エクセルでカタログ制作（印刷）を前提にデータベースを作る上での注意点

Question

仕事で、商品カタログを作る事になりました。
私は今の会社にこの４月に広報兼事務として入社したのですが、これまで、個々の営業担当が自分の担当の商品をそれぞれ管理していて、驚いた事に共有しているデータベースがないことが分かり、まず１からデータベースを作ることになりました。

そこでお聞きしたいのは、印刷会社に商品カタログの制作を発注することを前提として、品番、商品名、サイズ、値段、商品の説明…といった情報をエクセルで制作する際の注意点を教えてください。
本来なら制作をお願いする会社に聞けば良いのでしょうが、見積もりを取るのが３カ月先で、まだどの業者にお願いするのかも決まっていないため、データベースだけでも先に作っておきたいと思っています。印刷用に作るものですが、そのまま社内でも共有できるものにいずれしたいと思っています。

エクセルがあまり得意ではないので、この機会に色々勉強したいと思うのですが、本などを見てみると情報が多過ぎて困ってしまい、質問させていただきました。どうぞよろしくお願いいたします。

FEX2053 · Accepted Answer

#1の回答者です。既に#6さんが言われているので蛇足になりますが念のため。

Excelでの入力はこんな風にしてください。

　　Ａ　　　　Ｂ　　　　Ｃ　　　　Ｄ
１　品番　　　商品名　　サイズ　　値段
２　ＸＡ－１　表紙１　　Ａ４　　　２０００
３　ＸＡ－２　表紙２　　Ｂ５　　　１８００
４　ＸＢ－１　裏表紙１　Ａ４　　　１３００

ここで重要なことは、

１．品番、商品名などの「項目の見出し」は必ず１行目だけに設定し
　名前が重ならないようにすること。項目数が増えても項目の見出し
　は１行目に設定し、表を横にどんどん伸ばすこと。

２．逆に２行目以降はデータ（レコード）だけにすること。レコード
　を渡るようなメモ書きなどは一切行わないこと。各データに注釈が
　必要な場合は「備考」の項目を別途作ってそこで対応すること。

３．品番が全商品で絶対に重ならないこと。実務上重なる場合は別途
　ＩＤなどの項目名を作り、「全レコードで絶対に重ならない何かの
　項目」を作ること。

４．１つの品番は必ず１行でレコードを作ること。表が見づらくなっ
　ても、住所などデータが長い項目であっても、セルを広げたり、
　スクロールしたりして対応し、１つのレコードを２行にしないこと。

５．レコードは必ず上詰めで作ること。見づらくなっても５行、１０行
　などで空白行を作らないこと。何かの理由で中間合計が必要になって
　も、表内部には作らず別の場所で作ること。

６．各項目のデータには原則として空白を作らないこと。また「〃」や
　「同上」などで「上と同じ」にせず、同じデータであっても全件内容
　を記入すること。

こんな感じでしょうか。Accessを知ってるならば、Accessのテーブルの
ような形で作る・・・と言えばイメージ出来るんですけどね。

fly_moon · Answer

>挙げていただいた失敗例にあった、「横列にデータを作ってしまう」というのは、どうして駄目なのでしょうか？縦に作るのと横に作るのでは、どういった違いがあるのでしょうか？

データベースは通常、列をフィールドと呼び同じような分類のデータを規定します。例えば、ID・品番・品名・価格とフィールドを決めた時、この4つの項目を一つづつ持つデータの塊(行)をレコードと呼びます。このレコードの塊をテーブルと呼びます。データベースとは、そういうテーブルのデータを格納するのが主な役目を果たします。それに対してExcelなどの表計算ソフトは基本的には計算が目的になっている為、列と行の役割が曖昧になっています。行をフィールド、列をレコードにして作っても作れてしまうのです。私が見た中で比較的多かったのが、使用フィールドが少なく、数行のフィールドを持ち列方向にレコードを追加していると列が増えてきて見にくくなるので、一行空白行を作って下に又、テーブルを開始させているパターンです。もともと、データベースに流用できるデータは、先ほど述べた列をフィールドとし行をレコードとする形なのでそんな形でどんどんデータを作ってしまうと、後から成形するのも大変です。

先ほど書き忘れたのですが、データテーブルとして使用するシートと印刷するためのものは別に考えてください。先ほど書いた例も、印刷を視野にいれたものを作成されている方の話です。データテーブルはあくまでデータテーブルとして見易さは度外視して作って行かなければなりません。印刷する時は、データテーブルを下に印刷用のシートを作成するように考えておいて下さい。

Excelを今から勉強されるようですね。経験から、実務で使用されると覚えるのは早いのですが、かなり偏った知識になります。私はそれも良いかと思います。使用するあてもない機能を一つ一つ覚えるより、便利に使えるように試行錯誤して使って行かれると良いですよ。お勉強というより使うというだけです。入門書よりもリファレンスや逆引き辞典なんていうものの方が役立つかもしれませんよ。頑張ってください。

fly_moon · Answer

私も現段階ではアクセスなどのデータベースのことは考えなくていいと思います。必要になってくればデータを流用するなどすればいいのですから。Excelは使用者も多く、会社のPCなどではAccessが入っていないことも多いかと思います。高価なAccessを買ってまでする作業では無いように思います。

#1の方が仰っていること以外に、私の周りのDBの概念のないExcelユーザーがよくやっていた失敗としては、
・横列にデータを作ってしまう
・分類ごとにシート分けしてしまう
　　分類が分けたければ、分類フィールドを作ってください。
・ID(商品番号やJANコードなど)を持たせていない
　　これは、サイズ展開されているものなどに多いです。品番ｘｘのＳとかＭとかいう風にしている場合、IDを分けるようにして下さい。

こんな感じですかね。

k-josui · Answer

このようなデータベースであれば、ExcelよりAccessが得意とするところです、画像まで含めて管理できます。
しかしAccseeは理解するのは少々時間が必要です。
とりあえず「Accessデータベース 請負い」で検索するとデータベース作成を請け負う所がヒットします、このようなところに依頼するのがいいと思います。
　　　
以下、老婆心ながら・・・・
> エクセルがあまり得意ではないので、この機会に色々勉強したいと
これはデータベース作成とは別途、勉強されてはと思います。
実務を自分の勉強の実験台にしても、何かあったら混乱するだけですよ。

FEX2053 · Answer

#1です。

あ、別にAccessで作る必要は全くありません。ExcelのシートはAccessから
簡単に呼び出せますし、Accessのテーブルに持ち込むことも簡単ですので。
専門家がいじるなら、むしろExcelのままのほうが体裁を整えやすくていいですし、
素人が入力する場合、Accessは取っ付きが悪く、テーブル入力中に色々と
引っかかって前に進めない場合があります。Excelはそういう点はなく
とっつきがいいので、データ入力もはかどりますから・・・。

・・・レコード数が1万件を軽く越えるというなら話は別ですが。

なお、項目名から漏れやすいけれど、実際の処理でしばしば重要になる
項目として、「締切日」などの「殆どは同じなんだけど、ちょっとだけ
例外的に処理する場合がある」項目があります。データベースは、
項目の設定が一番重要ですので、「ちょっとでも違うコト」があれば、
必ず洗い出してくださいね。

kakkysan · Answer

具体的にどのようなデータベースにしたいか分かりませんので、注意点の指摘もできませんが、
エクセルで作るより、将来的にも、共有するという観点からもアクセスで作る方が適切だと思います。
どうせ最初から勉強なさるのでしたら、アクセスを始めるべきでしょう。
なおデータベースを作る際は、その商品の属性（品番、商品名、サイズ、値段、商品の説明、制作会社、制作年月日、仕入れ年月日、仕入れ担当者etc）をすべて列挙しておいた方が良いでしょう。

あまり参考にならなくてごめんなさい。

FEX2053 · Answer

基本的にはどういう入力でも大丈夫です。重要なことは必要なデータが
抜けていないことです。管理すべきデータが抜けていると、後で追記する
のは大変ですから。

ただ、どうせ入力するなら、見出しは1行にして同じ見出しがないように
（こうすると、データベースの項目名としてそのまま流用が可能です）
データは空行を入れずに上に詰めて入力、可能な限り項目は全て埋め、
住所や企業名などは、複数のセルに分けたり改行を入れたりせずに
入力してください。

こうすると、ワークシートをそのままデータベースとして流用可能です。
「データ」「フィルタ」「オートフィルタ」と選択して、項目名にうまく
「▼（下向き三角）」が付けば、データベースとして使用可能です。
データベースになれば、三角をクリックして色々とデータを抽出して
みてください。今まで分からなかったことが分かるかもしれませんよ。

エクセルでカタログ制作（印刷）を前提にデータベースを作る上での注意点

#1の回答者です。

>挙げていただいた失敗例にあった、「横列にデータを作ってしまう」というのは、どうして駄目なのでしょうか？縦に作るのと横に作るのでは、どういった違いがあるのでしょうか？

私も現段階ではアクセスなどのデータベースのことは考えなくていいと思います。

このようなデータベースであれば、ExcelよりAccessが得意とするところです、画像まで含めて管理できます。

#1です。

具体的にどのようなデータベースにしたいか分かりませんので、注意点の指摘もできませんが、

基本的にはどういう入力でも大丈夫です。

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