業務の整理の仕方・・・何か良い方法ないですか？

はじめまして。
くだらないことかもしれませんが、質問させて下さい。

私は現在、未経験ながら自社サイトの運営・管理を任されています。
プログラミングやコンテンツ更新などは行っておらず、仕事内容はおおざっぱに、管理画面からの情報入力、進行状況の管理や雑用です。
私の部署は現在、私ともう一人の男性の二人です。どちらも未経験です。
男性の方はハッキリ言って頼りになりません。
小さい会社なので直属の上司はおらず、私は事業部を仕切っています。
現在入社して4ヶ月・・・もう頭がパンクしそうです。。。

何がパンクしそうなのかといいますと、
弊社は現在4サイトあります。（仮にＡＢＣＤとします）
ＡＢＣＤそれぞれ運用や管理方法などが違います。
しかもＡＢＣＤ4サイト全て現在の進捗（進行状況）ややるべき事が違います。

例えば・・・------------------------------------------------
【Ａサイト】で現在すべきことは3つ
すべきこと(1)　1－2－3－4　まで完了して現在取引先の提案待ち
すべきこと(2)　1－2　まで完了していて私が作成する
すべきこと(3)　1－2－3まで進んでいてリリース待ち
------------------------------------------------
わかりにくい例ですみません。。
上記のように、Ａサイトに対して[すべきこと]がたくさんあり（実際は15以上）何が今どこまで進行しているのか、結局決定はどうなったのか、などわけがわからなくなります。
ちなみにこれが残りＢＣＤサイト分+ＳＥＯやＳＥＭ業務など、他にも把握せねばいけないことがたくさんあります。
しかも各サイト特性や進む方向が違うので進行方法・検討項目などは全てバラバラです。
私はこれらを管理して、上司に提案したり、声をかけたり、会議、次回の打ち合わせ内容を決める・・・などしなければなりません。直の上司はいないのでほとんど任されています。
現在はぎりぎり持ちこたえていますが、やはり「あっあれ忘れてた」「あの件って結局どうなったっけ？」となります。

現在は管理方法としてエクセルで
◆○○様から
◆内容
◆進行状況
◆対応策
◆結論
など「進捗項目」を表にして1つにして、そのつど追加したり、編集しています。　　
最初はサイト毎にエクセルを作っていたのですが、各サイト同時進行ながらに別の問題点などがでてくるのでごちゃごちゃになるので一つにしています。
何か検討項目などがある度に記入していましたが
でもそれも記入忘れが最近起こってきました。

私は前職はちゃんとした会社ではなく、
スケジューリング、業務整理などまったく必要ない会社でしたので
現在キチンした「会社」に就職して他の部署の管理方法に驚いています。
一つの件に対して、紙での入念な確認・保管する量に驚きました。
でもこれが本当の会社なんだと、感心しています。

なので業務の整理が本当に苦手です。いろいろ試行錯誤はしましたが・・・このままではいつか失敗しそうです。

長文でわかりづらくて本当にすみません。
どんなジャンルの方でもかまいません。
アドバイスいただけませんか？

No.1 ベストアンサー 回答者： gh123-2009 回答日時： 2009/08/21 08:25

処理の文体や形式をなるべく統一する。

処理の進度確認のため、色分けされた全体を見渡せる整理表を作り、そこからスタートして個々のサイト画面に行けるようなプログラムないしはリンクを貼る。

必ずしも情報は紙（印刷）をもってする必要があるのか疑問。手抜きと言えば聞こえが悪いが、必要な人が目的の画面に到達できるようにする。
社内機密に当たる部分は暗証番号がないと開けないようにする。
いずれにしても少しはプロの力も借りるといいのかな。

この回答へのお礼

やってみます！ありがとうございました！！

お礼日時：2009/09/06 23:41