請求書の確認は誰が担当でしょうか？

請求書の確認は誰の担当でしょうか？

購買の担当で、商品の発注や、納品書の検収処理などの仕事をしています。

毎月の仕事として請求書のチェックをしており、請求書が届いたら、自分の処 理した検収内容（商品が届いた日）を確認して、合っていれば、請求書を経理に渡し支払ってもらっています。

最近、その支払いで誤りがありました。初めに請求書をチェックして経理に渡したのですが、その後納品金額が間違っていることが分かり、正しい請求書を再発行してもらいました。

うろ覚えですが、おそらく内容を伝え、正しい請求書も経理に渡したのですが、間違っている請求書の分と正しい請求書の分と、両方支払われてしまいました。

問題になり、私が経理に正しい請求書を渡した時に、間違っている請求書を経理から回収しなかったのがいけないと言われました。

全面的に私が悪いような事を言われたので腑に落ちないでいます。

そこで思ったのですが、請求書の確認は経理がし、その後支払いをすれば、今回の様な間違いがなくなるのではないか？と思いました。（検収の内容は誰でも見ることが出来ます。）

請求書と検収内容が違っていれば、検収処理した私に確認してもらえばいいのではないかと思います。

請求書は経理で確認してもらうように提案しようと思っているんですか、私の考えは間違っているでしょうか？

ご意見よろしくお願いします。

No.3 回答者： uitinka 回答日時： 2014/01/25 12:13

請求書とは何か？なのです。

Ａ請求書に付随する全てを網羅し確信して請求書が作成されるのです。Ｂが検証検印。Ｃ責任者が検印。これが一般的な流れです。ここでは間違いが無いと云うのがたてまいです。

ＡＢＣが認めて経理へ渡し，ここで支払いますが，経理には一切責任はありません。経理は支払金額に間違いが生じたら確認するだけです。

請求書を経理で確認してもらう。この考え方は認められません。経理は(1)おさめととのえる。(2)会計に関する事務だからです。つまり支払（一覧表）金額と支払金額が一致しているか否かを確認するのです。

問題は小規模な会社で支払までが一連の流れであれば話は違います。ですから，会社の規模においても異なるのでここをしっかり把握して考えてください。

No.2 回答者： swn552 回答日時： 2014/01/24 23:54

たしかに、検収データと請求書の内容があっているかは、経理担当でも可能のようですから、あとはお勤めの会社でどう役割分担するかだと思います。

その意味では、あなたの言い分は間違ってはいないと思います。

ただ、基本的にはNo.１の方がおっしゃるように、請求内容について一番よくわかっている購買・発注の担当者が確認し、経理に支払い依頼をかける、その後、経理でもう一度確認と言うのが通常の流れだと思います。ダブルチェックという意味でも。

二重払いになってしまったことが、全面的にあなたの責任になってしまったようですが、私の感覚では基本的には経理の方に責任があるように思います。検収データと支払いデータが合致しているかを確認しながら支払うべきところ、先の間違ったほうの検収データは存在しなかったわけですから、経理の方のミスと言わざるを得ないと思います。

間違ったほうの請求書をあなたが回収すべきであったというのは、たしかにそこまでしていればよかったとは感じますが、そのこと自体が二重払いの原因だったとは言えないと思います。

No.1 回答者： sakura1231 回答日時： 2014/01/24 22:17

発注製品／商品がどの程度複雑・多種に及ぶか等々によりますが、

一般的な考え方としては、
やはり請求書が正当であるかどうかの確認は、一義的にはその製品／商品を発注した購買担当者がやるべきでしょうね。　いくら単純な作業だから経理でもできるといっても、その発注の内容については購買担当者が一番よくわかっている（べき）ですから。

勿論経理担当者もその請求書が正当であることの確認を、ダブルチェックでしなければいけません。
それだけお金の支払いというのは重要なことなのですから。しかし経理担当者のチェックはあくまでダブルチェックにおける念の為の確認であり、一義的には購買担当者が主たる確認義務を負うものでしょうね。

「発注だけして、後の処理は経理に丸投げ」というのは、あなた自身の職業人としての総合的なレベルアップのためにも決して喜ばしいことではないでしょう。

質問者様の意に反する回答となり心苦しい限りですが、私の長年の社会人としての感覚では、正直なところそのように感じました。