是正処理の要求

宜しく御願いします。仕入れ先から材料が入りチェックした所、不具合を発見しました、仕入れ先にも連絡をいれメールに写真を添付し見てもらいました。仕入先から連絡があり「不具合」であると認め、同じ品物があるので、返却してくれましたら返品しますとの返答でした。会社では不適合品扱いとなりなりました。仕入れ先に是正処理書を書いて欲しいのですが、どの様に要求すればいいのでしょうか？教えて下さい宜しく御願いします。
またメールで要求しても失礼ではないのでしょうか？

No.1 ベストアンサー 回答者： morimaru47 回答日時： 2008/05/11 16:48

「是正処理」や「不適合品」という言葉が並んでいますが、ISO9001などの品質マネジメントシステムに関する運用を前提にしたご質問でしょうか。

それならば、貴社で対応マニュアルを整備しているはずですが・・・・

＞返却してくれましたら返品しますとの返答でした
やたらと「返」の字が多いのですが、仕入先は材料商社で、貴社が返却した不具合品を材料メーカーへ返品するという意味でしょうか。

＞仕入れ先に是正処理書を書いて欲しいのですが、どの様に要求すればいいのでしょうか？
先方で行った是正処理の内容について報告を求めるのですから、例えば、「是正報告書」のような名称の書面を送付し、そこに回答を記入して返送してもらうように依頼する態様が一般的です。その際には、回答期限を指定することも必要です。
この「是正報告書」は、発行欄と回答欄に分け、発行欄には貴社が先方に連絡した不具合内容を簡潔に記入し、回答を求める事項を提示します。これは、一般に「不具合の原因、暫定対策、恒久対策」が挙げられます。
そして、先方が回答欄に記入するわけですが、これに代えて、先方の書式による別紙の報告書を添付してもらう形でもかまいません。

＞メールで要求しても失礼ではないのでしょうか？
メールで要求すること自体は、特に失礼には当たりませんが、記録を残すという観点から紙媒体（書面）でのやり取りの方が妥当かと思います。もちろん、電子媒体での管理（改竄の防止、バックアップ等）が万全ならば、メールでのやり取りでも支障はありません。

この回答へのお礼

メール回答有難う御座います。すごく助かりました、感謝します。

お礼日時：2008/05/11 23:01