ファイル管理について教えて下さいませんか?
販促専用のスタッフが入社しました。販促・営業・事務など全ての部署の者で、販促のツールや文書を共有したいと思います。
・誰が見ても、わかりやすく分類するにはどうしたら良いでしょうか?
・皆さんの会社では、どういうファイル管理をしておられますか?良い方法はないでしょうか? ソフトなどでも構いません。
・皆さんの会社では、フォルダなどは、どういう構成で管理していますか? どんな項目別で(どういう切り口で)【具体的に教えて頂けませんか?】
●当社の状態
食品製造販売業 営業3名・事務2名・販促担当者1名
販売促進で作った 広告・リーフレト・資料・写真画像・グッヅ・お客様別広告・グッヅなど のファイルがあります。
月別・商品別・イベント別・プロジェクト別・顧客別などの項目や切り口があります。
【ひとつの広告が、商品別とイベント別に重なる場合があります】
そのあたりに明確なルールがなく、ファイルが重複したり、探しにくい状態になってしまいます。
以上、ファイル管理について教えて下さい。 どうか宜しくお願い致します。
No.3ベストアンサー
- 回答日時:
ファイリングデザイナー検定というのがあります。
ファイルの管理で基本的なことがわかりますので、勉強することをお勧めします。低いレベルから試験がありますが、資格は取れなくても、勉強することで取り扱いをどうするべきかわかるので、できれば全員がかじってみたらいいと思います。ファイルの分類のしかたもわかります。
ファイリングの基本は、パソコンのフォルダと同じです。アルファベット、かな順にならべます。
それとファイルにつけるキーワードがポイントです。このあたりは「ファイリング」「文書管理」などがタイトルについた本でも参考になります。
No.2
- 回答日時:
業務プロセスや規模などによってやり方が異なりますし、アドバイスするには詳細をヒアリングする必要があります。
多少の出費は可能ですか?No.1
- 回答日時:
共有Server等のフォルダ構成のことでしょうか?
結果論ですが、
様々な切り口があり過ぎて、満足するものは、作成できません
深く考えずに、「とりあえず」やってみて、だめなら「直す」で
考えないと、業界の罠に入り込みます
コンピュータは、はい、いいえ の2種類しか判断できません
そこで、
「どうすれば良いかわからない」から
「使いにくいからので、XXを変えてみよう」
「XXを変えるには」
の積み重ねしかありません
この回答への補足
共有サーバーのフォルダ構成の事です。
とりあえずやって見ましても、頭が混雑してしまいます。(笑)
たしかに完璧な切り口はないのでしょうね?
ありがとうございました。
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