を作って印刷会社に発注していました。
(決算取締役会で決議すべき計算書類を作成するためでもあります)
よって、参考書類についてもすべてデータにある訳です。
ですから、議事録を作る際にそこからペーストするだけですので、二重チェックの必要性はありませんでした。
これで回答になりましたでしょうか?

PS
「株主総会実録」は全12回分で、中には1時間半、2時間半という当時では長時間総会と言われていたものも含まれていましたので「これはかなりの額で売れるよなぁ。総務で利益を稼ぐか。」なんてよく冗談で言ってました。

Qマンションの総会の議長について  管理規約では、総会の議長は、理事長が

マンションの総会の議長について  管理規約では、総会の議長は、理事長が指名した組合員が努める。となっています。
区分所有者法では、
(議長)
第41条  集会においては、規約に別段の定めがある場合及び別段の決議をした場合を除いて、管理者又は集会を招集した区分所有者の一人が議長となる。

となっています。
当マンションにおいて、理事長が議長をしてもいいと思いますが、どうでしょうか?
もし、理事長が議長をした場合、議案の説明など、理事長が行っても問題ないでしょうか?
よろしくおねがいします。

Aベストアンサー

会議の冒頭に理事長が「議長は私が務めます」と宣言すれば宜しいと思います。
議案の説明も理事長が行っても問題ありません。

総会の議長は理事長が務めると規定されてる規約が多い中、あなたのマンションでは理事長以外の組合員でも議長を行えるようになっているということですね。

Q株主が1人の場合の株主総会議事録作成について

弊社ではまだ株主が社長しかいません。
今度増資をすることになり、株主総会議事録を
作成しなければならないのですが、
1人しか株主がいないのに「開会を宣した」とか
「議長及び出席取締役が記名押印する」とか書くのは
おかしいですよね・・?
こういう場合は何て書けばいいのか教えてください!!

Aベストアンサー

実際には変な感じですが、法人変更登記等の登記実務としては、臨時株主総会議事録として 1名株主でも「ひな型」どおりのものを作成して添付すればOKです


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