年金事務所から総合調査という書類が気ました

Question

家族と数名の従業員で中小零細会社を営んでおり、経理をやっているのですが先日管轄の年金事務所より総合調査をおこないので来てほしいと書類が送られてきました。この調査ですが、具体的にどんなことが聞かれるのでしょうか？また、その中で用意していただく書類というのがあるんですが、労働者名簿、雇用契約書と就業規則と給与規定というものが存在しません、この書類は調査日にもっていかないとやはり問題あるでしょうか、ない場合調査日までに労務士さんや税理士さんに作成をしてもらえるんでしょうか。また調査日に社労士さんに同行してもらっても問題ないんでしょうか？

kurikuri_maroon · Accepted Answer

あえて何回かに分けてポイントをお伝えしたところですが、まとめの回答となります。
年金事務所の総合調査は、あくまでも社会保険や年金に関する不備などを指導することが主な目的なものですから、他の回答にもあるように、必要以上にびくびくすることは不要です。
そもそも、社会保険の適用事業所を一定のルールによって事業所番号で抽出し、数１０社を１日～数日で調査するというものですから、罰を与えたりすることなどを目的としたものでもなく、ごく短時間の調査です。
わざわざ社会保険労務士の同席などを依頼するほどのことでもありません。
（社会保険労務士が総合調査を受けることを代理・代行する、というのは不適切です。事業主や担当者など、会社の実情をきちんと説明できる人が調査に出向いて下さい！）

なお、調査日の変更ですが、不適切な隠蔽や細工が懸念されることもあって、基本的には、特段の事情がないかぎりは認められません。念のため。
無い書類をあわてて作成しようとしたり、隠蔽や細工などを企てたりするぐらいならば、調査の際に、正直に実態をお話し下さい。それでとがめられたりすることはありませんので。

出勤簿（タイムカード）にしても、同じ考え方です。
手書きでの記入は、不正などが介在する懸念もありますから、あえて作成せず、正直に「身内関係は作っていません」と申し出たほうが良いと思います。
（というよりも、身内の場合は、どこからどこまでが仕事なのか・家庭での日常行動なのか‥‥という区分けがどうしても曖昧になってしまいます。ですから、あわててどうこうしようとするよりも、指導を仰いだほうが不安も解消されると思います。）。

労務管理に関しては、基本的には労働局の管轄です。
労働局も、年金局が管轄する年金事務所（法令による業務委託により、民間の日本年金機構による事務所）と同じく、厚生労働省の機関です。
労働基準監督署やハローワークは、労働局が受け持っています。

社会保険・年金も労務管理も、専門的には社会保険労務士の業務の範疇です。
したがって、相談などは社会保険労務士に依頼して下さい。
弁護士は社会保険・年金に関する知識が乏しいので、正直申しあげて、おすすめできるものではありません。

以上です。
いずれにしても、必要以上に不安になってびくびくしたりドタバタしたりする必要はありません。
少なくとも、書類などが全く存在しない状態ではないのですから、落ち着いて調査に臨んで下さい。

kurikuri_maroon · Answer

源泉徴収簿は確かに年末調整の際に用いるものですが、そもそも、毎月毎月の給与・賃金の支払額や法定控除額（健康保険料及び介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料、源泉徴収税［所得税・住民税］）を記録してゆくものですから、賃金台帳を兼ねることができます。
事実、http://goo.gl/pCjWxv の画像にもあるように、市販のものも含めて、多数出回っています。
というよりも、基本的には、賃金台帳と源泉徴収簿をあえて別々に作成するようなことはせず、１つで両者を兼ねるようにします。共通する項目が多いためです。
毎月毎月の賃金台帳を作成してゆけば、自然と直近までの源泉徴収の状況も完成するようになっています。
税理士におまかせする云々‥‥といよりも、月々の賃金台帳の記載を怠らない、ということもコツです。わざわざ高いお金を払って税理士さんにお願いするまでの内容でもありません。

源泉徴収税領収書とは、源泉徴収票（年末調整修了後に社員に渡すもの）とは全く違います。
月々の所得税を社員全員から天引きして、まとめて税務署に納付（実際には銀行の窓口で）しているはずですが、納付が済めば、領収書が手渡されるでしょう？ それを言います。
http://goo.gl/WXU1pY の画像を参照して下さい。
源泉徴収簿とあわせて、法定保存年限は７年です。１年単位で、月々綴り込んでおくべきものです。
また、住民税も同様に天引きしているはずで、各市区町村ごとに徴収額に係る通知書や領収証があるはずですから、同様に取り扱って下さい。

年末調整が終わると、源泉徴収票（複写式になっているはずです）の片割れが給与支払報告書になります。
これは、各市区町村ごとに分けて提出しているはずだと思いますが、同時に、給与支払報告書の総括票というものを添えて提出しているはずで、その会社控もあるはずです。
これもやはり、１年単位で市区町村別に分けて綴り込んでおくべきものです。

以上のように、こういった「給与・賃金を支払ったという一切の証憑」を調査し、それに見合った社会保険料となっているかどうかをチェックする、というのが、今回の調査の最大の目的となっています。

ひとつひとつの書類・帳票等の作成そのものは、はっきり申しあげて、決して大変なものではありません。
溜め込んでしまうから大変に感じるだけの話であって、月々コツコツと丁寧に作成していれば、何でもありません。
ルーチンワークですし、慣れてしまえばどうということはないのです。

言い替えれば、ここまでバタバタとあわててしまうということは、大変申し訳ない言い方になってしまいますが、日々の運営が「ずさん」だと言わざるを得ません。
小規模・零細な家族経営の会社、ということは理由になりませんよ。個人事業主などではなく、まがりなりにも「法人」（株式会社又は有限会社など）となっているはずですからね。
会社の経営というのは、どんな小さなことであっても、法で決められたこと（法定の帳簿などの作成にしてもそうですね）をコツコツやり続けることでもあるのです。

以上です。
言うべきことはもうひととおり申しあげた、と、私は思っています。
そのため、大変恐縮ですが、これ以上の回答は控えたいと思います（バタバタしても始まりませんから）。
十分にはお役に立てないこと、あしからずお許し下さい。

kurikuri_maroon · Answer

雇用契約書（添付画像は一例）については、少々複雑です。
これは、就業規則（給与支給規定を含める）で定める内容と密接に絡んでくるためです。
絶対的記載事項といって法令上必ず記載しなければならない事項と、相対的記載事項といって就業規則の定めに応じて随意に記載する必要のある事項とがあります。
また、採用時において別途に作成すべき労働条件通知書（http://goo.gl/zhqUG3［PDF］）とも絡みます（雇用契約書と合体させて１つの様式にすることもできます。）。
さらに、正社員用とパートタイマー用とで分ける必要が生じるケースがほとんどです。
その上、労働契約法（労働基準法とは別物）とも絡み、特にここで「有期雇用社員が５年以上継続就業をしているときの、申し出による無期雇用化」（http://muki.mhlw.go.jp/）が法改正によって義務づけられましたから、そちらに対する知識・対応も必要となってきます。

したがって、こちらについては無理に作成せず、当日の総合調査の際に正直に「未作成である」などの旨を伝えて、指導を仰いだほうがよろしいかと思います。
そのあとで、社会保険労務士さんにお願いして、就業規則とともに整備を進めたほうがベストです。
あるいは、各地にある厚生労働省 労働局（http://goo.gl/xofkE）に直接出向くと懇切・丁寧な指導をしていただけますから、そちらを利用なさってもかまいません。

kurikuri_maroon · Answer

労働者名簿は、ごくごく簡単な内容を記載するだけのものです。
ご自身で十分に作成可能なものですから、この際、今後のためにも作成なさってみて下さい。
わざわざ社会保険労務士さんを頼る必要などもなく、さっと作成できてしまう内容です（添付画像を参照して下さい。）。

＜労働者名簿に係る記載内容の定め＞［労働基準法第１０７条］
第百七条　使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
○２　前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

＜労働者名簿に係る厚生労働省令で定める事項＞［労働基準法施行規則第５３条］
第五十三条　法第百七条第一項の労働者名簿（様式第十九号）に記入しなければならない事項は、同条同項に規定するもののほか、次に掲げるものとする。
一　性別
二　住所
三　従事する業務の種類
四　雇入の年月日
五　退職の年月日及びその事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）
六　死亡の年月日及びその原因
○２　常時三十人未満の労働者を使用する事業においては、前項第三号に掲げる事項を記入することを要しない。

上記の必須記載事項が網羅されている限り、様式（Ａ４判）は、横書きでも縦書きでもどちらでも可で、任意に作成できます。
したがって、ＰＣソフト（エクセル、ワード、一太郎など）を用いて作成したもので十分です。
また、社会保険に係る番号（基礎年金番号や雇用保険番号）を付け加えていただくことをお勧めします。

ben0514 · Answer

求められているもののなかで、法的に義務とされているものがなければ、改善指導や改善命令を受けることとなるかもしれません。
ただ、年金事務所は労基署ではないので、労基署に通報されての対応かもしれません。

専門家への相談であれば、社労士か弁護士となります。税理士への相談はいけません。税理士がそのような業務を請け負えば、社労士法違反となる社労士の独占業務とされている範囲でしょう。弁護士は法律事務などの範囲で扱えると思いますが、扱う弁護士は少なく、提携社労士などに投げるだけかもしれません。

社労士さんに同行を頼むぐらいであれば、今の質問のようなことを社労士に相談し、リスクであれば、改善した状態でどうこうしてもらえばよいのではないですかね。

年金事務所の調査は、社会保険の加入是正と算定月額報酬に誤りがないかどうかの確認でしょう。パートなどと言う職種のみで社会保険に加入させない会社もありますし、扶養の判断を誤って扶養にしていることもあります。標準報酬月額の届出に間違いがないかどうも確認されるぐらいでしょう。
社労士に依頼すれば、社労士だけでの対応も許されるのかもしれません。

私は年金事務所の調査も労基署の調査も税務調査も受けたことがありますが、年金事務所の調査はさほど怖いとは思いませんね。
ただ、社会保険制度は結構難しい制度だと思います。私自身、税理士や社労士の事務所で勤務経験があり、事務手続きには自信がありますが、誤った事務運用し指摘されることもたまにありますからね。
相談できる社労士がいるのであれば、相談しましょう。調査日も都合が悪いと言えば、べ津辺への調整も可能なはずです。強制捜査ではないのですからね。少し先延ばししたうえで、ごまかす書類を作ったりする場合もありますし、間違いは間違いでそのまま説明し、既にこの機会に見直す準備ができていると説明してしまうとか、是正済であることを説明できるようにしてしまうというのもありでしょう。

kurikuri_maroon · Answer

小規模の会社なので、就業規則（常時１０名以上の労働者を使用する使用者は必須）及び給与支給規定（就業規則の一部となる）はなくても可です（労働基準法第８９条）。

しかし、法定３帳簿といって、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿はないとまずいです（労働基準法第１０７条～第１０９条、労働基準法施行規則第５３条。http://goo.gl/uh649y を参照のこと。）。
労働者を１人でも雇っているときには、必須です。
適宜、内容を更新しなければいけませんし、１人につき、３年間の保存義務があります。

一定以上の賃金が支払われ、かつ、通常で週３０時間以上勤務している労働者は、社会保険に強制加入です。
法定３帳簿を元に強制加入に漏れがないか否かを見る（要は、社会保険加入逃れをチェックする）ことが総合調査で、拒否すると処罰対象となります。
３年～５年の周期で定期的に呼び出しが入ります。

実際の調査では、事前に指定された書類等の整備状況がチェックされます。
所得税や住民税の源泉徴収税関係の領収書なども見ます。
調査日までにこれらの書類等の整備を済ませて、当日、必ず持参して下さい。
（会計士さんや社会保険労務士さんなどに作成・整備をまかせてもかまいませんが、しかし、調査時の聴取は事業主や担当者に対して直接行なわれますので、会社自身がきちんと答えられることが肝要です。）

なお、仮に整備が完了していない場合であっても、そこは正直に申し出て下さい。
というのは、調査そのものは、罰を与えることは目的とはしていないからです。
と言うよりも、もし未整備であれば、懇切・丁寧に指導することを目的としています。
また、会社の経営事情などもきちんと受け止めてくれますので、必要以上に心配することはありません。
ちなみに、長くても３０分～４５分程度で終わります。

その他、社会保険労務士さんの同席はかまいませんが、実態としては、そこまでの必要はありません。
それよりも、先ほども書いたように、事業主や担当者が法的な定めごとをよく理解しておく、ということが肝要です。
つまり、社会保険労務士さんなどのお世話になるのでしたらば、当日よりも事前準備でこそかかわってもらうようにして下さい。

スリープ · Answer

＞具体的にどんなことが聞かれるのでしょうか？

ちゃんと、払ってますか？と

＞労働者名簿、雇用契約書と就業規則と給与規定というものが存在しません

じゃあ、作ってください

＞この書類は調査日にもっていかないとやはり問題あるでしょうか、

後日に、もう一度行くことになります、それでも良ければOK

＞ない場合調査日までに労務士さんや税理士さんに作成をしてもらえるんでしょうか。

金さえ出せば、何でもしてくれますよ(^_^;

＞また調査日に社労士さんに同行してもらっても問題ないんでしょうか？

金さえ出せば、何でもしてくれますよ(^_^;

年金事務所から総合調査という書類が気ました

あえて何回かに分けてポイントをお伝えしたところですが、まとめの回答となります。

雇用契約書（添付画像は一例）については、少々複雑です。

労働者名簿は、ごくごく簡単な内容を記載するだけのものです。

求められているもののなかで、法的に義務とされているものがなければ、改善指導や改善命令を受けることとなるかもしれません。

小規模の会社なので、就業規則（常時１０名以上の労働者を使用する使用者は必須）及び給与支給規定（就業規則の一部となる）はなくても可です（労働基準法第８９条）。

＞具体的にどんなことが聞かれるのでしょうか？

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