会議議事録の最初に、会議の”目的”を書きます。

次のような会議の場合において、下に書かれている内容をほぼ全て表した”目的”をあなたならどう書きますか?

実際に”目的”を書いてみてください。
よろしくお願いいたします。


・山田鉄工との打ち合わせ
・山田鉄工に安く介護用の椅子を作ってほしい
・安く作る案を当社・加藤産業が事前に提案しておいた
・案は椅子のパイプの材料使用量を減らす内容
・その提案を山田鉄工で検討した結果を聞かせていただく打ち合わせ
・山田鉄工としては、加藤産業の一方的な提案を聞くわけにはいかない
・実際にモノを作る側からみると、問題がたくさんある

A 回答 (3件)

会議というのはすでに目的があって開催するもので、社内向けにつくるならその社の立場で記し、両社の覚書がわりに作るならご質問のような両社の思惑は入れられない。



そういう無理のある前提があるとご理解いただいた上でなら、

目的:山田鉄工-加藤産業・介護用椅子コスト削減案および課題点抽出ミーティング。加藤産業は使用パイプ削減などでのコスト削減のために、山田鉄工は製作側の課題点の共有のために開催。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

参考にさせていただきます。

>そういう無理のある前提があるとご理解いただいた上でなら、

これに関しては、貴殿が自由に判断して、無理だと思えば割愛して、構わない。という意図での質問になります。

お礼日時:2014/07/13 04:17

順序が逆なのは理解なさってますか?


「目的」があって、「会議」をして、そこで出た内容が「目的」に合致していたかどうかになります。
内容から「目的」を作るわけではありません。

私の感覚では、例の会議は目的を達成できない典型例のように感じます。

本来は、「介護用の椅子を作成する契約をまとめるため」が目的にならないでしょうか。
その目的を達成するための課題として、
加藤産業側の予算と山田鉄工側の必要経費との折り合いがつかないという問題点があり、
加藤産業側からはパイプの材料削減という案を提示していたが、山田鉄工側からみると問題だらけの案であったというのが内容。

そして、本来ならば、ここから「問題がたくさんある」ではなくて、具体的にどんな問題があるかを提示し、その問題をクリアすることができるかどうか検討するか、材料削減以外の方法を検討するか、あるいは加藤産業の予算をどの程度増やせるか、という着地点の検討に入るべきです。
肝心の、その部分が何もありませんから、これでは会議だけが何度も持たれて、一向に話が進まない典型例になります。
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この回答へのお礼

>順序が逆なのは理解なさってますか?

あなたの回答は質問に対する回答になってませんよね。
それを自分で理解できていますか?



>「目的」があって、「会議」をして、そこで出た内容が「目的」に合致していたかどうかになります。
内容から「目的」を作るわけではありません。


別に内容から目的を作ってなどいませんが。


>私の感覚では、例の会議は目的を達成できない典型例のように感じます。

あなたの一方的な感覚は不要です。


>本来は、「介護用の椅子を作成する契約をまとめるため」が目的にならないでしょうか。

契約をまとめることが目的ではありませんが・・・

>肝心の、その部分が何もありませんから、これでは会議だけが何度も持たれて、一向に話が進まない典型例になります。

実際に、一度の会議で大きく進展していますが・・・・
あなたの回答は、質問者が求めている回答から大きく外れた、余計なおせっかいの典型的な回答になります。

お礼日時:2014/07/13 04:33

 前の同じ質問に回答したものです。



 ご質問者さんが求めているものは、「目的」ではなく「経緯」「背景」(その要約)ということではありませんか?

 「事前に提案」とか「相手方(山田鉄工)の都合・言い分」などは、本来の目的とは何ら関係ありません。
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この回答へのお礼

あなたの回答は質問に対する回答になっていませんよね。
そのため、わざわざ質問をやり直しました。

>ご質問者さんが求めているものは、「目的」ではなく「経緯」「背景」(その要約)ということではありませんか?

あくまでも、「目的」をあなたならどう書くかという質問です。

>「事前に提案」とか「相手方(山田鉄工)の都合・言い分」などは、本来の目的とは何ら関係ありません。

あなたがそう思うなら、その点は省いた「目的」を書けばよいし、文章力があるなら、相手に嫌な思いをさせない良い言い回しで、書けばよい。

お礼日時:2014/07/13 04:23

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自分が参加していない会議の議事録は、
本当に分かりにくいですよね。

わざと分かりにくくしているのではないか
と思ったりすることもあります。

議事録を分かりやすくするということですが、
会議で行なわれる以下の3つの項目に対して、
どういうことが行なわれたかを明確に書く
ことがポイントだと思います。

1.審議事項
 誰かの出した企画原案に対して、
 参加者で検討し可否を決定すること。

2.報告事項
 何らかの担当となっている人が進捗状況を
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ご参考になれば幸いです。

自分が参加していない会議の議事録は、
本当に分かりにくいですよね。

わざと分かりにくくしているのではないか
と思ったりすることもあります。

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S=主語、V=動詞、O=目的語、C=補語、M=修飾語(Mだけちょっと怪しいけど…)

S+V+Oの場合、S≠O  例:I play baseball. 「私」は「野球」ではないですね。
動詞の後にある野球が目的語です。
S+V+Cの場合、S=C  例:I am a teacher. 「私」は「先生」ですね。
動詞の後にある先生が補語です。

S+V+O1+O2の場合、O1≠O2  例:I give you my book.
「あなた」と「私の本」は別物です。
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例:The store open at ten. 前置詞at以下はM。
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例:I made a cake yestaday. yestadayは時間を表す副詞なのでM。


一応高校生にたまに英語を教えたりする機会のある塾講師なのですが、
記憶で書いているので、間違いやスペルミスがあったらごめんなさい。
だいたいこんな感じです。

S=主語、V=動詞、O=目的語、C=補語、M=修飾語(Mだけちょっと怪しいけど…)

S+V+Oの場合、S≠O  例:I play baseball. 「私」は「野球」ではないですね。
動詞の後にある野球が目的語です。
S+V+Cの場合、S=C  例:I am a teacher. 「私」は「先生」ですね。
動詞の後にある先生が補語です。

S+V+O1+O2の場合、O1≠O2  例:I give you my book.
「あなた」と「私の本」は別物です。
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S+V+O+Cの場合、O=C  例:You make me ha...続きを読む

Q会議→議事録→打ち合わせ 効率の良い方法ないでしょうか

質問させて下さい。

私は今の職場に入社して半年です。ここ何ヶ月かは会議の進行+書記を行っています。
会議の進行→まとめ→打ち合わせの流れが今非効率な気がして悩んでます。

会議議題は、自社の新しいサイトを作る会議で、盛り込みたいもの、コンテンツ、やりたいシステム、要望などを上司と相談します。
その要望をサイトをコーディングして下さってる受注先の担当者に渡します。上司が忙しく、週に3回は細切れに会議をしてまとめてます。

流れとしては
①会議を進行しつつメモを取る。
②議事録を作成する。(フォーマットありますが作成に時間かかります)③受注先に決定した内容、仕様をまとめたものを作成
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です。

これがめちゃくちゃ時間がかかり、他の業務に影響が出だしました。

最初の頃に「聞き間違い」「伝えもれ」などがよくあったので、それがトラウマになり、何度も見返したり、というロスもあります。

最近は④の受注先に渡す決定事項の資料は清書したノートそのままコピーして渡してます。それが申し訳ないです。

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流れとしては
①会議を進行しつつメモを取る。
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 遠慮してるとみんな「わかってるもの」として進みます。

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Q議事録の作成(テープ起こしの方法)と、会議のベストな記録(録音)方法は?

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現在、職場で総務担当しております。
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よろしくお願いします。

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私も仕事上、非常に重要な会議の議事録を多々とったことがあります。
その時にはやはりICレコーダー(6時間くらいはいるもの)で会議全体を
録音していました(まさに30人弱くらいでの会議もあったので)。

で、疑問ですが、その議事録は「一字一句発言された通りに書かなくては
ならない」のでしょうか?だとすれば、録音されたものを起こしていくしか
ないかと思います・・・残念ですが。

でも、もし一字一句が同じじゃなくても「内容」が明確にわかればよいので
あれば、会議中にPCを持ち込んでその場で打っていくことをおすすめ
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記録しきれなかったところ、意味がわからなかったところだけを
あとからMDを聞いて「確認する」という使い方をするのです。

いかがでしょうか?一字一句を完璧に必要としている会議でなければ
「誰が何を発言した」「何が問題定義された」「何が解決法となった」
「何が決まった」「誰が責任者になった」などシンプルにポイントさえ
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最初は瞬時に要点をまとめるのは大変かと思いますが、
がんばって下さいね!でもそうした方が毎回MDから起こすよりも
圧倒的に効率が良いかと思います。では!

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