営業が出した見積を整理する方法をアドバイス下さい。

Question

いつもお世話になります。
小さな会社で営業事務をやっています。
社長と、営業社員が２人ですが、昔ながらの商売方法で、見積なども正確に書類を作るのでなく、電話で、
「ホナこれぐらいの値段でどないでっか」と電卓をパチパチといった雰囲気です。

３人がそれぞれ好き勝手に見積を出して、横の連絡をちゃんとしていないし自分の出した見積を覚えていないしで、お客様に迷惑をかけたこともあり、せめて電話応対をする私が、誰がどの得意先にどういう見積を出したかぐらいは把握しておきたいと思いました。
以前は、見積を事務員に知らせてもくれなかったのを、とりあえず連絡だけ欲しいと散々お願いしてみました。
すると、付箋などにピラリと書いた見積が私の机に散乱している状態になり、最初の頃はまめにノートにつけたりしていたのですが、見積だけで終わる引き合いも多いし、同じ商品でもコロコロ変わるし、ほかの仕事も忙しいしで、結果私の机は、有効期限も分からぬクズ見積でびっしりになってしまいました。

営業事務の仕事は、この会社が初めてなので、普通、見積の整理などはどうしているのか、サッパリ見当がつきません。エクセルか何かに入力することも考えたのですが、私の机のパソコンは、一応ウィンドウズですが売上ソフトに特化していて、ほかのアプリケーションが立ちあがるのが遅いので、あまり役に立ちません。

みなさんは、どうやって見積を整理されていますか。大きな会社のやり方でも、商店とかのやり方でも結構です。
私以外は誰もパソコンを使えないので、見積書作成ソフトなどを入れるというのはあまり現実的ではありません。

どうぞよろしくアドバイス下さい。

yko_ · Accepted Answer

こんばんは。
moriheiさん以外はパソコンを使えないとの事で…、
パソコンで見積データ整理したとしたら、結果として
操作・内容の分かるのmoriheiさんに仕事が集中して
しまうので良策ではないと思います。(^.^;)
見積を探す事に時間を費やすなんて私は苦痛です～！

皆が気持ちよく仕事をする為に最初の見積の段階で
きっちりルール付けをするのは大切だと思います。

例えば見積に採番するのはいかがでしょう？
＊営業担当(アルファベットとか)＋作成日付＋
商品分類＋連番　等々…
その番号を聞いただけでいつ頃誰が対応したものか
どうか分かるようにです。

また、よく出る商品は価格表にしそれに基づいて
見積してもらう。有効期限明記。

注文時、特価見積分ならお客様に価格と見積番号を
明記して頂く。

そしてきちんと整理してファイリング。

以上の合わせ技で少しは分かりやすくなるかと思います。

最初は手間に思うかもしれませんが、このちょっとした
工夫で少しでも効率が上がれば幸いに思います。

業界・取扱商品の種類・客層…その辺りが分からないので
「既に実行してます！」とか「それが出来れば苦労しません」等お役に立てなかったらごめんなさい。

free-goo · Answer

ご参考に・・・・・・・・・・
無理にＰＣでする必要はないのでは・・・・
ＰＣは、売上ソフトが特化しているようですし、
ｍｏｒｉｈｅｉさんが、判ればいいのであれば、
見積書の下書きみたいなものを、ワープロ等で作
り、営業の方々に　今後は指定した用紙に記入し
て頂き、キングファイル等に、ＩＮＤＥＸをつけ
て、ファイルするだけでも、十分　顧客への対応
も出来ると思いますが・・・・・・・・・・・

hagewashi · Answer

わが社の例ですが・・・。
スキャナーで個人別のフォルダーに入れて管理しています。
XEROXのDOCUWORKSを使っていますが、結構手軽でいいと思いますよ。

（固有名詞を使っていいのかな？）

ご参考までに・・・・。

営業が出した見積を整理する方法をアドバイス下さい。

ご参考に・・・・・・・・・・

わが社の例ですが・・・。

こんばんは。

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