ソフトウェアの管理方法について

購入したソフトウェアなどの収納管理方法について
経験談・アドバイス等のご教授をお願いします。

現在、ソフトウェアを購入した場合
「買った状態」のまま保管しています。

複数本同じソフトを買った場合も、パッケージごと保管しているため
大変かさばり、保管スペースを圧迫し、いずれはスペースがなくなることが目に見えている状態です。

現在もすでに保管スペースが飽和状態となり
色々な箇所に分散して保管している状態ですが問題点として
・まとまっていないため必要なときに取り出しにくい
・もうすでに使用していないソフトウェアも、もしかしたら必要になる日がくる可能性があるということで、捨てることもできない
という状態であり

ライセンス管理についても、パッケージソフトに関しては複数台購入した場合でも、一つのメディアで複数台のPCにインストールするのはライセンス違反のようですが、現状では一つのメディアでインストールしているケースもあります。

この状況を改善しようと
・パッケージ、重複した取説等（最高でも2冊程度まで保管）を処分。
・必要なものをメディアやライセンス証書にしぼり、それぞれにIDとなるシールを貼り、クリアフォルダのファイルに入れて保管
・ライセンスやパッケージの譲渡等は考慮しない
という方法で提案したのですが

システム管理者曰く
・パッケージのまま保管しておいた方が視覚的にわかりやすく管理しやすい
・万が一必要なものまで捨ててしまった場合、責任問題となる。
・必要なときに取り出しやすいよう、なるべく多くとっておいた方がよい
・ソフトウェアを購入する費用は払っている以上、ライセンス違反とは言わせない。

という結論にいたり、それ以上の討論は不要ということになりました。


購入したものをすべて保管する方法も
謝って処分するという間違いがミスが発生しないよい方法だと思うのですが
できる限り効率的な方法で管理したいと考えております。

このような管理で気をつけるべき点やアドバイス等ありあましたら
ご教授をお願いいたします。

No.2 ベストアンサー 回答者： celtis 回答日時： 2007/11/08 14:26

私の職場でも似たようなやりとりがありました。

資産管理の一元化ということで、ソフトウェアパッケージ、記憶媒体やライセンスなどを総務部が統括し、現場には業務に必要な部数のマニュアルを残す以外すべてを引き上げるという通達がいきなり降りてきました。

機材のメンテナンスや新規導入時に、いちいち総務部まで調達しにいくのは時間の無駄に繋がるという意見を申し出て、現在使用できるソフトウェアのバックアップコピーを使用許諾の範囲内で作成し、現場に残すことには同意を得られました。

そして総務部の方でも管理体制を一新してもらい、これまでは現場からの要請で行っていた期限付きライセンスの失効前確認や更新手続きなどを、総務部自体が主体となって実施することになっています。ハードウェアのリース以外で個別購入したものについては、現場で管理するのが常でしたから、この改善は現場でも大変好評でしたね。Toshi0230さんがおっしゃっている属人性の排除という意味でも効果的だと思います。

お互いの言い分がぶつかるのは仕方が無いことなので、双方が納得できる線引きをじっくり探ってみてはいかがでしょうか？　無闇に圧力をかけて回収したり処分したりすると、現場で無断コピーなどが横行し無法地帯になる可能性がありますよ。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

体験談で実例を述べていただけて
大変参考になりました。

お礼日時：2007/11/09 15:26

No.1 回答者： Toshi0230 回答日時： 2007/11/07 00:01

なんか、システム管理者の人が現状を変えたくなくて抵抗しているだけのように聞こえますね。

気持ちはよくわかりますが（＾＾；；

それはさておき、このような構成、特に置き場所が分散しているような状態だと、管理が属人的になりやすいです。つまり、現在のシステム管理者の方が辞めたり入院などで不在になったとき、他の人が引き継げません。また、引き継ぐのも一苦労でしょう。
すでに実施されているとは思いますが、所有しているソフトウェアとライセンス数、保管場所については必ず台帳を作って管理するようにしてください。

使用しないソフトウェアについては、使用しなくなった理由が不明なので一概に言えませんが、バージョンが古いのであれば
・ライセンス違反（バージョンアップ版を導入した場合、旧バージョンのライセンスは新しいバージョンに引き継がれるはずです）
・バージョンの混在は混乱をもたらす
などの理由で廃棄するように説得してはどうでしょう？
どうしても応じないのであれば、
・使わないものをそのまま置いておくのは場所の無駄
・なくなっても責任問題にはならない
と説得してメディアとライセンス番号、一部の取説だけ保管する、質問者さんの管理方法に移管してもよいのではないでしょうか。

また、今後導入するソフトウェアについては、最近のソフトはアクティベーションを要求するものが増えていますので（例：MS-Office2003）、パッケージ版を複数買うよりもボリュームライセンスで買った方が何かと楽だったりします。今後のソフトウェア導入の際はボリュームライセンス版を中心にして、ライセンスやメディア管理の形態を移行するのも一つの方法だと思います。
ボリュームライセンスを導入するほど人数がいない場合は、複数ライセンスを持つパッケージを導入するようにすれば少しはましになるのではないでしょうか。

この回答への補足

ご回答ありがとうございます。

回答をいただけると、色々と参考になりとても助かります

MS-Officeについては
導入台数も多く、ボリュームライセンス版の方が費用が少なくすんだため
パッケージ版ではなくボリュームライセンスで購入するようにしています。

その他のソフトウェアの場合
購入数が少ないとパッケージ版でのみの販売になり、この場合パッケージ管理になってしまっています。

質問に書きそびれてしまいましたが
周辺機器については、パッケージも大きく、梱包材も含んでいるため、ソフトウェア以上にかさばっています。

補足日時：2007/11/07 00:37