文書の例

以下の内容の返事をメールにてしたいのですが
例文を教えて下さい。
本来、私が受領するものではなく私の上司のアドレスが使用できなくて
仮に私に送られてきたものです。

1,発注元の幹部からデータ入力のファイルを受領。
2,入力してから添付ファイルを発注元の幹部へ返し確認をしてもら。

失礼のない言葉で返信しなくてはならなく困ってます。
よろしくお願いいたします。

No.2 回答者： norosuke 回答日時： 2017/06/19 20:28

件名：「○○○○○」入力データ確認のお願い

○○○株式会社　
○○ ○○様

日頃は、大変お世話になり、ありがとうございます。
株式会社山田商事､営業部の○○ ○○と申します。
突然のメール､失礼いたします。

さて、先日送付頂いた「○○○○○」のデータファイル
ですが、受信を確認し、早速作業に取りかかりました。

つきましては、データ入力が完了致しましたので
ご確認頂けますでしょうか？

万が一不備があった際は全力で是正致しますので、
その際はお申し付けくださるようお願い致します。

お忙しい中､お手数をおかけいたしますが､
なにとぞよろしくお願い申し上げます。
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株式会社　山田商事　営業部
○○ ○○(カタカナ名)
〒564-9999
大阪府○○市△△町11-9　2F
TEL：[phone](直通) 066-9999-9999 (代表)
FAX：[phone]

No.1 回答者： yhr2 回答日時： 2017/06/19 20:14

簡潔でよいでしょう。

社内ですし、幹部は時間が「金也」ですから。「思い出す手間」や「気づかい」も省いてあげることが重要です。
そのために、「誰宛か」「何の資料か」（間違い防止）、「依頼したいこと」「期限」などの必要事項を明記することが重要です。
「失礼のない言葉」よりも「間違いのない内容」「確実な情報伝達」の方が大事です。

＞1,発注元の幹部からデータ入力のファイルを受領。

△△（あなたの上司の名前）宛の「〇〇」に関するデータを受領しました。
△△に伝え、内容を確認いたします。

→間違いなく受領したことと、宛先と内容が違っていないことを、幹部も再確認できるようにする。

＞2,入力してから添付ファイルを発注元の幹部へ返し確認をしてもらう。

●月●日付で送付いただいた「〇〇」に関するデータに、△△（あなたの上司の名前）と相談の上、必要な内容を追記したものを添付ファイルに示しますので、内容をご確認ください。
（必要なら、記載内容の概要、どういう趣旨・根拠で記載したかを補足説明する）
修正を要する場合には、〇月〇日までにご連絡いただけると幸いです。

→送ったファイルが何であるか（忙しい幹部は忘れているかもしれない）、内容を的確に伝え、幹部に何をしてほしいかを明記する。