理事会長への盆暮の挨拶

私の友人が今度マンション理事会の理事長に推薦されました。

そこで普段の行動で誤解を受けず、不信を持たれないための工夫を考えているようです。

細かいようですが次の相談をされました。

(1)管理会社、出入り業者の盆暮の挨拶で粗品を受け取る行為
(2)修繕工事等で業者の工事着工の挨拶で粗品を受け取る行為

上記の粗品がタオル、カレンダー程度なら問題ないと思うのですが、
商品券、ビール券、食料品などの現物の場合はどう対応するのかということです。

理事長と言う役得で頂いて問題ないのか、次の理事会で理事全員で分配するのが良いのか。
また個人の玄関先で会うのは近所の誤解を招くから集会所で会うようにすべきなのか。
あるいは贈答品一切お断りとハッキリさせて対応するのが良いのか。

以上、誤解されないためにはどのように接するのが良いのかアドバイスをお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： merciusako 回答日時： 2013/06/24 11:09

管理組合の最大の目的は「マンションの共用部分の維持・管理」です。

それを実施する機関が理事会です。
理事長はその代表者ですから、そのマンションの代表者ということになります。

管理組合が、マンションの共用部分を維持・管理するためには、様々な作業が必要です。
エレベーターの点検整備、共用部分の清掃、貯水槽の清掃・水質検査、給水ポンプの点検整備、消防設備の点検整備、植栽の管理、日常的な管理人業務、蛍光管の交換、などなど。

当然、多くの業者さんにお願いすることになります。
管理会社もその一つです。

管理組合は営利目的の団体ではありません。
管理組合の役員も、管理組合の仕事である「マンションの維持・管理」を、代表して実施するに過ぎません。
理事長の立場としても同様です。

そこには関係業者との利害関係は一切ありません。

そもそも、役員は全員そのマンションの各戸の所有者です。
所有者ですから、「末永く現状を維持したい、あるいはもっと良くしたい」という想いがあるはずです。
たまたま役員という立場になって、他の役員の方々と共同して「マンションの維持・管理にあたる」ということです。
つまり、役員をやって利益を得るという発想はないのです。

管理組合としての業務ということになれば、必ず経費負担が発生します。
この資金は管理費や修繕積立金ですから、マンションの所有者全員のお金です。

それを使っての業務、ということになれば、その業務の必然性、経費の妥当性、適正業者の選定などの検討が不可欠です。
特定の業者の優遇などがあってはなりません。

従って、役員に求められるのは「公明正大」「透明性」だと思います。
理事長も同じです。

確かに、社会通念上は挨拶程度の粗品ならば受け取っても許されるのかも知れませんが、厳密に言えば、それを受ける理由がないのです。

たまたま、総会でその業者さんに決まったとか、理事会として検討の結果その業者さんに決めた、というものだからです。
理事長には、原則として業者選定の決裁権がないのですから。

というわけで、あらぬ疑いを持たれないようにするためには、「贈答品一切お断りとハッキリさせて対応する」というのがベストだと思います。

「役員の慰労」という意味であれば、管理規約を改定して、役員に対する金員の支給規定を設けることもできるわけですから。